Таким образом, можно сделать следующие выводы. Номенклатура дел — это утверждённый систематизированный перечень дел заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, на сколько качественно она составлена, зависит оперативность работы с документами и их сохранность. Её наличие в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Она пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае изменения функции и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с первого января нового календарного года.
В течение года в утверждённую номенклатуру дел вносятся изменения.
Проведя анализ, было выявлено, что номенклатура дел за 2009 год была оформлена некорректно, она не соответствует общему образцу формы номенклатуры дел.
Выявленные недостатки. Отсутствуют следующие реквизиты:
- — Третья графа «Количество дел (тома, части);
- — Отсутствуют строки, указывающие на структурные подразделения;
- — Наименование организации;
- — наименование вида документа;
- — Гриф утверждения документа;
- — Дата документа и регистрационный номер;
- — Подпись ответственного за делопроизводство и архив;
а также:
- — «Итоговые сведения переданы в ведомственный архив»;
- — Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в организации;
- — Список сокращений;
- — Оглавление.
Номенклатура дел 2014 года составлена с нарушениями, не соответствует общим нормам и требованиям. Оформление номенклатуры дел 2014 года также не соответствует общим нормам и требованиям.
В заголовке отсутствуют:
- — дата документа и регистрационный номер;
- — место составления или издания документа.
В конце формы таблицы отсутствуют реквизиты:
Слева реквизиты техникума:
- — гриф согласования;
- — протокол ЭК «Исовский геологоразведочный техникум»;
- — дата документа и регистрационный номер.
Справа реквизиты МБОУ НГО «Архив»:
- — гриф согласования;
- — протокол ЭПК МБОУ НГО «Архив».
