Формы первичных учетных документов

Основные требования к первичным документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).

По назначению первичные бухгалтерские документы делятся на:

• · организационно-распорядительные;
• · исполнительные (оправдательные);
• · документы бухгалтерского оформления;
• · комбинированные.

Организационно-распорядительные документы содержат распоряжения, задания, приказы руководителя организации или других уполномоченных для этого лиц о совершении определенных операций. К ним относятся: приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств с расчетного счета в банке, платежные поручения на перечисление денежных средств с банковских счетов организации, доверенности на получение товарно-материальных ценностей и др. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

Организационно-распорядительные документы не подтверждают факта осуществления хозяйственной операции, и поэтому основанием для учётных записей не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы удостоверяют (подтверждают) факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся накладные на выдачу материальных ценностей, лимитно-заборные карты (ведомости) на получение материальных ценностей, наряды на сдельную работу и т. д. Эти документы являются источником информации для текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Исполнительные (оправдательные) документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т. д.

Документы бухгалтерского оформления составляются с целью подготовки, обеспечения, сокращения и упорядочения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных) и распорядительных документов.

Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером. Среди них — различные отчеты, справки. Информация, содержащаяся в них, также заносится в учетные регистры.

К документам бухгалтерского оформления относятся:

• · документы по учету ОС и НМА;
• · документы по учету сырья и материалов;
• · документы по учету кассовых операции;
• · документы по учету банковских операции;
• · документы по учету НДС;
• · документы по расчетам с подотчетными лицами;
• · документы по учету рабочего времени и начислению зарплаты.

Комбинированные документы содержат одновременно признаки распорядительных, исполнительных документов и бухгалтерского оформления. Например, расходный кассовый ордер содержит распоряжение о выдаче денег, подтверждает получение денег (исполнение операции) и включает корреспондирующие счета (дебетуемый и кредитуемый).

В зависимости от характера регистрируемых операций формы первичных документов делятся на:

• · типовые;
• · специализированные.

Типовыми называются формы документов, предназначенные для регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве предприятий одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

• · назначению;
• · порядку формирования;
• · способу использования;
• · статусу в системе информационного обеспечения;
• · месту составления;
• · количеству учетных операций;
• · оформлению однородных операций;
• · способу заполнения.