Характеристика и классификация исходящих документов

Характерным свойством документов является то, что они служат источниками и носителями информации. Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный пример», «способ доказательства». Документы широко используются в повседневной деятельности. Они служат основанием для принятия решений, обобщений, справочно-информационной работы, учёта, являются способом доказательства (так как имеют юридическую силу), историческими источниками. В документах закрепляются государственное устройство, они служат также средством обобщения между учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. В соответствии с ГОСТ-83документсредство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Для того чтобы выработать определенные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производиться их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов — это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении задания по строительству объекта и приказы о повышении квалификации сотрудников.

Классификация документов — необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по разным признакам:

• · по способу фиксации информации документы делятся написьменные, графические, фото — и кинодокументы, электромагнитные.
• · по содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-сбытовые, по личному составу и т. д.
• · по наименованию различают большое количество документов. Этоприказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.
• · по видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами, для подведомственных организаций с однородными функциями носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер, аиндивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
• · по степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
• · по месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия)
• · по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
• · по происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).
• · по степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.
• · по юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким — либо причинам, например по истечении срока действия.
• · по назначению (стадиям создания) документы подразделяются на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и надлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновикадокумента в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны.
• · по срокам хранения документы подразделяются на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).
• · по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, по материально — техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, технологическая, по изобретениям и открытиям и т. д.

Рассмотрим основные типы документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками. Типов документов, используемых в работе предприятия, достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500−600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

• · Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.
• · Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).
• · Внутренние. Данные документы используются для организации работы предприятия. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Исходящие документы — официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены:

• 1) по почте;
• 2) курьером;
• 3) электронной почтой;
• 4) по факсу.

Основные этапы обработки исходящих документов:

• 1) Составление проекта документа;
• 2) Согласование проекта документа;
• 3) Проверка правильности оформления проекта документа;
• 4) Регистрация документа;
• 5) Отправка документа адресату;
• 6) Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Составление проекта осуществляется в два этапа:

• 1) Составление чернового варианта — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.
• 2) Составление исполнителем проекта документа, после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования. Так же существует внутреннее согласование — неизбежный этап подготовки внутреннего документа.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные акты и т. д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. документация бухгалтерский учет инвентаризация После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы документооборота для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы:

• 1) номер документа, включающий номер дела;
• 2) дата документа;
• 3) адресат (корреспондент);
• 4) краткое содержание или заголовок к тексту;
• 5) отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
• 6) исполнитель;
• 7) примечание.

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов.

Отправка документов включает:

• 1. Проверку правильности оформления документов;
• 2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
• 3. Проверка правильности адресования;
• 4. Составление описи рассылки на заказную корреспонденцию;
• 5. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма;
• 6. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт;
• 7. Сроки отправки — все документы, исходящие из учреждения, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
• 8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы документооборота завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
• 9. Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.

Работу с исходящей документацией можно организовать при наличии локальной сети. Практически каждый исполнитель в нашей организации имеет персональный компьютер. Следовательно, можно создавать архив документации непосредственно на месте работы и передавать на общее хранение и создание общего архива секретарю-референту.

Документы, отправляемые организацией, в том числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляются централизованно экспедицией, участком канцелярии или секретарем в соответствии с действующими Почтовыми правилами.

Экспедиция принимает документы для отправки полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию сотрудники делопроизводства составляют опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит.

Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).

Примером исходящей документации могут служить приказы на перемещение сотрудников в другой цех или другую смену, а так же приказ на увольнение сотрудника.