Анализ коммуникационного процесса в гостинице ИП «Версаль»

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющем предметом общения, то есть сообщение. Что бы лучше понять коммуникационный процесс, рассмотрим его на примере гостиницы ИП «Версаль».

Возглавляет гостиницу директор, в подчинении у которого более 25 человек. Каждый месяц (в конце месяца) старшие менеджеры в письменном виде докладывают о проделанной работе руководителю организации. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих старших менеджеров, так и тех менеджеров, которые наводятся у них в подчинении.

Предварительно просьбы и пожелания младших менеджеров обсуждаются с их начальниками — ведущими (старшими) менеджерами. Таким образом, в гостинице организованы восходящие вертикальные коммуникации. Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер гостиницы для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации. Горизонтальные коммуникации в ИП «Версаль» в основном протекают неформальным образов, непосредственно через общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация проходит через руководителя гостиницы.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных собраниях всего трудового коллектива ИП «Версаль», где обсуждаются успехи, достижения, неудачи и перспективы, как гостиницы, так и сотрудников.

Неформальные коммуникации распространяются на празднованиях дней рождений, встречи «Нового года», «Восьмого марта» коллективных поздравлениях с новорожденным ребенком. Ежегодно в организации отмечается «День рождения ИП «Версаль» — дата регистрации. На данные мероприятия принято собираться всем коллективом. Такой системой коммуникаций руководитель оградил себя от излишних сплетней и пересудов, организовал эффективную передачу формальной (деловой) информации между отделами, сократил, на сколько это возможно, утечку информации. В тоже время обеспечил вниманием своих подчиненных и предоставил всевозможные пути для «обратной связи». Также подчиненные с помощью такой организации коммуникаций могут видеть в своих начальниках не только приказывающих руководителей, но и просто людей; это достигается на коллективных праздниках. Этот коммуникационный процесс не очень эффективен. Потому что эффективность коммуникаций определяется как мера достижения поставленных целей, проявление каждого типа эффектов разумно оценивать с точки зрения их функциональности. Большинство исследований коммуникации, проводимых социологами, направлены на изучение результатов коммуникации и имеют конечной целью повышение ее эффективности. При этом используется своего рода «элементный подход», при котором воздействуют на один или большее число элементов коммуникационного процесса для получения большего эффекта.

Для успешного осуществления эффективной коммуникации необходимо осознать, какие базовые элементы лежат в ее основе. Рассматривая продвижение информации от отправителя к получателю, не следует забывать о помехах — тех случайных целенаправленных конкурирующих сообщениях, которые могут заметно повлиять на ваше обращение. Чтобы обращение было эффективным, кодирование, осуществляемое отправителем, должно быть адекватно расшифровано получателем. Так, наиболее удачные обращения — это те знаки, которые хорошо знакомы получателю. Чем больше опыт отправителя совпадает с опытом получателя, тем эффективнее будет обращение.

Факторы, влияющие на эффективность коммуникации.

• 1. Чем большей монополией обладает источник коммуникации, тем выше вероятность положительного отклика получателя.
• 2. Коммуникации являются более эффективными тогда, когда обращение соответствует мнениям, убеждениям и предпочтениям получателя.
• 3. Легче осуществлять воздействие, если человек увлечен или интересуется темой.

Коммуникации будут более успешными, если источник считается профессиональным, обладает высоким статусом, если известны его цели и ориентация, и особенно в том случае, если источник влиятельный и легко идентифицируется.

При любой коммуникации необходимо учитывать социальный контекст, который всегда влияет на восприятие.

Необходимо обеспечить:

• — объективность (беспристрастность) обратной связи;
• — целенаправленность обратной связи;
• — своевременность обратной связи.

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с той степенью эффективности, которая в силах людей.

Возможно, наиболее очевидно компонентном коммуникаций в организации являются отношениями между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что деятельность реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обслуживанием проблем эффективности работ; достижения признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблемой; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведении об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективности деятельности группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетов отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих имениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационального характера.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для достижения проблем, усовершенствования или надвигающихся перемен, как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворённости сотрудников своей работой.