Организация и технология текущего хранения документов

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

• • этапы проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации;
• • значение номенклатуры дел для систематизации документального фонда;
• • типы и виды номенклатур дел;
• • организационный и технологический алгоритмы разработки номенклатуры дел;
• • правила формирования дел;
• • правила подготовки дел к передаче на архивное хранение; уметь
• • разрабатывать номенклатуры дел;
• • формулировать заголовки дел;
• • определять сроки хранения документов в соответствии с нормативными правовыми актами и перечнями документов со сроками хранения;

владеть

• навыками оформления и составления номенклатуры дел.

Понятие, виды и типы номенклатуры дел

Номенклатурой дел называется систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В данном значении понятие «номенклатура дел» используется и в Правилах делопроизводства и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее в данной главе — Методические рекомендации).

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень», «роспись имен», а потеп — «имя», «название», «наименование».

Цель создания номенклатуры дел — закрепить систематизацию документального фонда организации и его структуру, а также систематизацию документов, входящих в его состав (схему их группировки). Документальный фонд организации представляет собой совокупность документов, возникающих по всем вопросам ее деятельности, которые сгруппированы в первичные комплексы, т. е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными названиями (.заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела называются формированием дел. Оно осуществляется для обеспечения классификации и систематизации документов в структурных подразделениях и на рабочих местах исполнителей, организации их текущего хранения, учета, быстроты поиска дел и документов и обеспечения их сохранности.

Внимание!

Номенклатура дел является многофункциональным документом.

Номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ, поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено за год, т. е. итоговая запись номенклатуры дел фиксирует количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения. По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел, но личному составу.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников, применяемых в делопроизводстве организации. Номенклатура дел закрепляет систематизацию дел документального фонда организации в соответствии с определенной классификационной схемой, которая должна быть подготовлена в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам, могут быть непосредственно использованы как классификатор в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов для формирования их конкретных индексов в пределах документопотоков. С учетом классификационной схемы хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны и другие классификаторы, например классификатор направлений или вопросов/участков деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации (в электронном документообороте — «навигаторы», «представления») исполненных документов и т. п.

Номенклатуру дел можно рассматривать как плановый документ, так как она содержит заголовки дел, которые будут сформированы по направлениям деятельности или функциям организации в следующем календарном году (и на перспективу до пяти лет, если эти направления деятельности существенно не будут изменяться). Одно из организационных правил разработки номенклатуры дел гласит, что она составляется на предстоящий календарный год в последнем квартале предшествующего года.

Номенклатура дел в качестве организационного документа отражает в своей классификационной схеме (главной таблице) или схему организационной структуры, или направления деятельности и функции организации; состав и содержание документов (заголовки дел), количество дел показывают степень активности деловых процессов в рамках деятельности, закрепленной уставом или положением об организации. Номенклатура дел может служить справочником в процессе анализа и подтверждения схемы организационной структуры и факта существования конкретного структурного подразделения в организации в конкретном году, а также быть косвенным доказательством реализации определенных функций и операций, по которым возникли комплексы документов (дела), зафиксированные в итоговой записи номенклатуры дел.

В процессе разработки номенклатуры организуется первый этап проведения экспертизы ценности документов организации, которая осуществляется при формулировании заголовков дел и определении сроков их хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно:

• — для обеспечения приема в архив или на архивное хранение оптимального объема и состава документов;
• — обеспечения сохранности документов, имеющих временное справочное значение;
• — выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
• — определения сроков хранения, не установленных перечнями документов со сроками хранения.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

Различают три вида номенклатур дел;

• — индивидуальная номенклатура дел конкретной организации или ее структурного подразделения;
• — типовая номенклатура дел;
• — примерная номенклатура дел.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, иногда может называться сводной номенклатурой дел организации.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однородным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел обычно разрабатывается вышестоящей организацией или управляющей компанией в крупной корпорации для своих подведомственных структур или компаний, входящих в состав холдинга, является нормативным документом и носит обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и имеет рекомендательный характер.

В субъектах РФ государственными и муниципальными архивами и архивными учреждениями, которые организуют работу с источниками комплектования, разрабатываются для однородных организаций примерные номенклатуры дел (для отделов образования, здравоохранения, медицинских учреждений, учреждений культуры, службы судебных приставов, нотариусов, отделов записи актов гражданского состояния, служб «одного окна» и даже акционерных обществ).

Номенклатура дел является классификатором. Как классификатор она может быть структурного, производственно-отраслевого или функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются наименования структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа. Разработка номенклатуры дел структурного типа предусмотрена Правилами делопроизводства для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются и общие функции управления, и конкретные направления деятельности организации. Подобные номенклатуры дел разрабатываются в крупных коммерческих организациях. Конкретные функции, выполняемые, как правило, небольшими организациями, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа.

Практика

Сравните примеры классификационных схем (главных таблиц) номенклатур дел основных типов:

Внимание!

Для федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и органов местного самоуправления номенклатуры дел структурного тина являются обязательными.

Названия подразделений организации в главной таблице номенклатуры дел структурного типа располагаются по степени их значимости, завершает состав разделов обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «совет ветеранов».

Первым названием раздела (классом 01 в главной таблице), как правило, является название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации. Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами», «Секретариат», «Административный отдел» или другие, которые применяются для названия конкретной службы делопроизводства.

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа.

Таким образом, в делопроизводстве номенклатура дел выполняет следующие функции:

• — представляет собой основной метод осуществления систематизации документального фонда;
• — закрепляет схему формирования дел;
• — регламентирует соблюдение установленных сроков хранения документов;
• — обеспечивает учет документов и дел и методическое единство учета в делопроизводстве и архивном деле;
• — способствует поиску документов и дел в процессе их текущего оперативного хранения в делопроизводстве.

В номенклатуру дел включают заголовки всех дел, образующихся в деятельности организации (включая общественные организации), в том числе заголовки дел с документами, существующими в электронной форме (папки, представления, базы данных информационных систем).

Не включаются в номенклатуру дел только печатные издания и рекламные письма, получаемые по массовой рассылке.

Служба делопроизводства организует разработку или ежегодное утверждение номенклатуры дел в плановом порядке, а затем в течение года контролирует правильность формирования дел исполнителями в структурных подразделениях и разъясняет, что номенклатура дел:

• — помогает правильно распределять исполненные документы по папкам/делам; на рабочих местах поддерживается порядок;
• — закрепляет индексы дел, т. е. берет документы и дела на учет;
• — закрепляет сроки хранения документов и дел; исполнитель уже может не думать об установлении сроков, он просто их соблюдает;
• — исполнителю/ответственному за делопроизводство в структурном подразделении легко готовить дела к передаче в архив организации и составлять описи и акты, так как заголовки дел сформулированы правильно, а сроки хранения документов уже закреплены номенклатурой дел.