Анализ предметной области и постановка задачи

Анализ работы малого предприятия

Не секрет, что неавтоматизированный труд сейчас рассматривается как пережиток прошлого и люди хотят облегчить свою жизнь за счет применения техники. Это наблюдается повсюду и на всех уровнях жизни. То ли это касается одного человека, то ли больших производственных предприятий. Автоматизация управленческого труда значительно повысит его эффективность, представляя менеджеру нужную информацию в нужное время. Что позволит вовремя принять правильное решение.

Полноценная автоматизация поддержки принятия решений и учета товаров невозможна без создания информационной системы, представляющей собой совокупность информационных процессов, автоматизирующих потребности в информации по принятию решений на разных уровнях управленческой иерархии.

Вся деятельность предприятий базируется на Законах Украины «О предпринимательской деятельности в Украине» [6], «О налогообложении», «О законе на добавленную стоимость» и т. д. Вот почему и разрабатываемая система должна учитывать особенности национального законодательства. Сфера деятельности малого предприятия — мебельный бизнес: изготовление и продажа мебели различного назначения.

Работа предприятия заключается в следующем. Коммерческий директор управляет и осуществляет контроль над всеми операциями связанными с деятельностью предприятия. В этом ему помогает менеджер по продаже, отдел бухгалтерии (бухгалтер, кассир), кладовщик, секретарь.

Малое предприятие, в лице коммерческого директора, заключает договора на поставку товаров, необходимых для производства мебели, с фирмами-поставщиками. В договорах оговариваются сроки поставки, а также вид, цена и количество товара. Указываются реквизиты предприятия (наименование, идентификационный код, счет в банке, МФО банка, наименование банка). Договор заключается в двух экземплярах. Один остается у поставщика, а второй на предприятии. Секретарь на основании договора формируют информацию по поставщикам, так же содержится папка договоров. На основании договора поставщику, для получения фактического количества товара, предоставляется заказ на товар. На основании договора и заказа поставщиком выписывается счет-фактура для оплаты за товар. Происходит движение денег с расчетного счета на расчетный счет фирмы-поставщика.

Перечисления осуществляет банк, на основе платежного поручения, оформляя необходимые документы. В платежном поручении ставится отметка банка (наименование, число, МФО). После предоплаты и оформления сопроводительных документов товар поставляется предприятию.

Прием товара на склад осуществляется кладовщиком, на основе сопроводительных документов: товарной накладной, счета-фактуры, установочных ярлыков, описи; сопроводительных документов удостоверяющих качество. Составляется приходная накладная или Акт о приемке кладовщиком. Заполняется карточка — формуляр о товаре, в которой указаны следующие атрибуты: наименование товара, код товара, производитель, сорт (категория), единица измерения. Имеется разлинеянная область подсчета товара: дата, количество, которая отражает реально полученное количество товара на склад, а в журнале регистрации прихода товара указывается реальное количество товара находящееся на складе. Атрибуты: № прих. накладной, дата, номер товарной накладной, от кого (имя организации). Кладовщик является материально ответственным лицом.

Затем приходной ордер, счет-фактура передаются в бугалтерию для оприходывания товара в стоимостной категории. Так же прилагается выписка «Информация о платеже», подтверждение о проплате поставщику.

Оприходование товара ведется в журнале реестра товара, в котором осуществляется учет движения и количество товаров, находящихся на складе предприятия. Заполняется формуляр номенклатура-ценник. Также бухгалтерией ведется журнал учета движения денег по предприятию. Его сущность заключается в учете финансовых опреаций, а именно перечисление (движение) денег.

Реализацией готовой мебели занимается менеджер по продаже, который сотрудничает со старыми клиентами и ищет новых, подготавливает документы для отгрузки товара, формирует информацию по заказчикам, ведет журнал регистрации заказов, где фиксируется поданная заявка-заказ.

Основанием для подготовки товара к продаже, является заявка-заказ. При поступлении заявки, предприятие предоставляет заказчику данные о возможном количестве товара (мебели), который подлежит реализации (обычно осуществляется по телефону). Основанием служит журнал учета товара. Если заказчика устраивают предлагаемые условия: цена, качество, сроки оплаты, то оформляются документы для продажи.

Фирма-заказчик перечисляет деньги со своего расчетного счета на расчетный счет предприятия. Основанием служит платежное поручение. Перечисление осуществляет банк. Заказчику выдается уведомление об оплате.

Оплата товара может осуществляться через кассу предприятия, «наличными», если сумма товара не превышает 3000 грн. Бухгалтерией выписывается приходный кассовый ордер, форма № КО1. На основании накладной на товар (ТТН), счета-фактуры, кладовщик отпускает товар. При этом составляется расходная накладная, которая фиксируется в журнале отгрузки товарной продукции.

После произведенных финансовых операций заказчик получает товарную продукцию и сопроводительные документы к нему. На основании расходной накладной и копии счета-фактуры, бухгалтерия производит списание товара. При этом ведутся записи по движению товара — в журнале реестра товара. В конце рабочей недели составляется отчет бухгалтерией и складом о приходованном и отгруженном товаре. Если есть разногласия, то изучаются документы и ищутся причины несоответствия.

В настоящее время большая доля активности мебельной фирмы: учет поставленных материалов и фурнитуры, готовой мебели на складах, учет остатков товаров, учет поставщиков и покупателей, выписка сопровождающих необходимых документов происходит с помощью простой системы обработки или вручную.

Коммерческий директор работает с электоронными таблицами Microsoft Excel, помечая для себя заметки о дальнейшей деятельности предприятия на основе составленной документации. Все эти операции разрознены.

В настоящее время наблюдается расширение рынка. Поэтому возникла необходимость автоматизации этих работ и создания автоматизированной системы поддержки принятия решений и учета товаров для оперативного принятия решения.

Предполагается, что автоматизация позволит:

— сократить временные и трудовые затраты:

при закупке материалов и фурнитуры;

при продаже готовой мебели;

при выписке документов;

поднять производительность труда;

принимать правильные решения за счет получения оперативных данных;

достичь высокого уровня обслуживания.

Основное направление разрабатываемой системы — эффективное управление процессом принятия решений для управления торговыми операциями, для достижения хороших экономических показателей предприятия в целом:

операции с товарной продукцией: прием/отгрузка со склада, учет;

финансовые операции: оформление счет-фактуры, оформление платежного поручения для оплаты через банк, принятия денег в кассу, регистрация движения перечислений, составление отчетной ведомости о движении товарной продукции, оформление документации оприходования и отгрузки товара;

операции с заказниками: принятие и регистрация заказов, выписка платежного требования, обсуждение с заказчиком о предмете поставки, выписка документов на отгрузку;

операции с поставщиками: заключить договор на поставку товара, оплата по платежному поручению за товар (перечисление денег на счет поставщика), оформление документацию на отгрузку товара.