Коммуникации в организации

Понятие коммуникации и коммуникационного процесса

Для эффективного ведения деятельности в любой организации большое значение имеет всё, что связано со сбором, обработкой, хранением, передачей и распределением информации. Все перечисленные процессы являются составляющими элементами одного общего коммуникационного процесса в организации. Соответственно коммуникация означает просто обмен информацией.

Таким образом, организационные коммуникации (коммуникационный процесс в организации) служат для сбора и передачи разнообразных сведений устного, письменного, визуального и иного характера между отдельными членами организации, её подразделениями, самой организации с внешней средой и т. п. Конечная цель организационных коммуникаций — это обеспечение всех элементов организации нужными сведениями в нужном объёме в нужный момент времени и из достоверных источников. Именно коммуникации обеспечивают реализацию основных функций менеджмента в организации: целеполагание, прогнозирование и планирование, организовывание и координация, разработка и принятие управленческих решений, мотивация и стимулирование персонала, контроль и учёт.

Технически в организациях различают следующие виды коммуникаций:

• · по горизонтали — это обмен информацией между субъектами одного уровня подчинённости (между начальниками цехов, отделов одного завода, между рабочими одной бригады и т. п.); они носят характер договорённостей и согласований;
• · по вертикали вниз — это движение распорядительной информации с верхних уровней управления на нижние (от директора или главного инженера к начальникам цехов и отделов, от бригадира к членам бригады и т. п.);
• · по вертикали вверх — это движение ознакомительной, справочной, ситуационной, учётной, расчётной, аналитической и планирующей информации с нижних уровней на верхние (от членов бригады к бригадиру, от бригадира к начальнику участка, от начальников участков к начальнику цеха, от начальников цехов к директору завода, от директора завода в министерство, надзорные органы, в органы статистики);
• · с внешней средой — это обмен информацией между организацией и внешней средой (поставщиками ресурсов и услуг, покупателями, посредниками, конкурентами, государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации и т. п.);
• · неформальные — это неофициальный обмен информацией в организации, как правило, между физическими лицами; характеризуется недостоверностью, несерьёзностью передаваемой информации и отражает общий фон информированности людей о каких-то событиях — чем меньше официальной и формальной информации, тем выше степень её замещения неформальной.

Коммуникации в организации можно рассматривать, используя разные подходы:

• · коммуникация как явление (статический подход) представляет собой установленные нормы (правила, положения, инструкции, закономерности, традиции и т. п.) отношений между людьми в организации при выполнении закреплённых за ними функций, процедур, операций, а также систему материальных носителей (бумажные, электронные), через которые эти отношения реализуются; в этом случае коммуникация представляет собой обязательный обмен информацией между людьми в соответствии с упомянутыми нормами;
• · коммуникация как процесс (динамический подход) представляет собой фактический обмен информацией между людьми в организации, а также между работниками данной организации и внешней средой (поставщики, покупатели, посредники, конкуренты, контактные аудитории, надзорные органы и т. п.); в этом случае коммуникация часто носит творческий, креативный характер.

Классическая схема коммуникации в организации изображена на рис. 3.4.1. Всегда существует отправитель, который посылает информацию получателю в виде конкретного сообщения (устного, письменного, визуального). Перед посылкой или в процессе посылки отправитель кодирует сообщение с помощью каких-либо технических средств, то есть переводит в форму удобную для доставки имеющимися средствами связи (письменное изложение сообщения, превращение его в механические колебания или электромагнитные волны). Сообщение приходит по каналу связи (почта, звуковой канал, электрические провода) к получателю. Но перед получением сообщение декодируется, то есть переводится в форму, удобную для получателя. Получив сообщение, получатель реагирует на него своими действиями. По системе обратной связи реакция доходит до отправителя.

Рис. 3.4.1. Классическая схема коммуникации в организации

Любая информация на всех этапах перемещения от отправителя к получателю подвергается воздействию различных помех или искажений, которые являются следствием утраты каких-либо её частей и / или появления несанкционированных дополнений (шумов). В связи с этим различают:

• · искажения, связанные с содержанием сообщения:
  • — языковые вербальные (неточность речи и отдельных терминов);
  • — языковые невербальные (неточность мимики, жестов и поз);
  • — логические (нарушение логики сообщения);
  • — восприятия (разные культуры, разные шкалы оценок и системы понятий);
• · искажения, связанные с формой сообщения:
• — сложность формы (перегруженность специальными терминами,

причастными и деепричастными оборотами и т. п.);

• — непривычность, нетрадиционность формы (буквальный, неадаптированный перевод с иностранного языка и др.);
• — несоответствие формы содержанию;
• — неоправданное посредничество в передаче и интерпретации сообщений («испорченный телефон»);
• · искажения, связанные с каналами связи:
  • — низкая оперативность (канал медленно перестраивается с одного сообщения на другое);
  • — малая пропускная способность канала;
  • — несоответствие канала передачи передаваемому сообщению;
• · искажения, связанные с организацией сообщения:
• — низкое качество обратной связи или её отсутствие;
• — недопустимое запаздывание сообщения;
• — неудачный подбор партнёров по коммуникации;
• — неудачный выбор времени и обстановки для процесса коммуникации.

Могут быть и другие искажения информации, приводящие в организации к дезорганизации и потерям ресурсов.