Организация управленческой деятельности и ее информационной поддержки

В результате освоения материала раздела I студент должен:

знать

• • содержание базовых понятий «система», «управление», «система управления» ;
• • структуру системы управления и назначение ее компонентов;
• • содержание и характеристики управленческой и офисной деятельности;
• • проблемы организации офисной деятельности;
• • содержание понятия «документ» и основные характеристики документа;
• • содержание деятельности по управлению документами;
• • состав, свойства и функции системы управления документами;
• • структуру и содержание нормативно-правовой базы документирования управленческой деятельности;
• • правовые основы стандартизации;
• • состав государственных и международных стандартов в области документирования управленческой деятельности, классификаторов технико-экономической и социальной информации;
• • состав и содержание общероссийских систем документации и унифицированных систем управленческой документации;

уметь

• • определять компоненты системы управления;
• • определять на качественном уровне характеристики офисной деятельности;
• • определять на качественном уровне характеристики документов;
• • определять содержание деятельности по управлению документами;

владеть навыками

• • определения тех компонентов нормативно-правовой базы документирования управленческой деятельности, которые регулируют управление документами для конкретных объектов своей профессиональной области;
• • определения видов унифицированных форм отраслевой документации, характерных для конкретных объектов своей профессиональной области.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ И ОФИСНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Базовые понятия управленческой деятельности

Для определения содержания понятия «управленческая деятельность» необходимо обратиться к рассмотрению категорий, так или иначе связанных с определяемым понятием. Исходным является понятие «система управления» .

Основными образующими компонентами здесь являются «система» и «управление». При всей важности для современной науки они до сих пор не имеют общепринятых формальных определений.

Понятие «система» широко распространено в научной литературе по различным отраслям знания. Можно встретить противоречивые толкования этого понятия, отражающие разные его аспекты. В работе философа А. И. Уемова^[1] приводятся 34 различных определений понятия «система» — следствие фундаментального, предельного характера обобщения, которое скрывается за этим словом. Каждый автор, определяя это понятие, подчеркивает ту сторону, тс аспекты, которые его интересуют и которые он исследует. Тем не менее можно сформулировать требования, которым должен удовлетворять объект, чтобы он рассматривался в качестве системы.

Прежде всего, это целостность объекта. Любое образование, любое множество объектов может быть названо системой, если его рассмотрение как целого оправдано с какой-либо точки зрения и может помочь исследователю ответить на поставленный вопрос, решить сформулированную задачу.

Естественно, что временем существования такой системы является время, в течение которого ставится и решается задача. Объект, образующий систему, продолжает существовать, но он будет образовывать уже другую систему в соответствии с новыми задачами изучения. Таким образом, всегда необходимо определить цель изучения, критерий, обусловливающий существование данного объекта как целого. Наличие такого критерия является вторым необходимым условием рассмотрения объекта как системы.

Третьим условием будет требование, чтобы рассматриваемый объект был частью, подсистемой некоторой большей системы, что позволяет определить, с какими другими объектами и каким образом он взаимодействует.

Последним, четвертым условием, необходимым для рассмотрения объекта как системы, является возможность разбиения его на части, на подсистемы. Это позволяет выяснить, какие связи и взаимодействия между составляющими объект элементами обеспечивают его единство, существование как целого.

В качестве примера, иллюстрирующего рассмотренный подход к определению сущности понятия «система», обратимся к объектам производственного и экономического характера.

Все известные нам производственные и экономические объекты в процессе своего функционирования выступают как целостные образования (международные и региональные экономические объединения, национальная экономика, отрасль промышленности, производственное объединение, торговая фирма, промышленное предприятие, цех, производственный участок и т. п.), причем с четко определенными границами (физическими, юридическими и др.).

Существование производственных и экономических объектов как целостных образований определяется, прежде всего, их назначением, которое заключается, в конечном счете, в удовлетворении материальных потребностей общества, причем для каждого конкретного объекта определены конкретные виды производимой продукции и оказываемых услуг.

Каждый производственный и экономический объект входит в качестве элемента в другую систему экономического и производственного характера, что определяет состав и виды его взаимодействий с окружающей средой, среди которых можно выделить материальные, энергетические, информационные и т. п.

В свою очередь, каждый производственный и экономический объект состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения в рамках общества.

Таким образом, выполняются все перечисленные требования к рассмотрению объекта как системы. Следовательно, все производственные и экономические объекты являются системами.

Подобное рассмотрение объектов иного характера (научного, военного, культурного и др.) приводит к таким же результатам.

Понятие «управление», так же как и понятие «система», до сих пор не имеет общепринятого определения, но тем не менее в большинстве случаев можно выделить процессы управления.

Если проанализировать все случаи, когда мы в состоянии это сделать, выяснится, что процессы управления связаны с изменениями, происходящими в системе в результате ее взаимодействия с окружающей средой. Поскольку всякая реальная система является открытой, т. е. взаимодействует с внешней средой, постольку в ней происходят изменения, которые могут иметь две крайние и противоположные друг другу формы: деградацию (разрушение системы) и развитие (усложнение системы, накопление ею информации). Вместе с тем возможно и временное равновесие между системой и средой, благодаря которому система в течение известного времени либо остается относительно неизменной, либо испытывает лишь обратимые изменения, не нарушающие ее целостности.

Количественной характеристикой организованности системы является ее энтропия, бо? льшее значение которой отвечает меньшему уровню сложности и организации системы. Для обеспечения сохранения целостности системы необходимы процессы, препятствующие увеличению энтропии. Это и есть процессы управления, общим для которых является их антиэнтропийный характер. В связи с этим процесс управления в сущности своей является антиподом процесса дезорганизации, он позволяет в зависимости от особенностей конкретных систем стабилизировать систему, сохранить ее качественную определенность, поддержать ее динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование системы и достижение того или иного полезного эффекта. Коротко говоря, управление — это обеспечение неувеличения энтропии системы.

Как уже отмечалось, любая реальная система взаимодействует с внешней средой, в результате чего с ней происходят изменения различного рода, выражающиеся в протекании некоторого процесса. Этот процесс изменения системы и вызывает необходимость управления. Таким образом, в основе любой системы управления лежит процесс, требующий управления.

Однако нс всякое протекание процесса требует управления, а лишь то, которое ведет к увеличению энтропии. В связи с этим необходимо связать характер изменений, лежащих в основе процесса, с критерием качества системы, т. е. нужно определить цель управления. В этом смысле системы управления обладают целенаправленностью.

Далее, поскольку осуществление процессов управления выделяется в обособленную функцию, то на ее выполнении специализируются некоторые элементы системы. В связи с этим системы управления обладают определенной структурой, а именно — состоят из управляемого процесса и управляющей части. Данное положение является весьма принципиальным, поскольку существуют объекты, которые в течение определенного интервала времени сохраняют свою качественную определенность и без явно выраженной управляющей компоненты. Как правило, это достаточно простые физические объекты (камень, стул и т. п.), которые в дальнейшем нами рассматриваться не будут.

Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенные воздействия, чтобы в соответствии с целью управления обеспечить сохранение качественной определенности всей системы. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей нужно сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 1.1).

Представленная на рис. 1.1 схема носит общий характер и справедлива для любой системы управления. Управляющая часть, в свою очередь, состоит из целого ряда элементов, каждый из которых выполняет определенную функцию в реализации процесса управления и связан с другими информационными связями.

В состав элементов входят:

• — измерительные;
• — исполнительные;
• — решающие.

Рис. 1.1. Общая схема системы управления.

Они связаны между собой и с внешней средой посредством передачи:

• — информации о целях управления;
• — информации о состоянии управляемого процесса;
• — информации об управляющих воздействиях.

На рис. 1.2 представлена структура системы управления с учетом состава элементов управляющей части.

Рис. 1.2. Структура системы управления.

Управляемый процесс может иметь довольно сложную структуру, обуславливаемую конкретными особенностями его протекания, и состоять из подпроцессов, относительно автономных и различным образом взаимодействующих друг с другом. Автономность подпроцессов выражается в их определенной локализации во времени и пространстве, наличием собственных критериев качества функционирования и определяет, таким образом, собственные управляющие части.

Сложная конфигурация управляемого процесса порождает и соответствующее усложнение управляющей части системы управления, приводя к появлению дополнительных координирующих элементов, зачастую нескольких уровней. Можно говорить об относительной самостоятельности управляющей части уже со своими критериями функционирования, сложной структурой, принципами и законами внутреннего существования, т. е. речь идет уже скорее об управляющей системе.

А это означает, что функционирование такой системы определяет соответствующий и отличный от других (порождаемых управляемым процессом) специфический вид деятельности — управленческую деятельность.

• [1] Уемов А. И. Системный подход и общая теория систем. М.: Мысль, 1978.