Основные правила организации документооборота

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Виды документооборота

В зависимости от характера хозяйственных операций организаций, для которых производится перемещение и учет первичных документов, выделяют следующие виды документооборота.

• 1. Управленческий. Включает этапы сбора, достоверных и наглядных управленческих отчетов, на основе которых осуществляется принятие стратегических решений, анализа и обобщения информации для составления оперативных и контроль над их своевременным исполнением;
• 2. Финансовый. Охватывает все операции на производстве и позволяет организации управлять документацией (договорами, корреспонденцией, плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами и т. д.), которые участвуют в бизнес-процессах;
• 3. Кадровый. Подразумевает сбор и регистрацию информации, которая связанна с учетом кадров организации: изменении должности и увольнении сотрудников, переводе, о приеме, штатных расписаниях, прогулах и дисциплинарных взысканиях, графиках отпусков, должностных инструкциях и т. д.
• 4. Технический. Информационные потоки координируются для подготовки и поддержки жизненного цикла проектной документации (создания, оформления, согласования, утверждения, внесения поправок и архивирования);
• 5. Архивный. Обеспечивает в процессе делопроизводства своевременную передачу документов на архивное хранение и их учет согласно номенклатуре дел. Она пересматривается ежегодно.

В зависимости от технических способов организации документооборота выделяют следующие виды.

• 1. Традиционный документооборот — с использованием документов на физических (материальных) носителях.
• 2. Электронный документооборот — один из способов организации работы с документами, когда они формируются без использования бумажных носителей. Согласно Инструкции по делопроизводству, утвержденной Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49, система электронного документооборота представляет собой информационную систему, обеспечивающую сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. Пункт 1.3 Приказа ФНС России от 09.11.2010 № ММВ- 7−6/535@ определяет электронный документооборот как последовательность транзакций по обмену документами между его участниками, обеспечивающую некоторый регламентированный процесс по обмену документами.

На сегодняшний день электронный документооборот применяется:

• 1) в бухгалтерском учете при формировании первичных документов: п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в электронном виде с электронной подписью;
• 2) в налоговых правоотношениях, где его использование является обязательным в ряде случаев. Так, к примеру, согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налогоплательщики (плательщики страховых взносов), среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек, а также вновь созданные (в том числе при реорганизации) организации, численность работников которых превышает указанный предел, представляют декларации (расчеты) в налоговый орган по установленным форматам в электронной форме;
• 3) между участниками контрактной системы в сфере закупок. Организация электронного документооборота осуществляется по правилам, установленным ст. 5 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
• 4) в судопроизводстве как в судах общей юрисдикции, так и в арбитражных судах. К примеру, Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27.12.2016 № 251 утвержден Порядок подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Им установлено, что исковое заявление, заявление, жалоба, представление и иные документы могут быть поданы в суд на бумажном носителе или в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (п. 1.2).