Нормативно-законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· 1-ый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129 ФЗ (в ред. от 03.11.2006 г. № 183 ФЗ) [3].

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, т. е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ. Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» просматривает порядок обложения НДФЛ. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли [1].

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку [2].

Постановление Правительства РФ об особенностях направления работников в служебные командировки от 13.10.2008 г. № 749.

· 2-ой уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности.

Расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в ПБУ № 10/99 «Расходы организации» от 6 мая 1999 г. № 33н. Из Положения следует, что, если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то к ним применимы общие правила признания затрат расходами. При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности [5].

Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/08 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 6.10.08.

· 3-ий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в Письме ЦБРФ о «Порядке ведении кассовых операций» от 4 октября 1993 г. № 18 (в ред. письма ЦБРФ от 26.02.96 г. № 247). В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 рублей [9].

· 4-ий уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику.

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

• 1. Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации.
• 2. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
  • · приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
  • · расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет (Приложение 5);
  • · командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке (Приложение 6);
  • · авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т. д.).
• 3. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.