Аудит расчетов с подотчетными лицами

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После указанных процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

При проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо проверить:

• — установлены ли приказом руководителя организации лица, которые имеют право получать денежные средства под отчет, а также размер выдаваемых средств и сроки. Неизрасходованные деньги должны быть возвращены в кассу не позднее трех дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения работника из командировки;
• — своевременно ли произведен отчет лица, получившего деньги под отчет, согласно авансовому отчету установленной формы. К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расход денежных средств:
• — подтверждены ли расходы по командировкам соответствующим образом.

Кроме того, необходимо проверить правильность отнесения расходов, произведенных подотчетными лицами, на соответствующие счета и не допускается ли покрытие дебиторской задолженности кредиторской задолженностью по этому счету.

Задание к разделу 3 «Аудит расчетов с подотчетными лицами».

Работник организации Николаев А. А. направлен в служебную командировку сроком с 05.05.2012 г. По 07.02.2012 г. Командировка работника связана с приобретением и доставкой производственного оборудования, предназначенного для использования в качестве объекта основных средств.

На командировочные расходы из кассы работнику выдано под отчет 30 000 р. В соответствии с коллективным договором суточные при командировках выплачиваются в размере 700 р. в сутки.

В организации приобретением билетов для сотрудников, выезжающих в командировки, занимается курьер — Петров М. И.

На полученные Петровым под отчет деньги в сумме 20 000 р. приобретены за наличный расчет авиабилеты на сумму 18 000 р.

После сдачи билетов в бухгалтерию они выданы Николаеву.

После возвращения из командировки Николаев сдал в бухгалтерию авансовый отчет и документы к нему:

• 1. Авиабилеты — 18 000 р.
• 2. Счет-фактуру гостиницы за проживание — 3540 р., в т. ч. НДС — 540 р.
• 3. Счет-фактуру на приобретенное оборудование — 23 600 р., в т. ч. НДС — 3600 р.

В бухгалтерии сделаны следующие проводки:

Д 71 К 50 — 30 000 р.

Д 26 К 71 — 43 100 р.

Д 19 К 71 — 4140 р.

Требуется: оформить операцию в учете и дать оценку возможности принятия расходов к налоговому учету.

Исправление бухгалтерских записей, написание правильных проводок:

Дополнительные пояснения:

На сч. 50.3 — отражаем приобретенные курьером (Петровым) авиабилеты.

Сч.71.1 — работник организации, направленный в командировку — Николаев.

Сч.71.2 — курьер — Петров, приобретающий билеты.

Д 71.1 К 50 — 30 000 р. — из кассы выдано под отчет Николаеву.

Д 08 К 71.1 — 2100 р. (700*3) — суточные.

Д 71.2 К 50 — 20 000 р. — выдано из кассы под отчет Петрову для приобретения авиабилетов.

Д 50.3 К 71.2 — 18 000 р. — курьером — Петровым приобретены авиабилеты.

Д 50 К 71.2 — 2000 р. — возврат в кассу Петровым неизрасходованной подотчетной суммы.

Д 71.1 К 50.3 — 18 000 р. — билеты выданы Николаеву.

По возвращении из командировки представлен АО и документы к нему.

Д 08 К 71.1 — 18 000 р. — авиабилеты.

Д 08 К 71.1 — 3000 р. — проживание в гостинице.

Д 19 К 71.1 — 540 р. — НДС за гостиницу.

Д 08 К 71.1 — 20 000 р. — приобретенное оборудование.

Д 19 К 71.1 — 3600 р. — НДС за приобретенное оборудование.

Д 50 К 71.1 — 760 р. — возврат неизрасходованной суммы Николаевым.

Вывод: При проверке расчетов с подотчетными лицами были выявлены следующие нарушения:

Расходы по командировке были отнесены на общехозяйственные и учтены на сч.26. Необходимо использовать счет 08, так как командировка Николаева связана с приобретением производственного оборудования, предназначенного для использования в качестве объекта основных средств. В связи с этим, неверно определена себестоимость объекта основных средств, были завышены расходы, увеличилась себестоимость производимой организацией продукции, произошло занижение налогооблагаемой базы, т.к. была занижена прибыль.

Петров должен быть сотрудником организации, т.к. в Положении о порядке ведении кассовых операций от 12 октября 2011 г. N 373-П указано, что наличные деньги, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя выдаются работнику организации (подотчетному лицу). Если Петров не является работником организации, то ему выдавать деньги из кассы под отчет нельзя, иначе действия будут неправомерны.