Основными носителями информации являются входные и выходные документы, т. е. определенные формы, имеющие юридическую силу.
Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную или при помощи технических средств.
Выходная документация содержит сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется на печатающем устройстве.
Классификация документов:
- — по сфере деятельности — плановые, учетные, статистические и др.;
- — по отношению к объекту управления — входящие (первичные), сводные (исходящие), промежуточные, архивные;
- — по содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;
- — по назначению — распорядительные, исполнительные, комбинированные;
- — по объему отражаемых операций — единичные и сводные;
- — по способу использования — разовые и накопительные;
- — однострочные и многострочные;
- — по способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации учета.
Унификация и стандартизация всей документации.
Требования к документам: выделение трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей.
Заголовочная часть: наименование объекта, характеристика документа — индекс, код по ДКУД, наименование документа, зона для проставления кодов постоянных реквизитов-признаков. В заголовочной части в основном текстовая информация, которую нужно закодировать, выделяется рамка для проставления кодов постоянных признаков.
Содержательная часть: таблица, состоящая из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые признаки и их названия (слева).
Оформляющая часть: подписи и дата заполнения.
Последовательность формирования документа:
a. уточняется состав показателей, включаемых в документ,.
b. выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:
c. 1-я — постоянные признаки заголовочной части в рамке;
d. 2-я — переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования;
e. 3-я — количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.
f. контрольные суммы располагаются в последней графе (строке) или в конце документа. Экономического содержания не имеют. Реквизиты, подлежащие вводу в ПК, обводятся утолщенными линиями.
