Администрирование системы коммуникаций и информационного обеспечения образовательной организацией

Коммуникация — это обмен информацией между людьми. В систему коммуникаций ОО входят внешние и внутренние коммуникации. Внешние коммуникации включают в себя обмены информацией между ОО и ее внешней средой. Внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами образовательной организации. Внутренние коммуникации подразделяются на следующие виды:

• а) вертикальные — передача информации с высших уровней руководства на низшие;
• б) горизонтальные — связывают равноправные элементы

организации;

в) неформальные — основаны на личных, неслужебных отношениях.

Процесс коммуникации в ОО возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель. Основными этапами процесса коммуникации являются:

• 1. Формулирование идеи и отбор информации.
• 2. Кодирование информации и формирование сообщения.
• 3. Выбор канала связи и передача сообщения.
• 4. Декодирование сообщения и восприятие информации.
• 5. Интерпретация сообщения и формирование ответа на него.
• 6. Передача ответа отправителю.

Главной задачей процесса коммуникации в ОО является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализации управленческих решений информацией. Информационное обеспечение менеджмента в ОО заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации. Различают также два вида состояния информации: статическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой информации в базах данных. Динамическое — это движение информации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков. В деятельности ОО передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором, поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутренней системы информации.

Управленческая внутриорганизационная информационная система (ВИС) в ОО представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из технических средств обработки информации; внутренних и внешних каналов связи; информации, зафиксированной на соответствующих носителях.

Цели ВИС:

• 1. Автоматизация административно-управленческого труда.
• 2. Повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений.
• 3. Создание системы доступа, хранения, обновления и обработки информации.
• 4. Непрерывное развитие и совершенствование технологии обработки информации.

Функции ВИС:

• 1. Определение потребности каждого менеджера в необходимой ему информации.
• 2. Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.
• 3. Определение потребности в технических средствах и уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию.
• 4. Координация всех работ по информационному обслуживанию.
• 5. Автоматизированная обработка и выдача документов и текстовой информации.

Следует также отметить, что управление ОО, с точки зрения технологии, представляет собой процесс получения, обработки, сохранения, передачи и использования информации. Поэтому качество жизнедеятельности ОО зависит от её способности эффективно использовать информацию. Прежде чем принять управленческое решение, осуществить какое-либо управленческое действие, необходимо собрать, структурировать, переработать и проанализировать необходимую для этого информацию, как правило, зафиксированную в документах. При использовании традиционной технологии обработка возрастающих объемов документов становится все более трудоемкой. В то же время в условиях глобализации рыночных отношений и обостряющейся конкуренции на рынке знаниевых активов ХХ1 века ценность оперативной и достоверной информации для принятия оптимальных управленческих решений руководством ОО постоянно возрастает. Повышение и усложнение требований к эффективности деятельности ОО, рост количества различного рода документов, процессы, связанные с обработкой, поиском и хранением документной информации, а также управлением документооборотом в целом — всё это повышает риск окончательного выхода объекта управления из-под контроля. Отсюда следует необходимость принятия мер по повышению эффективности менеджмента ОО за счет использования современных технических средств (ТС) и информационных технологий (ИТ).

Поэтому применение методов административного менеджмента требует знание и особенностей использования современной техники, офисных и ИТ в управленческих процессах в ОО.