Инструкция по делопроизводству

Основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности. Демин Ю. М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. — СПб.: Питер, 2004.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «…кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Документирование» определяются: вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию; виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности; общие правила документирования; правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения; порядок изготовления и размножения документов; правила оформления и заверения копий и приложений; порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов; порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать: порядок приема, обработки и распределения входящих документов; порядок передачи документов внутри организации; порядок подготовки и обработки исходящих документов; порядок учета количества документов.

Раздел «Регистрация документов» включает: общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; характеристику форм регистрации; описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает: принципы построения информационно-справочной работы в организации; характеристику справочных массивов; порядок систематизации и классификации справочной информации; информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает: перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю; порядок постановки на контроль; технологию контроля; типовые сроки исполнения; обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит: общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях; порядок составления номенклатуры дел организации; правила формирования в дела отдельных категорий документов; порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел «Подготовка документов к последующему хранению и использованию» включает: организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов; правила оформления дел для передачи на хранение; требования к описанию документов постоянного и временного хранения; порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно — иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены: схемы документопотоков; оттески печатей и штампов; образцы бланков; образцы заполнения форм документов; перечни контролируемых документов; формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкций осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанное руководителем службы ДОУ инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.