Системы управления базами данных — это программно-аппаратный пакет, который осуществляет поддержку БД в актуальном состоянии и обеспечение централизованного доступа пользователей к ней. Или, СУБД — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. MS Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод, обработку данных, поиск и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access.
СУБД MS Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. — relations). Создание реляционной базы данных с помощью СУБД начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей и задается их описание. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.
При создании БД важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.
Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т. е. заполнением таблиц конкретными данными.
