Синтетичский учет и аналитический расчетов с подотчетными лицами

Для учета денежных средств, выданных подотчет своим работникам (состоящим в списочном составе) на административно-хозяйственные и операционные расходы и служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы отражается бухгалтерскими проводками:

Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т сч.50 «Касса» — при выдаче наличных денежных средств из кассы организации.

Д-т сч. «Расчеты с подотчетными лицами» и К-т субсчета 55/7 «Банковские карты» — при получении наличных денежных средств подотчетным лицом с карт-счета.

Израсходованные подотчетные суммы согласно авансовым отчетам списываются со счета 71 следующими проводками:

К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», ж/о 7 (03).

Д-т сч. «Материалы» (07, 12−1, 15, 41) — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением, В-2;

Д-т сч. 08 «Капитальные вложения» — на расходы, связанные с выполнением строительно-монтажных работ, перегоном транспортных средств и другими работами, требующими капитальных вложений, В-3;

Д-т сч. 20 «Основное производство» (25, 26) — на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживанием производства и др., В-3;

Д-т сч. 28 «Брак в производстве» — на суммы затрат, связанных с исправлением внешнего брака у покупателя, В-3;

Д-т сч. 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» — на суммы расходов, связанных с выполнением работ, относящихся к непромышленной деятельности предприятия, В-3;

Д-т сч. 97 «Расходы будущих периодов» — на суммы затрат, связанных с выполнением работ, относящихся к расходам будущих периодов, В-5;

Д-т сч. 44 «Коммерческие расходы» — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договорным обязательствам, не возмещаются покупателями), по организации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероприятиях, связанных со сбытовой деятельностью, В-5;(см. Приложение 2).

Д-т сч. 50 «Касса» — при сдаче выручки за реализованные товары (продукцию) на рынке, выручки столовых, буфетов, В-4;

Д-т сч. 51 «Расчетный счет» (57) — на сданную выручку подотчетным лицом за реализованные товары (продукцию) на рынке, В-4;

Д-т сч. 50″ Касса" (81) — на стоимость приобретенных марок, талонов, абонементов, билетов и т. п. через подотчетных лиц, В-4;

Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в пределах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту командировки работника предприятия, В-8;

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при отнесении на виновных лиц своевременно не возвращенных подотчетных сумм, В-5;

Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки» — на расходы по командировкам, связанным с выполнением работ по ликвидации последствий стихийных бедствий и иных чрезвычайных происшествий, вызванных экстремальными обстоятельствами; списание на убытки подотчетных сумм при невозможности цх взыскания; оплата подотчетными лицами судебных издержек и сборов, В-4;

Д-т сч. 90 «Использование прибыли» (91,92) — при списании сумм на командировочные расходы, произведенные сверх установленных норм В-4;

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подлежащие удержанию по исполнительному листу, В-5;

Д-т сч. 86 «Целевые финансирование и поступления» — при оплате расходов из подотчетных сумм, связанных с целевыми мероприятиями, В-4.

Учет наличия и движения подотчетных сумм обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов.

В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.

На предприятии также ведется специальный журнал регистрации прибывших и выбывших в командировку лицом, назначенным приказом руководителя предприятия.