Основные понятия электронного документооборота и преимущества его использования перед традиционным документооборотом

По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США каждый день появляется более 1 млрд. cтраниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн. разных документов. Обьем корпоративной текстовой информации увеличивается в два раза каждые три года. Эти цифры говорят о том, что для каждой организации вопросы оптимизации документооборота имеют ключевое значение.

По результатам проведенных исследований Siemens Business Services, руководитель тратит 80% своего рабочего времени на работу с информацией, сотрудники 30% своего рабочего времени тратят на создание, поиск, согласование и отправку документов, в среднем каждый внутренний документ копируется до 20 раз и порядка 6% корпоративных документов теряется безвозвратно. Из всего вышесказанного можно сделать вывод что в целом эффективность работы организации в большей степени зависит от качества управления бизнес процессами, а также документооборотом. Решением этой проблемы стали системы электронного документооборота. Крупные коммерческие организации и органы государственной власти уже давно используют системы электронного документооборота, однако средние и малые предприятия так сказать остались «без внимания» соответствующих производителей. Но в последнее время наблюдается значительное улучшение в сложившейся ситуации. Сегодня в процесс автоматизации докуметооборота вовлекаются все больше средних компаний и даже малые фирмы. Современные системы электронного документооборота уже приносят значительный экономический эффект вне зависимости от масштаба предприятия.

Система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций.

К основным принципам электронного документообортота можно отнести следующие:

• · Однократная регистрация документа, которая позволяет однозначно идентифицировать документ;
• · Возможность параллельного выполнения операций, которая позволяет сократить время движения документов и повышать оперативность их исполнения;
• · Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа в каждый момент времени жизни документа (процесса);
• · Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, которая позволяет исключить дублирование документов;
• · Эффективная система поиска документа, котрая позволяет быстро найти документ распологая минимальной информацией о нем;
• · Развитая система отчётности по различным атрибутам и статусам документов, позволяет взять под контроль движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Задача электронного документооборота не является автономной ветвью в общем бизнес-процесее организации, так как существует колоссальная связь между движением документов и другими задачами, которые решаются информационной систтемой организации. Также процесс автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и современных компьютерных технологий.

Система документооборота предприятия включает в себя целый ряд специфических организационных, производственных и структурных особенностей, корпоративных стандартов и требований, фирменных установок, определённых процедур взаимодействия между исполнителями и службами, зависит от технической оснащённости и других факторов.

Системы электронного документооборота могут выбираться по-разному, так как выбор зависит от вышеприведенных условий, размера предприятия специфики и характера ее деятельности, финансовых возможностей, квалификации кадров, набора подсистем, которые имеют разную технологическую и функциональную наполненность, созданных при помощи различных программных продуктов одним или несколькими производителями и так далее.

В настоящее время все больше экспертов сходятся во мнениях что обязательными атрибутами систем автоматизации документооборота должны быть композиции из трех программных обеспечений, которые достаточно давно предлагаются разработчиками на рынке:

• 1. DMS
• 2. WorkFlow
• 3. Groupware

Давайте рассмотрим каждый из этих программных продуктов в отдельности.

DMS (Document Management System) появились довольно таки давно и вначале обеспечивали простые функции хранения документов (или электронных архивов документов). Их набор был примерно таким: хранение и доступ к файлам; разграничение прав доступа; быстрый просмотр документов; отслеживание истории обработки документов; ведение протокола доступа и контроль; управление версиями.

Спустя некоторое время в данные системы начали добовлять дополнительные функции, такие как:

• 1. Поддержка справочников с информацией для заполнения карточек;
• 2. Ведение картотеки документов и инструменты быстрой разработки электронных форм;
• 3. Описание процесса обработки документов;
• 4. Навигация и организация представления учётной информации о документах;
• 5. Описание жизненного цикла обработки документа.

С помощью таких инстументов управления процессами контороля, обработки и движения документов дает возможность использовать систему для решения более широкого спектра задач, чем ведение архива документов.

Благодаря своей многофункциональности DMS-системы так высоко оцениваются многими экспертами.

WorkFlow

Данная система была внедрена более 20 лет назад. В программе все задачи автоматизации представлена как совокупность бизнес-процессов. Инструменты, которые предоставляет WorkFlow-система, позволяют обеспечить формирование описаний данных, процессов, а также включают средства описания электронных форм для обработки данных. Благодаря своей технологии WorkFlow позволяет обеспечить четкое выполнение процессов согласно его описанию. Сервисы WorkFlow поддерживают осуществление бизнес-процессов, создание и подготовку очередей заданий пользователей для обработки, обеспечивают необходиую активность стадий процесса автоматичеки, также предусматривают разные способы реакции на возникающие проблемы.

Современные WorkFlow-системы достаточно гибкие и включают в себя средства моделирования процессов, которые актуальны для организаций; инструменты позволяющие отслеживать состояние прцессов и получать информацию о несоответствии их движения. Исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод о том что, WorkFlow-система дает возможность постоянно улучшать и реструктурировать бизнес-процессы компании; она обладает всеми реальными инструментами позволяющими постоянно оценивать, модифицировать и улучшать качество бизнес-процессов.

Наличие данных инструментов дает возможность на практике реализовать концепцию постоянного реинжиниринга бизнеса.

Итак подводя итог все приведеным выше фактам можно сказать что система WorkFlow, обеспечивая мгновенную передачу работ между участниками бизнес-процесса, а также имея функцию напоминания нужных действий пользователям, может существенно влиять на скорость осуществления бизнес-процессов и производительность рабочего персонала организации.

GroupWareсистема электронный документооборот организация Программа GroupWare была создана в начале 1990 года. Основной целью данной прграммы является создание удобной среды для доступа к различной информации, а также организация групповой работы с ней. Важно отметить тот факт что термин GroupWare так и не нашел формального толкования. К примеру системы Link Works и Lotus Notes, а также средства организациидосок объявлений до недавнего времени ошибочно относили к GroupWare. Онако после того, как появились продукты Lotus Domino, Novell GroupWise и Exchange довольно четко определилсь все границы системы GroupWare.

На GroupWare-компонент возлагают следующие задачи:

• 1. Создание баз данных группового доступа, которые позволяют хранить разнородную структурированную и неструктурированную информацию;
• 2. Унифицированное клиентское рабочее место, где обеспечивается навигация по всем приложениям, которые созданны в рамках системы;
• 3. Встроенные инструменты разработки электронных форм, которые обеспечивают доступ к информации хранящаяся в базах данных системы;
• 4. Средства организации представлений (View), которые позволяют создавать разные визуальные представления данных, хранящихся в БД, в зависимости от конкретных потребностей пользователей.

Благодаря наличию вышеупомянутых функций, на базе систем класса GroupWare, разработчикам удалось создать самые разнообразные приложения. Данные приложения, имеют унифицированный интерфейс и средства навигации, которые базируются на общем каталоге пользователей и создают общую среду взаимодействия пользователей с информацией. Главную роль в развитии GroupWare-систем сыграла концепция универсального почтового ящика (Inbox), который предназначен для получения в виде электронных форм разнообразной информации (сообщений электронной почты, приглашений, факсов, документов и др.), а также средства управления персональным расписанием.

Таким образом, если в общую информационную среду компании внедрить комплексную автоматизированную систему документооборота, которая объеденяет в себе функции Workflow, DMS и Groupware то можно достичь более высокий уровень прозрачности процессов, существенно оптимизировать структуру компании, повысить гибкость управления и качество принимаемых решений, а также увеличить скорость процессов формирования и обработки документов и прочее.

Большая часть современных систем электронного документооборота разработаны так, чтобы применяться параллельно с бумажным документооборотом. Это немного замедляет развитие отрасли, но дает возможность предприятиям внедрять постепенно данные системы, тем самым не нарушать установленный режим работы.

Обновления данных систем проходят также «незаметно», так как предусмотрена совместимость разных версий. Открытость является главной особенностью всех систем электронного документооборота: все АР1-интерфейсы открытые, позволяющие добовлять дополнительные функции и настроить работу всей системы для работы с конкретными бизнес-процессами. Важным элементом систем электронного документооборота является интеграционная возможность: решения могут действовать вместе с разнообразными программными обеспечениями.

Еще одним важным моментом выступает то, что в процессе движения документов не возникает необходимости использовать сами программы СЭД: все нужные функции представлены в стандартных приложениях. К тому же, в некотрых системах электронного документооборота разработана функция интеграции с распространенными ERP-системами, такие как ERP Галактика, Oracle.

Несмотря на то, что системы электронного документооборота существенно упрощают работу с различной документацией и в разы сокращает время для поиска, обработки и передачи данных, то возникает логический вопрос, почему организации не перейдут полностью к данным системам, тем самым заменив ими традиционный бумажный документооборот. Ответ на данный вопрос заключается в том, что системы электронного документооборота далеко не безупречны. Давайте более подробно рассмотрим все плюсы и минусы данных систем.

Преимущества:

• 1) Экономия. Действительно, если все организации перейдут на электронный документооборот и тем самым откажутся от бумажного, то это позволит значительно сократить расходы на бумагу, чернила, оплату почтовых услуг и т. д. К тому же для хранения бумажных документов требуются помещения, что в свою очередь приводит к лишним затратам. Электронный документооборот не нуждается в столь значительных затратах.
• 2) Доступ. В электронном документообороте все документы находятся в цифровом формате, что позволяет хранить их в облаке и получать к ним доступ при помощи различных веб-браузеров. Это в свою очередь приводит к повышению мобильность сотрудников которые получают возможность работать удаленно.
• 3) Организация. Преимущество электронных документов заключается в том, что их легче упорядочить, искать и редактировать. Быстрей и проще найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.
• 4) Экология. На сегодняшний день в российском бизнесе вопросы экологии не столь актуально, однако стоит задуматься сколько деревьев можно спасти отказавшись от бумаги. Также стоит задуматься о том, что процесс производства и утилизации картриджей является экологически вредным.

Недостатки:

• 1) Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем. Чтобы не потерять данные нужно использовать внешнюю систему резервного копирования.
• 2) Безопасность. Серьезной проблемой безбумажных офисов является конфиденциальность информации. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.
• 3) Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.
• 4) Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

Переход на электронный документооборот не является универсальным решением, его целесообразность зависит от специфики компании. Следует оценить преимущества этого перехода и организовать процесс, который повысит производительность работы.

электронный документооборот автоматизированный многопользовательский.

• 1. Электронный документооборот [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://ereport.sbis.ru/edo
• 2. Электронный документооборот и его автоматизация [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://www.neologica.ru/publish-data/articles/documentooborot/
• 3. Система автоматизации документооборота [Электронный ресурс] / Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота