Особенности оформления деловой корреспонденции по внешнеэкономической деятельности

Деловая переписка — универсальное средство общения, широко применяемое во всем мире. Деловая переписка отражает особенности языка, культуры, традиций, сложившуюся практику делового общения различных стран. Это нужно учитывать при ведении переписки с зарубежными корреспондентами. Основным языком международного общения является английский, но даже в англоговорящих странах (Великобритания, США и др.) сохраняются различия в оформлении деловых писем.

Особенно существенны эти различия в сравнении с принятыми у нас правилами и касаются они практически всех сторон оформления делового письма: правил разработки бланка, состава реквизитов письма, оформления реквизитов и их расположения на бланке письма.

В результате усилий международных организаций многие элементы письменного делового общения к настоящему времени унифицированы и стандартизированы. Требования к бланкам документов, используемых в управлении, торговле и промышленности, установлены международным стандартом ИСО 8439−90 «Разработка бланков. Основные положения» .

Форматы бумаги для изготовления бланков выбираются в соответствии с международными стандартами: ИСО 216−1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов, А и В»; ИСО 3535−1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка» .

Торговая документация готовится в соответствии с ИСО 6422−1985 «Типовые бланки для торговой документации» .

Размеры бланков выбираются в соответствии с ИСО 353−1975 «Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров» .

При подготовке письменной корреспонденции межстрочный интервал и шаг письма устанавливаются согласно ИСО 4882−1979 «Оргтехника и машины для обработки информации. Отбивка и разрядка текста» (исходный интервал между строками — basic depth spacing (bds) составляет 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма — basic width spacing (bws)-2,54MM).

Требования к почтовым конвертам установлены стандартом ИСО 269−1985 «Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры» .

Максимальные размеры почтового адреса и его размещение на бланке установлены ИСО 11 180−1993 «Адресация почтовая» .

Международной организацией по стандартизации издан межгосударственный стандарт ИСО 15 489−2001 «Информация и документация — управление документацией» (Informationanddocumentation-recordsmanagement), который регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности.

Стандарт состоит из двух частей.

Часть 1 «Общие положения» содержит основные принципы по управлению документацией в государственных и негосударственных организациях, создающих документы. К этим принципам относятся.

• · установление и документальное закрепление: основных правил и стандартов работы с документами в организации,
• · распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации, делопроизводственных процедур и технологий.
• · создание, применение и администрирование специальных систем для управления документами, интегрированных с системой управления и управленческими процессами.

Часть 2 «Руководящие указания» содержит описание процедур, помогающих обеспечивать управление документацией в соответствии с принципами, описанными в части первой стандарта. Под процедурами в данном случае понимаются такие делопроизводственные операции, как.

• · регистрация,
• · контроль,
• · классификация,
• · хранение документов и др.

Часть 1 предназначена для использования менеджерами в организациях, специалистами по управлению документацией, информацией и технологиями, а также для всех других работников организаций и частных лиц, обязанных создавать и использовать документы в своей деятельности. Часть 2 предназначена для использования специалистами по управлению документацией и работниками, в обязанности которых входит управление документацией в организации.

Часть 2 обеспечивает единую методологию применения части 1 стандарта во всех организациях, желающих наладить процесс управления документацией в соответствии с требованиями ИСО. Кроме того, разработчики отмечают, что стандарт предназначен и для высшего руководства организаций.

В стандарте, в частности, определяется ответственность (responsibilities) организаций за документы и правильную работу с ними: основные правила работы с документами (policy) в организации должны быть определены и документально зафиксированы, подписаны высшим руководством организации. Обязанности должны быть распределены между всеми сотрудниками организации, которые в процессе своей деятельности создают документы, что должно отражаться в должностных инструкциях сотрудников.

В целом описываемые в международном стандарте процессы работы с документами осуществляются и в делопроизводственной практике российских организаций. В РФ стандарт ИСО 15 489−2001 пока еще не является действующим нормативным документом, однако очевидно, что организации, взаимодействующие с зарубежными компаниями или рассчитывающие выйти на мировой рынок, должны учитывать требования данного документа и особенности деловой переписки наряду с положениями отечественной нормативно-правовой базы делопроизводства.