Делопроизводство: основные понятия и термины Классификация документов

Делопроизводство — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Делопроизводство определяется стандартом как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т. е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Слово «дело — производство» появилось несколько веков назад и означало «дело производить» (делать дело), т. е. решать вопрос. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение, уже в 16 веке употребляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

По определению специалистов — документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукои видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.).

«Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям или полученный от них.

Внутренний документ — документ, созданный фирмой и предназначенный для внутрифирменного использования.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документ является средством укрепления законности и контроля.

Создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.

Организация делопроизводства условно делится на две части:

организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов;

организация работы с документами: получение — передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется Термин «документационное обеспечение управления». Появления этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением.

Более широкий термин, применяется в данное время, — информационно-документационное обеспечение управления, включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.

Основными направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается «приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию».

Стандартизация — это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентные органом.

Росархиву предоставлено право согласовать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Руководствуясь требованиями ГОСТ Р 6.30−2003, составить докладную записку о необходимости командирования сотрудника отдела (подразделения). При оформлении документа дополнить самостоятельно недостающими реквизитами.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью ПК, машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

ООО «Алсу» Директору Россия, 627 433, Нижневартовск ООО «Лион».

мкр. стр. 10 Калугину А.С.

тел. (34 618)27189.

ОКПО 39 445 273 654.

ОКУД 200 200.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

«_15_» 02 2010 г. № 1−3/115.

О командировании Федорову Н.В.

В связи с необходимостью уточнения объемов выполненных работ по договору № 10−23 прошу командировать инженера Федорову Н. В. в ООО «Николон» с «1» 03 2010 г. по «25» 03 2010 г.

Начальник оргкомитета подпись С. К. Вербецкая Исп. Еременко Вера Викторовна.

931 0017.

Отправлен факс 29.02.2010 № 103 «ИнфСИСТ».

В дело № 1−7 Вх. № 75.

Требования ГОСТ Р 6.30−2003 к оформлению реквизитов «Гриф утверждения документа» и «Отметка об исполнении документа в организации».

Существует единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

государственное предприятие или коммерческое;

каким видом занимается предприятие;

как ведется делопроизводство;

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

юридическую силу документов;

качественное и своевременное составление и исполнение документов;

организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ можно утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ.

Генеральный директор ЗАО «Верба».

Подпись А. В. Гаврилов.

02.02.10.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Протокол Совета Директоров от 21.01.10 № 9.

или УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ЗАО «Экос».

от 03.02.10.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; слова «В дело»; номер дела, в котором будет хранится документ; подпись и дату, например:

В дело 1−5. Отправлен факс от 01.04.10 № 1297.

Подпись 06.04.10.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.