Учет результатов инвентаризации

После того, как инвентаризационная опись будет оформлена, её передают в бухгалтерию, где анализируются данные фактического и бухгалтерского учёта. Все результаты, полученные в процессе сравнения заносят в сличительную ведомость, где указываются фактическое наличие ТМЦ по результатам инвентаризационных работ, после чего полученные данные сравниваются, и выявляется недостача или излишек.

По окончанию инвентаризации, итоговые записи записывают в книгу контроля над выполнением приказов, где записывают дату окончания инвентаризационных работ, суммы недостачи и излишков, дату утверждения результатов руководства, дату принятия решений по недостачам и излишкам, заметки по их погашениям и оприходованиям.

Все результаты по проведению инвентаризационных работ и прочее данные переносят в сводную ведомость, где необходимо указать следующее: полные наименования и номера счетов, по которым обнаружены недостачи и излишки, их суммы, а также суммы установленных норм имущества в организации, после этого вычисляют направление, по которым списываются недостачи и потери. По полученным результатам члены комиссии обязаны обнаружить причины и следствия недостач (излишек), полученных во время инвентаризации. К тому же необходимо представить выводы, решения и предложения, занесённые в протокол, утверждённый руководителем организации. После этого все результаты инвентаризационных работ отражаются в отчётности отчётного месяца, а результаты годовой инвентаризации, соответственно, в годовой бухгалтерский отчет.

На все обнаруженные недостачи или потери и излишки ТМЦ и денежных средств инвентаризационной комиссии необходимо получить письменные объяснительные от материально ответственных лиц, на основании их комиссия определяет причины обнаруженных недостач и излишек, после этого устанавливается порядок координации разницы между результатами инвентаризации и бухгалтерского учета.

Результаты инвентаризации заносят отчетности того месяца, в котором были закончены инвентаризационные работы, а при проведении годовой инвентаризации они будут отражены непосредственно в годовом бухгалтерском отчете. Все обнаруженные излишки или недостачи должны быть должным образом перенесены в бухгалтерскую отчётность проводками за декабрь текущего года.

При проведении инвентаризации ТМЦ могут быть обнаружены излишки, своего рода превышение фактического количества имущества над данными бухгалтерского учёта.

При обнаружении излишков ТМЦ в соответствии с п. 3 ст.12 Закона N 129-ФЗ (а также в соответствии с п. 5.1 Методических указаний по инвентаризации) необходимо их оприходовать и зачислить на финансовые результаты. Излишки приходуются в бухгалтерской отчётности по рыночной стоимости по дебету соответствующего счета материальных ценностей и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91−1 «Прочие доходы» .

Порядок и способы отображения недостач в бухгалтерском учете определен п. 28 Положения по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности в РФ, где предусматривается списание недостач имущества в пределах норм естественных убытков на издержки производства или обращения, а в случаях убытка сверх нормы взимается с виновных лиц. Если же виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества списываются на финансовые результаты.

Согласно п. 5.4 Методических указаний № 49 предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета представляются на анализ руководителю организации. Только руководитель организации выносит окончательное решение о списании недостач на финансовые результаты или на виновных лиц.

Отражение в учете недостач ТМЦ зависит от величины недостачи имущества организации, а также от норм естественной убыли данному виду имущества и установленным виновным лицам.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов общим для случаев, связанных с выявлением недостачи используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

На основании сличительных ведомостей и в зависимости от того, на каком счете учитывалось недостающее имущество, в бухгалтерском учете делаются записи по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 41 «Товары» .

Недостающие ТМЦ отражаются по фактической себестоимости.

Списание выявленных недостач ТМЦ в пределах норм естественной убыли производится на издержки обращения.

Стоит обратить внимание на то, что применение норм естественной убыли, возможно, только если такие нормы утверждены нормативными актами соответствующих министерств и ведомств. В случаях, когда нормы естественной убыли не были утверждены, то выявленная при инвентаризации недостача является убылью сверх нормы и подлежит отнесению на виновных лиц в полном размере. Но только не в организации Леруа Мелен, так как нормы естественной убыли установлены на все ТМЦ.

Суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», в пределах естественной убыли списываются по фактической себестоимости в дебет счетов учета расходов на продажу — 44 «Расходы на продажу» .

Суммы недостач превышающие нормы естественной убыли, а также при отсутствии утвержденных в установленном порядке норм выявленных во время инвентаризационных работ, относятся на виновных лиц. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов суммы, подлежащие взысканию с виновного работника, отражаются в бухгалтерском учете организации по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», в корреспонденции с кредитом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» .

Удерживаемые из зарплаты работника для возмещения недостач суммы отражаются по кредиту субсчета 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Суммы НДС по недостающему имуществу подлежат восстановлению (в случи если они ранее были предъявлены к вычету) и также подлежат взысканию с виновных лиц (п. 2 ст.171 НК РФ).

При оформлении возмещения недостач имущества за счет виновных лиц необходимо руководствоваться также положениями Трудового кодекса РФ. Так, ст. 238 ТК РФ установлена обязанность работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб. Работник несет материальную ответственность как за прямой ущерб, причиненный им работодателю, так и за ущерб, полученный в результате возмещения им ущерба посторонним лицам. По общему правилу, предусмотренному ст. 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. Однако в случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами, на работника может быть возложена полная материальная ответственность.

Случаи возложения на работников обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере предусмотрены ст. 243 ТК РФ. Возмещение ущерба в полном размере предусмотрено, например, в ситуациях, когда в соответствии с ТК РФ или федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей, в случае недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу, при умышленном причинении ущерба, при причинении ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, при причинении ущерба в результате преступных действий, установленных приговором суда, в случае причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом, в результате разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также в случае причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Размер ущерба при утрате или порче имущества должен соответствовать фактическим потерям исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не может быть ниже стоимости утраченного имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом износа) (ст. 246 ТК РФ).

При взыскании сумм причиненного недостачей имущества ущерба необходимо учитывать также положения ст. 248 ТК РФ. Взыскание суммы ущерба в размере не более среднего месячного заработка может производиться по распоряжению работодателя. При этом такое распоряжение должно быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Если этот срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание осуществляется в судебном порядке.

За работником остается выбор, либо добровольно возместить недостачу полностью или частично. По соглашению сторон также возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В таком случае работнику нужно составить письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. При увольнении этого работника, если он отказывается возместить причиненный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Помимо этого, ст. 138 ТК РФ существует лимит всех удержаний при каждой выплате заработной платы: удержания не могут превышать 20%, а при удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником должно быть сохранено 50% его заработка, в случаях задолженности перед организацией по материальному ущербу удержания не могут быть выше 70%.

Законом N 129-ФЗ предусмотрено занесение убытков от недостачи имущества на финансовые результаты организации в случаях, когда виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них убытков. В подобных случаях согласно Методическим указаниям по инвентаризации в документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей, должны иметься заключения следственных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, или же необходимо наличие отказа суда о взыскании ущерба с виновных лиц.

В бухгалтерском учете на основании указанных документов суммы недостач, учтенные первоначально на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91−2 «Прочие расходы» .

В случаи подтверждения факта отсутствия виновных лиц соответствующим органом такие убытки являются внереализационными расходами при исчислении налога на прибыль (пп.5 п. 2 ст.265 НК РФ).

В этом случае, в соответствии со ст. 240 ТК РФ работодатель может, с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника.

Если же работодатель не захотел взыскивать недостачу с работника, то при исчислении налога на прибыль списываемые суммы недостач будут относиться за счет нераспределенной прибыли организации после уплаты налога на прибыль.

Бывают случаи, когда при проведении инвентаризации одновременно выявлялись излишки и недостачи у одного и того же материально ответственного лица. Такое нередко происходить организации Леруа Мерлен.

В подобных случаях согласно п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации предусмотрено взаимное зачисление излишков и недостач в результате пересортицы. Подобное возможно только в виде исключения за один и тот же проверяемый период времени, у одного и того же материально-ответственного лица, по отношению к ценностям одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Решение о зачислении недостач излишками принимает руководитель организации на основании результатов, представленных ему председателем инвентаризационной комиссии, и объяснений материально ответственного лица о причинах пересортицы.

Однако бывает, что при зачислении недостач излишками недостающих ТМЦ будет больше, чем ценностей, оказавшихся в излишках. В подобных случаях не покрытая излишками разница относится на виновных лиц. При исчислении налога на прибыль по правилам гл. 25 НК РФ в отличие от бухгалтерского учета не предусмотрен механизм взаимного зачисления излишков и недостач ТМЦ.

Следовательно, в налоговом учете необходимо отражать полную сумму обнаруженных при инвентаризации излишков, а суммы недостач, не возмещаемые виновными лицами, не будут обозначены как внереализационные расходы. Это следует из пп.5 п. 2 ст.265 НК РФ, которым установлено, что суммы недостач ТМЦ включаются во внереализационные расходы при отсутствии виновных лиц, но только тогда, когда факт отсутствия виновного лица подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти.

В случае проведения зачисления недостач излишками руководитель принимает решение не взыскивать всю сумму недостачи с виновного лица. В этом случае, никакого документального подтверждения отсутствия виновного лица в организации не будет.