Формирование системы учёта и документооборота на складе

Формирование системы учёта

Складская система учета должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ведению учета ТМЦ в компании, т. е. корпоративному порядку ведения учета и документообороту. Для выполнения заданий по работе с ТМЦ склад, с одной стороны, получает информацию от других подразделений компании и в некоторых случаях от поставщиков и получателей, а также от перевозчиков, а с другой стороны управление складскими операциями невозможно без постоянного получения информации о движении ТМЦ внутри склада.

При формировании складской системы учета необходимо принимать во внимание следующие факторы:

• — установленные стандартные формы документов для ведения различных операций;
• — существующий порядок документооборота и учета ТМЦ в компании;
• — возможности корпоративной информационной системы;
• — перечень объектов, с которыми необходимо осуществлять обмен информацией;
• — степень детализации учета осуществляемых операций;
• — возможности используемого оборудования (ТСД, принтера для распечатки этикеток со штрих-кодом и др.) и программного продукта;
• — существующую систему управления складскими операциями;
• — знание технологического процесса на складе.

Складская система учета движения товара должна обеспечивать оперативное управление и контроль движения товаров. Только наличие полной информации о том, что происходит на складе в режиме реального времени, позволит осуществлять планирование складских операций, осуществлять управление деятельностью сотрудников склада и принимать своевременные решения.

Степень детализации определяется потребностью в более полном получении информации о происходящих процессах. Например, можно установить порядок контроля товаров только при поступлении, размещении на хранение и отгрузке, а можно установить порядок сканирования товара еще и при размещении в зоне сортировки и при перемещении из зоны сортировки в зону отгрузки. Можно ввести и другие места или моменты контроля. Все зависит от поставленных перед складом задач и способов их достижения. На некоторых складах будет достаточно отслеживать только вход и выход товара со склада. При разработке системы учета необходимо точно знать, какие результаты должны быть, и определить, что может помочь в их достижении.

При описании бизнес-процессов обязательно указывается, когда, кто и каким образом должен формировать и отправлять необходимую информацию. Так как информация передается не только внутри склада, но и для внешних пользователей, и, соответственно, идет ее получение, то этот процесс необходимо регламентировать и установить порядок обмена информацией с внутренними и внешними контрагентами:

• — время передачи данных, ее регулярность (сразу после приема/отгрузки товаров, ежедневно в установленное время, раз в неделю и т. п.);
• — какая информация должна передаваться при приеме/отгрузке товаров или о наличии товаров на складе (артикул, наименование, количество, вес, объем и т. п.);
• — в каком формате необходимо передавать информацию (в произвольной форме, согласно установленных форм документов или др.);
• — каким образом передавать ту или иную информацию, документы (по факсу, по электронной почте, курьером);
• — кто имеет право передавать информацию (необходимо указание ответственных лиц с обеих сторон).

Порядок обмена информацией и документами внутри склада и между складом и внешними пользователями должен быть прописан в действующей складской технологии, соответствовать возможностям используемой складской программы и регламентирован соответствующей инструкцией (положением) в рамках компании.

Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые складской программой. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. Наличие всех данных в БД об ожидаемом поступлении товара, о находящихся на складе товарах и об ожидаемой отгрузке позволяет формировать необходимые отчеты. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

• — отчет о наличии товаров (качественных, бракованных);
• — отчет о наполнении склада товаров и наличии свободных мест (по объему,

ячейкам, весу);

• — отчет о принятых/отгруженных товарах за сутки;
• — отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);
• — отчет по количеству товаров по отдельным наименованиям;
• — отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);
• — отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю и т. п.);
• — отчет по результатам инвентаризации;
• — отчет по выполненным работам сотрудниками склада;
• — отчет по учету рабочего времени сотрудников склада;
• — отчет по расходованию материалов.

Для определения результатов деятельности склада на основе имеющихся данных возможно осуществление анализа по следующим показателям:

• — по стоимости оказанных услуг за определенные периоды;
• — объемам обработки товаров за определенные периоды;
• — по степени заполняемости объема склада за определенные периоды;
• — по количеству принятых и отгруженных ТС за определенный период;
• — экономической эффективности
• — работы склада за определенные периоды [1, c. 105−108].