Управление консалтинговой организацией

Оперативный и финансовый контроль структурирования консалтинговых организаций

Оперативное управление и контроль осуществляются с помощью двух основных инструментов управления:

оперативного рабочего плана.

оперативной денежной сметы.

Оперативный рабочий план должен отражать стратегические решения консультирующей организации и показывать, как будет реализована эта стратегия в будущем году. Поэтому рабочий план определяет:

объем консультирования и других услуг, которые должны быть проданы и поставлены клиентам;

изменения, вносимые в портфель услуг (снятие устаревшей услуги, внедрение новой продукции, начало работы в новой отрасли, новые операции за рубежом);

набор новых сотрудников и требуемое им обучение;

объем и ориентацию деятельности по продвижению и маркетингу;

резерв новых заданий, который надо сохранить;

другие меры, необходимые для реализации рабочей программы и подготовки на будущее (исследование и разработки, организационные изменения, капиталовложения и т. д.);

пути эффективного использования консультантов в периоды, когда они не работают на клиентов.

Экстраполяция полезный метод подготовки оперативного рабочего плана. Анализ тенденций в деловом мире, а также сильных и слабых сторон консультирующей фирмы в данный момент помогает определить дальнейший рост и другие цели, которые не являются ни простой экстраполяцией, ни нереальными мечтами.

Основной инструмент контроля финансовой стороны деятельности консультирующих фирм — оперативная смета. При ее подготовке фирма должна включить в нее все расходы, которые предполагает понести за бюджетный период, и установить планируемый доход на уровне, необходимом для покрытия расходов и обеспечения адекватной прибыли. Консультирующая фирма должна помнить о разнице между постоянными и переменными затратами, и прежде чем решить, увеличивать ли и как ту или иную строку расхода, более подробно ее анализировать.

Расходы, предъявляемые клиенту на оплату (расходы, подлежащие объявлению), часто не рассматриваются консультантами как часть дохода, даже если они и проходят через их счета. Поэтому они указываются отдельно в оперативном бюджете (оперативной смете).

Валовая прибыль — это добавка к гонорару, выработанному за бюджетный период. Она обеспечивает: участие владельцев, партнеров или других сотрудников в прибылях или премиях консультирующей фирмы; установление резервов надежности; увеличение оборотных фондов; финансирование инвестиций; выплату подоходного налога.

Целью контроля рабочей и финансовой деятельности — не получить статистические данные ради них самих, а систематически собирать и анализировать ключевую информацию, которая может выявить негативные тенденции (говорящие о необходимости действий для изменения создавшейся ситуации) или позитивные тенденции (возможно, их придется усилить, чтобы не пропустить имеющиеся в них возможности).

Консультанты особенно интенсивно применяют сравнения при работе с клиентами, и поэтому должны без колебаний использовать их и при оценке собственной деятельности.

Управляющий аппарат консультирующей фирмы заинтересован в знании и ежемесячном и годовом анализе всех ключевых факторов управления. Как правило, оперативные и финансовые коэффициенты деятельности рассматривают на регулярных совещаниях. Если решено предпринять корректирующие действия, следует точно определить цель, а также лиц, которые будут за эти действия отвечать.

Консультирующая организация нуждается в бухгалтерском учете и ведении счетов, чтобы контролировать финансовую сторону работы и выдавать информацию, требуемую законом. Конечной целью является получить систему отчетности, полностью адаптированную к природе операций по консультированию, которую можно было бы использовать как инструмент управления.

Консультирующие фирмы, объединившиеся в корпорации (компании с ограниченной ответственностью), должны составлять финансовые отчеты, включающие; балансовый отчет; отчет о прибылях и убытках; отчет об источниках и использовании средств; отчет о накопленной (нераспределенной) прибыли на конец периода; заключение ревизора и замечания по финансовому отчету.

Даже если этого не требует закон, любое консультирующее подразделение, включая консультантов-одиночек, должно готовить финансовые отчеты по крайней мере раз в год для самооценки и контроля финансового здоровья фирмы. Это может быть довольно легким делом, и в то же время весьма полезным и поучительным занятием.