Теоретические основы организационной структуры управления

Понятие организационной структуры, принципов ее построения и механизмов координации

Организационная структура — один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и работниками организации. Структура управления — это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Н.И. Кабушкин определяет организационную структуру управления как совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами. Кабушкин, Н. И. Основы менеджмента: учеб. пособие / Н. И. Кабушкин. — 11-е изд., испр. — М.: Новое знание, 2009. —стр. 43.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации. Она направлена прежде всего на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями организации, на распределение между ними прав и ответственности.

В структуре управления организацией выделяются следующие элементы:

• 1. Звенья (отделы);
• 2. Уровни (ступени) управления;
• 3. Связи — горизонтальные и вертикальные.

К звеньям управления относятся структурные подразделения, а также отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления либо их часть. К звеньям управления следует относить и менеджеров, осуществляющих регулирование и координацию деятельности нескольких структурных подразделений.

В основе образования звена управления лежит выполнение отделом определенной функции управления.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную ступень в системах управления организацией.

Структура управления обеспечивает выполнение общих и конкретных функций управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления.

Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также их подчиненностью и директивными отношениями. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам. Оно может быть ориентировано на:

• — подпроцессы работы организации;
• -предоставляемые услуги;
• — условия внешней среды. Гольдштейн Г. Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003. — стр. 31

Как правило, организационная структура отображается в виде органиграммы — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции). Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации [Текст] / Г. Минцберг // Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. — СПб.: Питер, 2004. — 512 с.

Организационная схема — это общий план, который показывает, какие функции и обязанности выполняются в организации, какие существуют коммуникационные маршруты, в каком порядке выполняются действия, а также показывает посты, отвечающее за определенные области в организации.

Оргсхема состоит из людей, действий и потоков, которые необходимы для того, чтобы достичь общей цели и предотвратить отклонение от достижения этой цели и остановки на пути к её достижению. Материалы кафедры: Презентация «Организационная структура» // Составитель: Кравцов.А.О., кандидат пед. наук, доцент кафедры управления образованием РГПУ им. А. И. Герцена.

Проектирования организационной структуры базируется на учете ряда параметров Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации [Текст] / Г. Минцберг // Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. — СПб.: Питер, 2004. — 512 с., которые представлены ниже в схеме на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Основные параметры проектирования организационной структуры

Как отмечает Г. Минцберг, организационная структура отвечает двум фундаментальным условиям — разделению труда на отдельные задачи и координации действий по их решению. Причем координация достаточно сложный процесс и может осуществляться различными способами. Так Г. Мицберг называет эти способы механизмами координации.

Пять координационных механизмов в основном раскрывают способы, посредством которых организации координируют свою деятельность:

• — взаимное согласование;
• — прямой контроль;
• — стандартизация рабочих процессов;
• — стандартизация выпуска;
• — и стандартизация навыков и знаний (квалификации).

Краткое описание каждого механизма представлено в схеме на рис. 1.2.

Рис. 1.2. Механизмы координации в организационной структуре

Все рассмотренные пять координационных механизмов можно представить в определенном, весьма приблизительном порядке. По мере усложнения деятельности организации выбор средств координации меняется: от взаимного согласования к прямому контролю и стандартизации рабочих процессов (преимущественно), выпуска или знаний и навыков и, наконец, вновь к взаимному согласованию. Минцберг, Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации [Текст] / Г. Минцберг // Пер. с англ. под ред. Ю. Н. Каптуревского. — СПб.: Питер, 2004. — 512 с.

Организационная структура в основе своей имеет как ряд положительных сторон, так и некоторые недостатки.

Таким образом, с одной стороны организационная структура позволяет организации:

• Ш избежать беспорядка и неопределенности в рабочем процессе — каждый сотрудник осознает, что он должен делать, каким способом, с кем необходимо согласовывать свои действия; руководители различных подразделений представляют себе, как их работа сочетается с работой других подразделений и какими средствами им нужно осуществлять контроль над подчиненными;
• Ш эффективно взаимодействовать с внешней средой;
• Ш продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников, устанавливать четкие взаимосвязи между отдельными подразделениями, распределять права и ответственность;
• Ш избежать политиканства и фаворитизма в вопросах повышения в должности и продвижения, без точного описания должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе;
• Ш удовлетворять потребности клиентов;
• Ш достигать своих целей с высокой эффективностью.

Организационная структура и поддерживающая документация необходимы для любой организации с самого начала ее существования.

С другой стороны, руководитель должен учитывать и некоторые негативные характеристики организационной структуры:

• · схемы организационной структуры не показывают важные связи между работниками и организационными единицами, а то, что они показывают, может ввести в заблуждение, так как на них не изображены неофициальные линии коммуникации и управленческие каналы влияния (телефонные и компьютерные сети дают возможность людям контактировать с другими быстро и эффективно); Огарков А. А. Управление организацией, — М.: Эксмо, 2006. — 256 с.
• · схемы организационной структуры изображают иерархии должностей, подразумевая, что чем они выше, тем более важны и влиятельны, что не всегда верно, так как некоторые работники являются влиятельными при принятии одних решений и лишены влияния при принятии других;
• · схемы организационной структуры способствуют очень узкому представлению работников о своих должностях, а так как дефиниции должностей означают, чего люди могут не делать, равно как разъяснение того, что они должны делать, то результатом этого является организация, не реагирующая на изменения. Баранников А. Ф. Теория организации. — М.: Юнити-Дана, 2004. — 700 с.

Главной задачей руководителей является построения эффективной организационной структуры, которая должна обладать тремя основными признаками:

• 1. структура соответствует стратегическим целям организации;
• 2. структура соответствует среде функционирования организации;
• 3. отсутствие противоречий между элементами оргструктуры. Горелов О. И. Организационное поведение. Учебный курс / О. И. Горелов. — М: МИЭМП, 2010. — 90 с.

Исходя из рассмотренных признаков эффективности остается заключить, что любой организации, а точнее ее руководству стоит весьма серьезно подходить к проектированию организационной структуры управления, учитывать все необходимые положения и при выборе типа организационной структуры обязательно соотносить его с целями и задачами, которые ставит перед собой организация.