Основные задачи организации делового совещания
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует: Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?». Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения. Нетерпимо… Читать ещё >
Основные задачи организации делового совещания (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Одна из основных задач ведущего делового совещания — привлечь как можно больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные вопросы — прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное русло.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует:
- 1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
- 2. Постоянно поддерживать разговор.
- 3. Немедленно принимать меры в случае возникновения эмоционального напряжения.
- 4. Выслушивать мнения всех оппонентов.
- 5. Нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и к отклонениям от темы.
- 6. При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: «Что именно вы имеете в виду?».
- 7. Чаще подводить промежуточные итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, — как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий.
Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.
При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Принятие решения складывается из пяти этапов:
- а) установление контактов
- б) определение проблемы
- в) определение целей
- г) изложение мыслей
- д) готовность к действию.