Оформление дел. 
Организация и технология документационного обеспечения управления

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оно включает в себя комплекс работ по оформлению обложки дела, подшивке или переплету дела (брошюровке), нумерации лиетов, составлению листа-заверителя и внутренней описи документов дела (в необходимых случаях).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

Полное оформление дела предусматривает:

• • оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
• • нумерацию листов в деле;
• • составление листа-заверителя дела;
• • составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• • подшивку или переплет дела;
• • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты'.

• • наименование организации;
• • наименование структурного подразделения;
• • номер (индекс) дела;
• • заголовок дела;
• • дата дела (тома, части);
• • количество листов в деле;
• • срок хранения дела;
• • архивный шифр дела.

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения¹

Код федерального архива_.

код федерального органа исполнительной власти_.

_ Ф. №_.

Он. №_.

_ Д. №_.

(наименование федерального органа исполнительной власти и структурного подразделения) ДЕЛО №_ТОМ №_.

• (заголовок дела)
• (крайние даты)

На_лист Хранить_.

Ф. №_.

Оп. №_.

Д.№.

Оформление проставляемых на обложке дела реквизитов осуществляется следующим образом:

• • наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
• • наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;
• • номер дела должен соответствовать индексу дела по номенклатуре дел;
• • заголовок дела переносится из номенклатуры дел;
• • дата дела содержит указание года заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. Так же при оформлении дела:

• • число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами;
• • количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью;
• • срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения;
• • архивный шифр дела, состоящий из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения в архиве организации черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК соответствующего архива (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов федерального архива и федерального органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления ОК 006−2011 (ОКОГУ).

Установлен следующий порядок нумерации листов дела:

• • все листы дела, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа;
• • лист большого формата, сложенный и подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;
• • документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке;
• • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;
• • фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
• • подшитые в дело конверты е вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
• • приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

По завершении нумерации листов составляется заверительная надпись (.лист-заверитель дела), в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления и располагается в конце дела.

Форма листа-заверителя дела¹

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_

В деле подшито и пронумеровано_лист (ов),.

(цифрами и прописью) в том числе:

литерные номера листов_.

пропущенные номера листов_.

+ листов внутренней описи_.