К рубежу XX—XI вв. в России активно применяются автоматизированные программы обработки бухгалтерской информации. Наиболее эффективные пакеты прикладных программ (ППП) существенно помогают учетно-управленческим структурам в вопросах ведения бухгалтерского учета (от первичных документов до составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности), анализе финансово-хозяйственной деятельности организации, учете кадров, делопроизводстве и т. д.
В наиболее дешевых программах обычно не предусматривается аналитических функций, следовательно, проверяющему необходимо ряд важных аналитических показателей рассчитывать вручную.
Переход на автоматизированную обработку данных оказывает влияние на учетно-аналитические и контрольные процедуры. К таким влияниям следует отнести:
- · организационные изменения;
- · изменения в наглядности информации;
- · возможность появления ошибок.
Так, при переходе на автоматизированную обработку учетно-экономической информации потребуются следующие организационные изменения: модернизация организационной структуры бухгалтерии с перераспределением обязанностей, выбор и приобретение компьютеров, ППП, переквалификация персонала, подбор квалифицированных специалистов (программистов, операторов).
Изменения в наглядности учетной информации в связи с применением ППП могут порой усложнять работу поверяющего, поскольку:
- · информация может вноситься в систему ППП через терминалы и базироваться не только на первичных документах;
- · не все хозяйственные операции находят визуальное подтверждение у бухгалтера, так как некоторые из них могут определяться в автоматическом ре-жиме (например, расчет амортизации основных средств);
- · затруднено отслеживание всех хозяйственных операций, так как определен-ные расчеты и первичные документы могут иметься только в машинном представлении.
Примерами появления возможных ошибок при переходе на автоматизированную обработку информации могут быть: пропуск ошибок и неточностей, вероятность системных ошибок, несанкционированное изменение информации, потеря данных.
При работе с компьютером всегда существует вероятность сбоя, для этого рекомендуется архивировать данные. Для защиты от санкционированного доступа следует использовать индивидуальные пароли: рабочие — для нескольких пользователей и привилегированный — для квалифицированного пользователя.
Хотя выше изложены группы факторов, по которым на практике у пользователей могут появляться и накапливаться ошибки, в целом все же системы, компьютеризированной обработки данных потенциально дают и несравненно большую возможность качественного контроля учетно-аналитической информации.
контроль ревизия инвентаризационный сверка.
