Оформление счета — фактуры

Налогоплательщики заполняют реквизиты счета-фактуры двумя основными способами:

• · если счет-фактура выполнен на компьютере — вручную дополняют отсутствующие реквизиты;
• · если счет-фактура выполнен на типографском бланке — вручную или на пишущей машине.

МНС России в Письме от 13 мая 2004 г. N 03−1-08/1191/15@ разъяснило, что изменения внешней формы счета-фактуры, в том числе заполнение комбинированно (компьютерным и ручным способом), не должны нарушать утвержденные в типовой форме счета-фактуры число показателей, их содержание и последовательность расположения. Счета— фактуры, заполненные комбинированным способом и составленные с соблюдением указанных требований, могут быть признаны соответствующими требованиям налогового законодательства.

Налоговые органы считают, что не допускается применение факсимильных копий счетов-фактур и также их электронных копий (полученных по электронной почте или оформленных в электронном виде).

Налогоплательщик также не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Исходя из п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете) исправления в первичные учетные документы могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Согласно п. п. 4.2 и 4.3 Положения о документообороте ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• · зачеркивается неправильный текст (суммы) и надписывается над зачеркнутым исправленный текст (суммы);
• · зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• · исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписями лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Положения п. 2 ст.169 НК РФ не исключают право налогоплательщика на применение налоговых вычетов и возмещение НДС после устранения нарушений, допущенных поставщиками при выставлении счетов-фактур.

Переоформление счетов-фактур заключается в аннулировании «неправильного» и оформлении нового «правильного» счета-фактуры.

Следует учитывать, что при неправильном оформлении поставщиками счетов-фактур налогоплательщик в силу п. п. 1 и 2 ст. 169, п. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 173 и п. 4 ст. 176 НК РФ может предъявить к вычету указанный в таких счетах-фактурах НДС (при соблюдении иных условий реализации права на налоговые вычеты) только после получения от поставщика исправленных счетов-фактур.

ФНС России в Письме от 20 мая 2005 г. N 03−1-03/838/8 «О порядке заполнения счетов-фактур» напоминает, что требования, предусмотренные п. 6 ст. 169 НК РФ, считаются выполненными, если счет-фактура подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иным лицом, уполномоченным на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

В Письме отмечено, что «такие реквизиты счета-фактуры, как «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», являются формализованными показателями.

Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации" .

Финансовые органы считают, что счета-фактуры, в которых отсутствуют расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера организации или индивидуального предпринимателя, к вычету приниматься не должны (Письмо Минфина России от 5 апреля 2004 г. N 04−03−1/54 «О требованиях к заполнению реквизитов счетов-фактур»).

Законом о бухгалтерском учете установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в РФ. В соответствии со ст. 9 данного Закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и которые могут приниматься к учету, только если они содержат обязательные реквизиты, в том числе и личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления (пп. «Ј» и «ж» п. 2 ст. 9).

Законодательство о бухгалтерском учете, равно как и законодательство о налогах и сборах, не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи руководителя при оформлении первичных документов и счетов-фактур. На это обратил внимание ФАС Северо-Западного округа в Постановлениях от 24 января 2005 г. по делу N А13−6464/04−19, от 27 сентября 2004 г. по делу N А05−2381/04−13.

Аналогичный отчет для налогового учета может формироваться из меню «Отчеты» — «Анализ счета (налоговый учет)».