Использование терминов и словосочетаний

Термин — слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или термииосистему. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере ДОУ.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Система стандартов, но информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении терминов в письме необходимо следить за тем, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо поступить одним из следующих способов:

— дать официальное определение термина;

расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

— убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в тексте письма нередко вызывает трудности, обусловленные, как правило, незнанием значений терминов или искажением их структуры. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема постоянно изменяется: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. При этом один и тот же термин нередко получает новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию), или, напротив, одно и то же понятие обозначается несколькими терминами — явление, называемое синонимией терминов.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Термины-синонимы — это термины, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (например, термины «анкета», «опросный лист», «вопросник»).

Термины-синонимы могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). Полные синонимы — чрезвычайно редкое явление в языке, поэтому при использовании терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойство понятия необходимо выделить в тексте, а также на практику их употребления. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но различаются практикой употребления:

• — в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте);
• — в гражданском — двухи многосторонние сделки называются договорами;
• — во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»;
• — договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Применение лексических и графических сокращений. Длинные слова и словосочетания неудобны в речи, поэтому в целях ее сжатия вместо полных слов используются сокращения.

Различают два основных вида сокращений, которые представлены на рис. 4.8.

Рис. 4.8. Лексические и графические сокращения.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют в речи как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Существует несколько типов лексических и географических сокращений, они представлены в табл. 4.1 и 4.2.

Таблица 4.1

Типы лексических сокращений (аббревиатур).

Типы графических сокращений.

Таблица 4.2

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с прописной буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий (Минздрав, Моспроект), и со строчной, если обозначают родовое понятие (госархив, турагентство).

Инициальные аббревиатуры, независимо от того, являются они обозначением имени собственного или нарицательного, пишутся, как правило, прописными буквами: МГУ, ГРЭС, ГОСТ, ЛЭП за исключением некоторых аббревиатур, образованных от имени нарицательного: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части прописными буквами, а во второй — строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники. Аббревиатуры смешанного типа, образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв, пишутся следующим образом: если аббревиатура обозначает имя собственное, то в первой части первая буква — прописная, остальные — строчные.

Если аббревиатура обозначает имя нарицательное, все буквы первой части пишутся строчными буквами, а вторая часть — прописными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. При употреблении графических сокращений следует помнить, что сокращение не должно оканчиваться на гласную. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются; исключение составляют: гг. — годы, пп. — пункты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком фрагменте текста, например: «Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».

При употреблении в тексте документа сокращений следует проанализировать:

• — удобно ли сокращение для произнесения, запоминания;
• — не совпадает ли оно с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Употребление страдательных конструкций. В русском языке существует два типа близких по смыслу глагольных конструкций:

• — действительный залог: «мы рассмотрели ваши предложения»;
• — страдательный залог: «нами рассмотрены ваши предложения».

При употреблении действительного залога внимание акцентируется на субъекте действия, при употреблении страдательного — на самом действии.

В деловом стиле предпочтение отдается страдательным (пассивным) конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает…»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т. п. Такого рода обороты — одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов. Самыми широкими возможностями сочетаемости с другими словами обладают слова в литературной речи. Одна из особенностей деловой речи — ограниченная возможность слов вступать в смысловые отношения с другими словами.

Ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетание к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста и его восприятии.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже — в творительном, например: «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. и.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. и.) жилых и административных зданий (род. и.)». В литературной речи такие фразы неприемлемы. Широкое их использование в деловой речи объясняется, по-видимому, тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным. В деловой речи чрезвычайно активно вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия и глаголов, например: оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать. Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект. Очевидно, поэтому в условиях делового общения получили широкое распространение словосочетания из отглагольного существительного и глагола, которые не только называют действие (произвести, оказать, провести), но и обозначают предмет действия (ремонт, помощь, учет).

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность делового стиля — преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым), с обособленными оборотами (причастными, деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др. Например: «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

Из сложных предложений наиболее употребительны сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные, например: «При условии нанесения на стальные тонкостенные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом. Если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом. В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того что», «в силу того что», «вследствие того что».

Заимствованные слова. В настоящее время в нашей речи появилось огромное количество новых слов, среди которых можно найти множество заимствованных. Заимствования широко используются и в деловой сфере.

Заимствование — это элемент чужого языка (слово, морфема, синтаксическая конструкция и т. п.), перенесенный из одного языка в другой в результате языковых контактов, а также сам процесс перехода элементов одного языка в другой. Обычно заимствуются слова, реже синтаксические и фразеологические обороты.

Существует следующая классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

• — слова, утратившие какие бы то ни было признаки нерусского происхождения;
• — слова, сохраняющие некоторые внешние признаки иноязычного происхождения;
• — общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в других европейских языках.

Такая классификация, используемая в стилистике, преследует практические цели — выработать рекомендации к употреблению в речи тех или иных иноязычных слов.

Заимствованные слова, получившие всеобщее распространение и закрепившиеся в составе межстилевой русской лексики, с точки зрения стилистики не представляют интереса. В стилистической оценке нуждаются заимствованные слова, имеющие ограниченную сферу употребления. Изучение и своевременная фиксация иноязычных слов, постоянно пополняющих литературный язык, необходимы для успешной борьбы с ненужными заимствованиями, которая остается одной из важнейших составных частей культурно-регулятивной деятельности в области языка.

Рассматривая в процессе анализа заимствованной лексики преимущественно именную лексику, можно выделить приведенные ниже группы слов.

• 1. Иноязычные слова, именующие банковские операции. В эту группу включены слова, обозначающие проводимые банками операции по привлечению и размещению денежных средств и ценных бумаг, осуществлению расчетов и т. д. Приведем примеры:
  • — инкассо (итал. incasso) — вид банковской операции, состоящий в получении банком причитающихся клиенту денег;
  • — аккредитив (нем. akkreditiv, фр. accreditif, лат. accreditivus — доверительный) — 1) (конец XIX в.) — вид банковского счета, дающий возможность контрагент}' получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, работу, услуги немедленно по исполнении обязательств; 2) (первая половина XX в.) — именная ценная бумага, удостоверяющая право лица, на имя которого она выписана в банке, получить указанную в ней сумму в любом банке;
  • — сальдо (конец XIX в.; итал. saldo — расчет, остаток) — в бухгалтерском учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов;
  • — кредит (начало XVIII в.; лат. creditum — ссуда) — 1) предоставление денег или товаров в пользование на срок на условиях возвратности и, как правило, с уплатой; 2) сумма, в пределах которой разрешен расход на определенные цели.

Составляющие данной группы являются терминами. Большинство из них не имеет терминологических эквивалентов в русском языке, поэтому их использование в сфере делового общения вполне уместно и оправданно.

• 2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо. Слова, объединенные в данную группу, обозначают действие, но предоставлению кому-либо материальных средств или гарантий. Приведем примеры:
  • — консультация (вторая половина XVIII в.; лат. consultatio) — совет, разъяснение специалиста по какому-либо вопросу;
  • — сервис (начало XX в.; англ, service) — обслуживание, удовлетворение бытовых нужд населения;
  • — гарантия (конец XVIII в.; фр. garantie) — ручательство, условие, обеспечивающее что-либо.
• 3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо. Слова, вошедшие в обозначенную группу, называют действия по воплощению чего-либо в действительность или приведению чего-либо в исполнение, например: эксплуатация, реализация, организация.
• 4. Слова, именующие документацию. В данную группу входят слова, называющие любую документацию независимо от сферы ее функционирования. Это, например, ноу-хау (вторая половина XX в.; англ, know-how — знаю, как) — техническое знание, опыт, документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.
• 5. Группа слов, именующих печатные издания. Слова, вошедшие в данную группу, называют то, что издается или издано: брошюра, буклет.
• 6. Слова, именующие время. В названную группу входят словарные единицы, характеризующие время в любой интерпретации: квартал, период, дата.
• 7. Слова, именующие место. Данная группа объединила слова, именующие какое-либо пространство, которое занято или может быть занято кемлибо: район, тракт.

В текстах служебной корреспонденции часто используются псевдо иностранные слова, которые могли возникнуть в ареале русского языка, но на базе элементов классических языков. Надо заметить, что иноязычное происхождение подобных слов уже не так ощутимо на современном этапе развития русского языка, поскольку они прижились в его рамках и обрели статус русифицированных. К числу освоенных русским языком можно отнести, например, такие слова, как экономика (от лат. economia — хозяйство, от греч. oikonomike — искусство ведения домашнего хозяйства); квартал (от лат. quar-tus — четвертый); график (от греч. graphikos — начертанный); пункт (от лат. punctum — точка).

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы. Например, заимствованное слово — импорт и русское слово — ввоз.

Употребление иноязычных терминов связано с тем, что семантика русских аналогов недостаточно отражает официальность и значимость понятий. Подобный факт также является следствием интенсивного влияния английского языка в сфере делового общения, особенно в данный период. Заимствование иноязычной лексики — процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах, как в деловой речи, так и в других областях не вредит языку, а, наоборот, обогащает его.

Требования к абзацам текста. Известно, что абзац — фрагмент печатного текста от одной красной строки до другой. Но не всегда мы осознаем, какие возможности дает нам деление текста делового документа на абзацы. А они поистине значительны, и специалист, понимающий это, держит в своих руках дополнительный ключик к установлению контакта, взаимопонимания между ним и его адресатом.

Лингвисты высказывают различные предположения о том, что такое абзац в содержательном смысле. В основу берутся разные признаки: относительная тематическая завершенность, синтаксическая целостность, логика развития мысли и др. Для практика же важно понимание целей, которым может служить абзац в структуре текста.

Если главное назначение делового письма — донести до читателя какуюлибо информацию, направить его действия в нужном адресанту русле, то и абзац, в конечном счете, должен работать на достижение поставленных составителем документа задач. Поэтому главная цель абзацного деления — воздействовать на получателя. Красная строка обращает на себя внимание, и содержание начала абзаца лучше закрепляется в памяти читающего. Поэтому абзацем хорошо выделить ту часть текста, на которую, по замыслу, адресат должен обратить особое внимание.

Абзацное членение служит композиционной ясности текста. И логически выстроенное сообщение, части которого выделены графически, легче будет усвоено адресатом. Обычно выделяют значимые части текста, которые представлены на рис. 4.9.

Особенно важно понимать, что абзац — средство воздействия на адресата на невербальном (несловесном) уровне, и для достижения коммуникативной цели нужно использовать максимум возможностей, действующих как на сознание, так и на подсознание. С абзацем связана возможность выразить специфику функционального стиля, жанра речи и особенности индивидуального слога. И последнее. Текст с небольшими абзацами легче читается. Крупные блоки текста, никак графически не расчлененные, отпугивают читателя, и если он не заинтересован в предлагаемой информации, то все усилия по составлению послания окажутся тщетными — оно останется непрочитанным.

Рис. 4.9. Композиция текста

Деление текста на абзацы основывается, как правило, на субъективных критериях, является делом вкуса и языкового чутья человека. Определяет принципы деления текста в первую очередь цель отправителя. Но существуют и объективные принципы членения текста на абзацы. Знание этих принципов, учет значения абзацного членения для восприятия текста позволяет добиться взаимопонимания в непростом виде общения с помощью письменных знаков.

Вопросы и задания для самоконтроля

• 1. Какие общие требования предъявляются к подготовке и оформлению документов?
• 2. Какой принцип использован при построении системы потребительских форматов бумаги? Какие форматы бумаги используются для создания управленческих документов?
• 3. Что такое реквизит документа? Сгруппируйте реквизиты организационнораспорядительных документов в зависимости от их целевого назначения и дайте им краткую характеристику.
• 4. Что такое формуляр документа? Какие виды формуляров вы знаете?
• 5. Выберите варианты правильного оформления реквизита «Дата»:
  • а) 17 января 2017 г.;
  • б) 17 января 2017 г.;
  • в) 17.01.2017;
  • г) 17.01.17.
• 6. Сформулируйте заголовки к документам по следующим вопросам:
  • а) приказ — создастся ЭК;
  • б) письмо — содержит просьбу по вопросу выделения дополнительных финансовых средств;
  • в) протокол — заседал координационный совет;
  • г) должностная инструкция — руководствоваться инструкцией будет секретарь.
• 7. Что такое ОРД? Какие основные группы документов выделяют в системе ОРД?
• 8. Какова цель разработки унифицированной системы ОРД? Какой принцип применен при построении УСОРД?
• 9. Какие реквизиты используются при составлении служебного письма?
• 10. По какой схеме формулируются пункты распорядительной части приказа?
• 11. Оформите приказ по основной деятельности, используя следующие данные:
  • — автор документа — открытое акционерное общество «Арсенал» (ОАО «Прогресс»);
  • — текст:

«В целях сокращения и оптимизации документооборота в ОАО «Прогресс».

ПРИКАЗЫВАЮ:

• 1. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации.
• 2. Утвердить прилагаемый перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ.
• 3. Заведующему канцелярией С. К. Шипуковой представлять сведения о динамике документооборота в ОАО «Прогресс» ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным"; — подписывает приказ генеральный директор. Все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
• 12. Какие виды справок вы знаете?
• 13. В чем особенность оформления внутренних и внешних справок?
• 14. Какие виды докладных записок вы знаете?
• 15. Кем подписываются различные виды докладных записок?
• 16. Оформите докладную записку, используя следующие данные:
  • — адресат — заведующий отделом образования Администрации г. Белгорода К. В. Смоляиов;
  • — текст: «По Вашему поручению мною проверена подготовка школы № 12 к началу учебного года. Установлено, что классные помещения снабжены соответствующей мебелью и оборудованием, школа обеспечена необходимыми методическими пособиями. Педагогическим персоналом школа укомплектована»;
  • — подписывает докладную записку ведущий специалист отдела образования В. В. Нечипоренко.
• 17. Какие виды актов подлежат утверждению?
• 18. Кем подписываются акты?
• 19. Оформите акт, используя следующие данные:
  • — заголовок: «О списании имущества»;
  • — текст: «Основание: приказ директора завода от 22.07.2017 № 96 „О проведении инвентаризации“. Составлен комиссией: председатель — начальник отдела снабжения А. И. Петров. Члены комиссии: инженер завода В. Н. Бсльксвич, заведующий складом К. С. Сидоренко;
  • — В период с 22.07.2017 по 21.08.2017 комиссия провела работу по установлению непригодности к дальнейшему использованию имущества. Комиссия установила, что имущество согласно прилагаемому к акту перечню подлежит списанию из-за непригодности к дальнейшему использованию. Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экземпляр — в отдел снабжения; 2-й экземпляр — в бухгалтерию»;
  • — приложение: перечень имущества на 3 л. в 2 экз.;
  • — подписывают акт председатель комиссии А. И. Петров, члены комиссии: В. Н. Бсльксвич, К. С. Сидоренко;
  • — утверждает акт заместитель директора открытого акционерного общества «Курский завод „Электроника“» С. II. Пашкевич;
  • — все недостающие реквизиты оформите самостоятельно.
• 20. Из каких частей состоит текст протокола? Какова композиционная структура каждой части?
• 21. Какие документы относятся к организационно-правовым?
• 22. Какова основная функция организационно-правовых документов в управленческой деятельности?
• 23. Какие документы относятся к учредительным документам организации?
• 24. Какими нормативными документами регламентируется создание учредительных документов?
• 25. Каковы способы придания юридической силы организационно-правовым документам?
• 26. Каков срок действия организационно-правовых документов?
• 27. Какие документы регламентируют деятельность структурного подразделения и работников организации?
• 28. На основе каких нормативных документов разрабатывается должностная инструкция?
• 29. Каково основное назначение распорядительных документов?
• 30. Каково назначение информационно-справочных документов в управленческой деятельности?
• 31. Какие документы относятся к информационно-справочным документам?
• 32. Кто имеет право составлять и подписывать докладные записки, справки, предложения?
• 33. Каковы основные правила оформления различных чисел, цифровой информации?
• 34. Каковы особенности языка служебных документов?
• 35. Охарактеризуйте специфические признаки делового стиля языка.