Управленческая деятельность на базе Государственного учреждения «Дворец Республики» Управление делами Президента Республики Беларусь

Данная организация имеет следующую организационную структуру:

• 1. Директор «Дворца Республики»
• 1.1. Отдел правовой и кадровой работы
• 1.1.1. Отдел планирования и экономического анализа
• 1.1.2. Бухгалтерия
• 1.1.3. Канцелярия
• 1.1.4. Президентский оркестр Республики Беларусь
• 1.2. Первый заместитель директора
• 1.2.1. Служба хозяйственного обеспечения
• 1.2.2. Служба по ремонту и комплексному обслуживанию
• 1.2.3. Служба безопасности
• 1.2.4. Врачебный здравпункт
• 1.2.5. Инструктор-методист по ФОСМР
• 1.2.6. Служба общественного питания и торговли
• 1.3. Главный инженер
• 1.3.1. Главный механик
• 1.3.2. Технические службы
• 1.3.3. Главный энергетик
• 1.3.4. Ведущий инженер по охране труда
• 1.4. Заместитель директора — главный режиссер
• 1.4.1. Главный художник
• 1.4.2. Отдел государственных, специальных и культурно-зрелищных мероприятий
• 1.4.3. Служба администраторов
• 1.4.4. Кассы

Внутренняя деятельность Дворца Республики основывается на положении «Стандарт организации», включающий в себя 11 подразделов (разработан 02.06.2008 г. с изменениями и дополнениями 09.02.2011 г.). Основными документами, планирующими создание продукции (услуги) учреждения и работ по повышению качества являются:

• · бизнес-план развития;
• · Программа «Качество»;
• · перспективный план мероприятий на год, полугодие и месяц.

В бизнес-плане развития устанавливают планируемые технико-экономические показатели, которые подлежат согласованию вышестоящей инстанцией. Бюджет учреждения ежегодно проходит согласование с Управлением делами Президента Республики Беларусь. Ежегодно вышестоящей организацией закладываются планы работы для Дворца Республики. Данные планы на год основываются на результатах работы предыдущего года плюс повышающий коэффициент текущего года, согласно инфляционного процесса. Основными показателями успешной деятельности являются прибыль и рентабельность согласно планам работы. В 2013 году план работы Дворца Республики согласно инфляционным процессам 2012 года доведен до 21 миллиарда 700 миллионов, по сравнению с 14,8 миллиарда 2011 года.

Согласно бизнес-плану в планово-экономическом отделе происходит распределение по службам, занимающимся внебюджетом, сумм, которые необходимо достигнуть в текущем году. Данные показатели закладываются в программу «Качество», где устанавливают планируемые показатели качества предоставления услуг и основные цели структурных подразделений в области качества, которые утверждает директор учреждения. Для обеспечения выполнения бизнес-плана развития отдел государственных, специальных и культурно-зрелищных мероприятий на каждый год, квартал, месяц составляет перспективный план мероприятий Дворца Республики, в котором количество мероприятий собственного производства, мероприятий по предоставлению в аренду имущества зависит от доведенных и запланированных финансовых показателей.

В данных планах доведенные показатели деятельности пропорционально делятся между ведущими редакторами ОГСиКЗМ, исходя из которых, они формируют количество мероприятий. Еженедельно на рабочих совещаниях у руководства обсуждаются результаты оказанных за прошедшую неделю услуг и рассматриваются вопросы организации мероприятий на текущую неделю. Анализ деятельности занимает важное место в реализации целей Дворца Республики. Заработная плата работников напрямую зависит от результативности их деятельности: работники ОГСиКЗМ получают премию при успешно проведенных мероприятиях.

Основные средства не внебюджетный счет поступают от деятельности отдела Государственных общественно-политических, специальных и культурно-зрелищных мероприятий. Он занимается организацией концертной деятельности Дворца. Это головной отдел, который обеспечивает взаимодействие всех служб и имеет следующую структуру и обязанности (в соответствии с должностными инструкциями):

начальник отдела: относится к категории руководителей, является ответственным лицом за производственно-творческий процесс, обеспечение составления перспективных планов мероприятий, определение функциональных обязанностей и составление должностных инструкций работников отдела, проведение анализа работы отдела и обеспечение повышения менеджерских знаний работников отдела;

заместитель начальника: является ответственным лицом, осуществляет контроль за организацией и проведением культурно-зрелищных мероприятий, осуществление контроля за организацией работ по предоставлению в аренду имущества Дворца Республики, показу кинофильмов в Малом зале Дворца Республики, осуществление контроля за реализацией билетов, подготовка документации по вопросам деятельности отдела, составление графиков работ и ведение учета фактического рабочего времени сотрудников отдела, исполняет обязанности начальника отдела в период его отсутствия;

ведущие редакторы: относятся к категории специалистов, занимается непосредственной организацией мероприятий собственного производства, арендных и государственно общественно-политических, выполнением планов работы Дворца Республики по своему направлению деятельности, участвует в разработке и реализации корректирующих и/или предупреждающих действий, направленных на устранение выявленных несоответствий;

редактор: относится к категории специалистов, занимающихся участием в подготовке проводимых мероприятий, осуществление подготовки необходимой документации в процессе проведения мероприятий, ведение программного обеспечения «Планировщик залов»;

ассистент режиссёра: обеспечивает подготовку и ассистентское сопровождение государственных общественно политических и специальных, культурно-зрелищных и арендных мероприятий, проводимых во Дворце Республики, обеспечение соблюдения бытового райдера артиста.

Отдел Государственных общественно-политических, специальных и культурно-зрелищных мероприятий Дворца Республики более 10 лет успешно работает в сфере организации и проведения не только государственных мероприятий с участием высших должностных лиц Республики, но и в сфере организации концертов зарубежных артистов, звезд белорусской и российской эстрады, как на собственной сцене Дворца Республики, так и на лучших крупнейших концертных площадках страны.

Тематически проекты, реализуемые ГУ «Дворец Республики» подразделяются на:

• · Государственные специальные мероприятия;
• · Собственное производство: концертная деятельность и организация показов 3D-фильмов;
• · Арендные мероприятия.

Планирование проведения государственных общественно-политических и специальных мероприятий осуществляют Администрация и Управление делами Президента Республики Беларусь, Совет Министров Республики Беларусь и другие органы государственного управления. На каждое мероприятие с участием Президента Республики Беларусь разрабатывается План организационно-технического обеспечения мероприятия, который утверждается Главой Администрации Президента Республики Беларусь и доводится до Дворца Республики. Директором Дворца Республики план доводится начальнику ОГС и КЗМ, который назначает ответственного за проведение мероприятия — ведущего редактора ОГС и КЗМ.

Для выполнения требований по оформлению помещений (фойе, вестибюли и др.) и сценической площадки Дворца Республики, задействованных на госспецмероприятии, готовится договор на выполнение работ по оформлению интерьера Дворца Республики по утверждённому эскизу (художник-постановщик предоставляет эскизы оформления сценической площадки и помещений). По окончании работ по оформлению интерьера Дворца Республики и после приёмки Госкомиссией подписывается акт о выполненных работах, который хранится в бухгалтерии, и производится окончательная оплата по договору.

По результатам проверок работы оборудования и технологических систем Дворца Республики и подтверждающих вышеуказанных документов, комиссией в составе главного инженера и руководителей структурных подразделений, ответственных за проведение мероприятия, составляется «Акт технического состояния Дворца Республики», подтверждающий техническую готовность объекта к проведению мероприятия, который утверждает директор и предоставляют Службе безопасности Президента Республики Беларусь.

Поскольку в распоряжении Дворца Республики имеются разнообразные, технологически оснащенные помещение, проведения арендных мероприятий так же становится важным направлением деятельности отдела государственных общественно-политических, специальных и культурно-зрелищных мероприятий. Планирование предоставление в аренду имущества включает: поиск потенциальных заказчиков-потребителей (артистов, актёров, арендаторов), размещение информации о Дворце Республики в СМИ, рассылку информационных писем заказчикам-потребителям и проведение переговоров с ними, проведение анализа о возможности выполнения требований заказчиков-потребителей и принятие решения о возможности планирования проведения мероприятий. При планировании предоставления в аренду имущества учитывают:

• — письма-заявки о возможности проведения конкретного мероприятия;
• — дату и время проведения мероприятия;
• — место проведения (помещение Дворца Республики).

Ведущий редактор ОГС и КЗМ, назначенный ответственным исполнителем за конкретное мероприятие, согласовывает дату проведения и помещение или предлагает заявителю-потребителю (арендатору) различные варианты: в каком из залов лучше провести мероприятие, в какие возможные сроки и каким наилучшим способом для него провести мероприятие. Ведущим редактором (редактором) — администратором программного обеспечения «Планировщик залов» (Planer) в план вносятся данные по всем мероприятиям концертной деятельности и аренды, которые будут проходить на сценических площадках Дворца Республики, а также мероприятия с участием Президентского оркестра Республики Беларусь, совместные концерты Президентского оркестра с исполнителями отечественной и зарубежной эстрады. В плане указываются дата проведения мероприятия, время его начала и окончания, наименование, организатор (собственное производство или аренда), место проведения (помещение Дворца Республики или место выездной работы), ответственный исполнитель.

По результатам деятельности составляются квартальные отчеты, а на их основании — годовой отчет по мониторингу и анализу процесса «Проведение государственных общественно-политических, специальных и культурно-зрелищных мероприятий, предоставление в аренду имущества Дворца Республики». Согласно анализу данных отчетов 2012 и 2013 годов, Дворцом Республики обеспечивается результативность процесса. Обеспечение роста по отношению к прошлому году культурно-зрелищных мероприятий собственного производства в 2013 году выполнено с положительным проростом на 44%. Приведенные данные говорят о результативном функционировании процесса на базе ГУ «Дворец Республики».

При оценке результативности функционирования процесса на базе учреждения учитывается не только финансовый показатель проведения мероприятий, но и осуществляется мониторинг информации о восприятии потребителем (зрителем, арендатором) выполнения учреждением его потребностей и пожеланий (удовлетворенности). Источниками информации об удовлетворенности потребителей являются: обращения граждан, предложения, замечания и положительные отзывы потребителей; непосредственное общение с потребителями; анкетирование потребителей на базе Дворца Республики; изучение сообщений в СМИ и сети Internet. Согласно данным отчета ОГС и КЗМ за 2011 год менее 30% потребителей неудовлетворенны качеством предоставленной услуги, около 30% потребителей оценивают качество предоставляемой услуги как удовлетворительное, более 40% оценивают качество как хорошее и отличное.

Для улучшения процента удовлетворенности зрителей разрабатывается система корректирующих и предупреждающих действий. Согласно замечаниям, высказанным посетителями Дворца Республики о «улучшению обслуживанию по телефону» организовывается работа дополнительного cool-центра, который будет работать как посредник между кассами и потребителем. На замечания «неудовлетворительное качество звука — очень громко» ведется более тщательная работа со звукорежиссерами, как работниками Дворца Республики, так и сотрудниками выступающего артиста.

Таким образом, Государственно учреждение «Дворец Республики» Управление делами Президента Республики Беларусь является одной из крупнейших площадок, на территории Республики по организации и проведении культурно-зрелищных мероприятий, с разработанной и отлаженной системой деятельности. В качестве основного принципа деятельности заложена система реагирования на запросы и потребности населения, в виде обратной связи с населением. На базе имеется необходимые оборудованные помещения, необходимые для предоставления разнообразных и на высоком уровне услуг, оборудование.