Причины дефицита времени

Существует большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель может повлиять или хотя бы снизить потери времени. Рассмотрим эти группы факторов.

1. причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией; отсутствие четкого распределения работ по степени их важности; выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными; слабая мотивация труда. Руководитель должен выявить эти факторы и попытаться устранить их соответствующим образом.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• · Бесплановость работы. Является образом жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни организации. Бесплановость работы ведет к постоянным перерывам для различного рода уточнений, разъяснений, необходимых для развития дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются те, кто обращаются за информацией и те, к кому обращаются за информацией.
• · Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая определенную информацию, каждый человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию в большей или меньшей степени. Далеко не все современные руководители решают эту задачу путём введения на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации — «каждый объясняет, как может».
• · Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это выражается в том, что руководитель сначала выполняет задачи, которые на самом деле не имеют большой значимости. При этом на них тратится значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.
• · Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи сам, в том случае, когда он не уверен, что его сотрудники смогут выполнить поставленные задачи также качественно, как и он сам. Тем самым проявляется сомнение руководителя в должной квалификации сотрудников организации.
• · Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, а в дальнейшем будет вести к дефициту времени. Конечно, в большей степени это касается подчиненных, а не руководителя организации Егоршин А. П. Управление персоналом. Н. Новгород.:2005. — 243с.
• 2. причины, которые не зависят от руководителя

Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• · Работа с корреспонденцией. Исследования показывают, что 20 — 30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая в день до 100 документов, из которых всего лишь 30 по настоящему нужны.
• · Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, подборка мебели, появляется необходимость лично проверять различные параметры деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежеланием их брать на себя ответственность.
• · «Воры времени». «Воры времени» — это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения, и они не могут быть поручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Например, телефонные звонки; проблемы с компьютерным оборудованием; неумение слушать других людей; нерешительность в деловых вопросах; отвлекающие факторы на рабочем месте и т. д. Егоршин А. П. Управление персоналом. Н. Новгород.:2005. — 243с.
• 3. причины, непосредственно связанные с личностью руководителя.

Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость.

Что бы снизить влияние факторов этой группы руководителю необходимо измениться самому, иначе эти факторы не позволят эффективно использовать рабочее время. Для того, что бы изменить окружающую действительность в необходимую сторону для начала нужно измениться самому. Поэтому если руководитель хочет изменить отношение к работе своих сотрудников начать ему придется с себя. Хотя это достаточно сложная задача. Особенно для взрослого, самостоятельного, зрелого человека.

Рассмотрим подробнее эти факторы.

• · Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Действует он по тому пути, который первым пришёл на ум, не рассматривая другие возможно более рациональные способы решения данной задачи.
• · Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг. Человек не успевает в рабочее время выполнить все свои дела и решить все проблемы. Поэтому он вынужден решать их дома, тратя своё свободное от работы время. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать, а как следствие у него снижается работоспособность, что приводит к еще большим недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и изменить его бывает очень сложно.
• · Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело решить, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаковой срочности и одинаковой длительностью их решения, а из-за этого происходит большая трата времени Егоршин А. П. Управление персоналом. Н. Новгород.:2005. — 243с.