Отметка об ограничении доступа к документу

На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (государственную тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу. Как правило, на документах гриф ограничения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. В системе секретного и конфиденциального делопроизводства гриф ограничения доступа принято проставлять на электронном носителе информации (диске, дискете) и на упаковке, например конверте, в котором пересылается документ ограниченного доступа.

В ряде случаев форма этого грифа, порядок его проставления, а также состав дополнительных сведений, сопровождающих гриф ограничения доступа, установлены законодательством.

На документах начала ХХ века эта отметка отсутствует.

Делопроизводство конца ХIХ — начала ХХ века

Я рассмотрела организацию делопроизводства конца ХIХ — начала ХХ века на примере канцелярии попечителя Московского учебного округа, которому подчинялись учебные заведения Владимира. В то время организация делопроизводства этого учреждения, наряду с военными ведомствами, было образцовым.

Движение документов по канцелярии попечителя Московского учебного округа представлено схемой, которая состоит из одиннадцати этапов.

Теперь рассмотрим каждый пункт схемы подробнее.

На первом этапе движения документа журналист канцелярии регистрирует документы в общем журнале, проставляет регистрационный штамп на документе (штамп, где указаны входящий номер документа, дата поступления документа, оставлено место для проставления номера стола и номера дела, в которое будет подшит данный документ). На документах того времени регистрационный штамп обычно ставился в право верхнем углу или между адресатом и текстом документа.

На следующем этапе правитель канцелярии помечает в этом штампе номер стола и номер дела вручную, в свободном месте штампа, но иногда и пишет фамилию окружного инспектора, который будет работать с документом. Надо отметить, что в канцелярии попечителя Московского учебного округа был разработан документ, который в настоящее время называется классификатором участков деятельности. Другими словами, процесс работы с документами был расписан настолько четко, что даже рядовой сотрудник канцелярии, такой, как журналист стола, уже на этапе поступления документа в канцелярию мог заранее проставить номер стола, т. е. структурного подразделения, которое будет работать с данным документом, и номер дела, в которое он будет подшит. Как правило, правитель канцелярии только соглашался либо не соглашался с выбором журналиста.

Также обращаем внимание на то, что в данном учреждении широко использовались так называемые средства малой оргтехники, в частности, штампы, в т. ч. штампы с заранее нанесенным на них неизменяемым текстом и местом для внесения переменной информации, т. е. с трафаретным текстом. Это значительно облегчало труд канцелярских работников.

На следующем этапе журналист стола регистрирует документ в повторном журнале (на документе это отражается в виде штампа, где стоит дата поступления документа).

Именно этот этап был единственным слабым звеном в организации делопроизводства в канцелярии попечителя Московского учебного округа. Одним из принципов современной организации делопроизводства является принцип однократности записи, предусматривающий, чтобы документ в крупной организации со сложной структурой регистрировался только один раз, в канцелярии. Осуществление этого принципа достигается использованием карточной формы регистрации документов. В рассматриваемый нами период для регистрации документов использовались только журналы.

После того, как документ повторно регистрировался в столе, т. е. в структурном подразделении, он рассматривался окружным инспектором. Рассмотрение документа и в наше время означает ознакомление должностного лица с вопросом, изложенным в документе и проставлением на нем резолюции.

Стоит обратить внимание на использование для проставления резолюций штампов с трафаретным текстом, что значительно ускоряло обработку документов, требовавших принятия типичных решений. Как, например, в данном случае. В документе стоит вопрос об утверждении отпуска начальницы гимназии Виноградовой. В штампе мы видим слово «Утверждаю».

В настоящее время резолюция даже в типичных, постоянно повторяющихся ситуациях, оформляется от руки.

Но вернемся к схеме. После этого попечитель или его помощник писал, согласен он или нет с решением окружного инспектора, и ставит дату (пишет вручную). Это еще одна особенность организации делопроизводства на рубеже ХIХ — ХХ веков: достаточно большая самостоятельность в решении вопросов специалистов учреждения. В наше время при той же линейной структуре учреждения, что и в рассматриваемое время, его рядовые сотрудники практически полностью лишены какой-либо инициативы и самостоятельности в решении вопросов. Они даже в том случае, если могут предложить более удачный вариант решения проблемы, вынуждены с точностью исполнять то, что было приказано им руководителем учреждения.

На следующем этапе столоначальник составляет черновик ответа на левом поле документа с использованием в квадратных скобках текста поступившего документа и резолюции окружного инспектора, и передает письмоводителю для составления беловика документа.

Это еще один интересный момент в организации делопроизводства того времени. Во-первых, левое поле документа в изучаемое время было гораздо шире, чем сейчас (2 см) и использовалось, как мы уже сказали, для написания на нем текста ответного документа. Кроме того, как было сказано, сотрудники канцелярии стремились к экономии своего времени и не переписывали от руки те фразы, которые могли быть целиком взяты из самого текста либо резолюции. В настоящее время для написания черновиков ответных документов расходуются листы чистой бумаги, причем с появлением современной копировальной техники и компьютеров — бумаги высокого качества. Кроме того, принято писать весь текст полностью, в т. ч. повторяя уже имеющиеся в тексте поступившего документа фразы.

Итак, следующий этап. Правитель канцелярии скреплял ответный документ и попечитель подписывал его. «Скреплял» означает, что правитель канцелярии ставил свою подпись, что означало, что он не подписывает документ (т.е. его подпись не придавала ответному документу юридическую силу, не являлась реквизитом удостоверения документа), а только подтверждает, что переписанный набело текст документа полностью соответствует тексту его черновика.

Например, в одном из дел я скопировала копию письма, которую заверяет столоначальник. На копии хорошо видно, что правитель канцелярии скреплял подлинный документ, а «За попечителя» его подписывал окружной инспектор За попечителя Окружной Инспектор /подп./ А. Флеров Правитель Канцелярии /скреп./ В. Стефановский Журналист стола регистрировал ответный документ в частном журнале, проставлял штамп, подшивал так называемый «отпуск», т. е. черновик ответа, в дело.

На последнем этапе журналист канцелярии регистрировал ответный документ, в общем журнале и отправлял его по адресу организации-заявителя. На данных этапах мы опять же видим нарушение принципа однократности записи.

Ни все рассмотренные мною документы не проходили через руки столоначальника, а, следовательно, письмоводителя, повторно правителя канцелярии, а также журналистов стола и канцелярии. Дело в том, что я имела возможность работать с данными документами в ГАВО исключительно потому, что в данном случае для дачи ответа организации-просителю использовался способ, который в первые годы после октябрьской революции 1917 года носил название «ответ-молния», а в настоящее время практически не используется. Т. е. резолюция, наложенная на письмо-просьбу в данном случае, по сути, уже являлась ответом на него. После этого письмо-просьба возвращалось назад организации-заявителю. Таким образом, составлять текст ответного документа, переписывать его набело, скреплять, подписывать, подшивать в дело ответный документ было не нужно. Безусловно, это значительно ускоряло работу с документами, однако канцелярия попечителя Московского учебного округа лишала себя письма-запроса, и факт поступления этого письма в нее подтверждался только записью в регистрационном журнале.