Виды документов. 
Документирование организационной деятельности

Работники любой сферы, независимо от отрасли деятельности предприятия, в той или иной степени сталкиваются со следующими видами документации:

• 1. Организационная документация
• 2. Распорядительная документация
• 3. Информационно-справочная документация
• 4. Плановая документация
• 5. Отчетная документация
• 6. Кадровая документация
• 7. Бухгалтерская документация

Организационно-распорядительная документация Значительное место в документационном обеспечении управления занимает организационно-распорядительная документация. К ней относятся:

• 1. Устав — правовой факт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функций, задачи, порядок работы, права и обязанности в сфере, соответствующей направлениям её деятельности; регулирует взаимодействия с другими организациями, физическими лицами.
• 2. Положение — нормативный акт, определяющий статус организации (структурного подразделения, коллегиального органа), порядок создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации. Может регламентироваться деятельность отдельных должностных лиц.
• 3. Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.
• 4. Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
• 5. Инструкция, правила — правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан. Издается в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, а также по порядку заполнения и ведения форм документов. В управлении используются типовые и индивидуальные инструкции.
• 6. Решение — распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т. д.
• 7. Приказ — правовой акт, издаваемый единоличным исполнительным органом организации (Ген. Директором, директором и т. п.) в целях реализации управления организацией.
• 8. Распоряжение — распорядительный документ, который служит для организации оперативной деятельности, может издаваться в развитие правовых актов или приказов.
• 9. Протокол — организационно-распорядительный и информационно-справочный документ (относится к обеим группам), фиксирует решение вопросов коллегиальных органов управления, ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях и комиссиями.
• 10. Акт — составляется группой лиц (комиссией), подтверждает установленные факты или события (при ревизиях, обследованиях, инвентаризации и т. п.)
• 11. Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное и др.
• 12. Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.
• 13. Служебная записка — документ — средство внутренней коммуникации организации.
• 14. Справка — документы, содержащие информацию по какому-либо определённому вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных факторов и событий.
• 15. Отчёт — документ, содержащий сведения о подготовке или проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему должностному лицу (организации) [6, c. 78−80].

Вышеперечисленные документы являются служебными, которые определяются ГОСТ Р 51 141−98 как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации. Необходимо добавить, что официальные документы должны содержать необходимый ряд реквизитов, оформленных надлежащим образом [1].