Документооборот организации. 
Организация и технология документационного обеспечения управления

В результате изучения материала данной главы студент должен: знать

• • принципы рациональной организации документооборота; уметь
• • анализировать документооборот и документопотоки по качественным и количественным признакам;

владеть

• методами рациональной организации документооборота с применением информационных технологий.

Качественные и количественные характеристики документооборота

Документооборот представляет собой движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления/отправки. Организационными основами документооборота являются организационно-правовая форма и направления деятельности организации, основные задачи и функции, схема построения организационной структуры, объем и характер внешних коммуникаций, распределение зон ответственности и делегирование полномочий внутри организации. Документооборот организуется с применением современных информационных технологий и совершенствуется за счет внедрения в административные процедуры и бизнес-процессы программно-аппаратных средств и информационных систем как инструментов реализации управленческих процессов.

Предметная сущность документооборота проявляется лишь тогда, когда в организации имеется четкое представление о том, какие виды и разновидности документов, кому (каким должностным лицам, в какие подразделения и каким специалистам), с какой целью и в какие сроки должны быть переданы, направлены, причем в первую очередь по типовым, маршрутизируемым и настраиваемым схемам документопотоков. Документооборот предполагает прежде всего целенаправленное управление документами.

Движение документов в организации рассматривается на первом уровне классификации как документоиоток входящих (поступающих в организацию) документов, документопоток исходящих документов (отправляемых организацией в соответствии с ее внешними связями и характером взаимодействия), а также документоиоток внутренних документов.

Документопотоки анализируются и регламентируются по качественным и количественным параметрам.

Качественные параметры документооборота определяются в настоящее время:

• — видовым составом документов, составляющих тот или иной документопоток, так как в названии вида документа отражаются цель его создания и управленческая ситуация;
• — правильностью выполнения делопроизводственных операций, которые выполняют с документами все руководители и сотрудники организации, поскольку делопроизводство является нормативно регулируемой технологией.

Количественные параметры представляют собой данные об общем объеме документооборота организации и количестве документов, входящих в тот или иной документопоток за определенный период времени, т. е. учет количества документов может быть как полным, так и выборочным по видам документов, форме их представления, вопросам деятельности, структурным подразделениям и другим управленческим параметрам, которые учитываются в процессе организации и совершенствования документооборота.

Документопоток входящих документов составляют в основном:

• — законодательные и нормативные правовые акты государственных органов (копии), поступающие в организацию, как правило, в результате «пересылки» с сопроводительными письмами вышестоящих органов управления; они обычно направляются в порядке простого информирования и для сведения, но иногда в сопроводительных письмах вышестоящий орган управления дает прямые указания по исполнению и применению изданных законодательных и нормативных правовых актов с указанием сроков исполнения;
• — нормативные правовые акты, издаваемые органами местного самоуправления (полученные копии), на территории которых зарегистрирован адрес местонахождения организации и осуществляется ее оперативная деятельность (деятельность исполнительных органов);
• — организационные и распорядительные документы вышестоящей организации, копии которых направляются подведомственным организациям для исполнения и последующего представления отчетов. По видовому составу это могут быть правила, положения, регламенты, решения или выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов, приказы, распоряжения, поручения, а также письма, содержащие прямые поручения, указания или методические рекомендации, требующие или не требующие ответа;
• — письма-ответы вышестоящей организации, а также контролирующих и регулирующих органов, получаемые в ответ на письма-запросы, направленные в вышестоящие органы, включая письма о согласовании проектов документов — положений, регламентов, договоров и т. п.;
• — переписка с равностоящими организациями в процессе регламентированных взаимосвязей с ними. По видовому составу это договоры и документы по их исполнению, включая первичные учетные документы (дополнительные соглашения, заявки, счета, акты выполнения работ, акты сверки расчетов, протоколы разногласий, платежные поручения и т. п.); письма информационные, предложения, гарантийные, претензионные, письмазапросы, уведомления и т. п.;
• — переписка с подчиненными и территориально обособленными организациями; письма-запросы о предоставлении информации, планы, задания и отчеты об их исполнении, служебные записки по всем вопросам деятельности, копии изданных подведомственными организациями распорядительных документов, присланные для сведения, проекты документов всех видов, требующих согласования с вышестоящей организацией, письма-ответы на полученные запросы и т. п.;
• — обращения граждан (предложения, заявления и жалобы), которые в зависимости от содержания и срока хранения, в свою очередь, разделяются на три документопотока: переписка о серьезных нарушениях в работе организации и коррупциогеиности; переписка по личным вопросам, которая часто ведется с учетом сопроводительных писем и запросов депутатов представительных органов разных уровней; переписка по оперативным вопросам; видовой состав переписки по обращениям граждан дополняют уведомления, извещения и соглашения по вопросам обработки персональных данных граждан.

Документопоток исходящих документов представляет собой прежде всего совокупность документов, создаваемых внутри организации в инициативном порядке и направляемых адресатам в процессе внешних коммуникаций:

• — письма-запросы в контролирующие и регулирующие организации, в общественные организации и в вышестоящую организацию, в равностоящие или подведомственные организации, которые составляются по всем вопросам деятельности организации;
• — распорядительные документы (копии), указания и поручения, направляемые в подведомственные организации, которые могут направляться с сопроводительными письмами.

Другой частью данного документопотока являются письма-ответы, служебные записки, отчеты, планы, программы, документы об исполнении договоров и соглашений, составляемые и отправляемые организацией в ответ на соответствующие поступившие документы (в пределах каждого документопотока по направлениям и вопросам деятельности организации формируется переписка по принципу: запрос-ответ), а также ответы на обращения граждан.

Документопотоки внутренних документов организации составляют прежде всего документы по общим функциям управления организацией, которые обеспечивает в основном система организационно-распорядительной документации и документы специальных систем документации, включая научно-техническую документацию.

По видовому составу в данный документопоток в первую очередь включаются:

• — учредительные документы, документы корпоративного управления (учредительный договор или решение государственного органа о создании организации-юридического лица, устав или положение об организации, положения об органах управления и исполнительных органах, регламенты их работы и протоколы заседаний, информационные сообщения о существенных событиях, положения о должностях членов совета директоров, независимых директоров и корпоративного секретаря, кодекс корпоративного поведения или профессиональной этики и т. п.);
• — организационные документы, которые организация издает в порядке оперативного самоуправления и которые составляют ее локальную нормативную базу (стратегия развития, концепции и политики, положения об исполнительных органах, штатное расписание, схема организационной структуры; инструкции, правила и регламенты, обязательность которых установлена действующим законодательством и нормативными правовыми актами; положения о структурных подразделениях, должностные и рабочие инструкции и т. п.);
• — организационные документы методического или технологического/ технического характера (инструкции, правила, регламенты) по административным процедурам, бизнеси производственным процессам, стандарты предприятий и т. п.);
• — распорядительные документы (приказы первого руководителя, приказы и распоряжения уполномоченных им должностных лиц, протоколы заседаний и совещаний, заявления, справки, служебные записки и тому подобные документы, являющиеся основаниями для издания приказов и принятия решений коллегиальными органами);
• — доверенности на представление интересов организации и журналы их регистрации. Копии выданных доверенностей остаются в организации, а также в организацию возвращаются оригиналы доверенностей в связи с истечением срока их действия или отзывом;
• — трудовые договоры и документы по их исполнению, которые организация-работодатель заключает с сотрудниками;
• — документы по управлению персоналом, учету труда, обеспечению техники безопасности и охране труда (заявления, табели, инструкции, планы обучения и повышения квалификации, отчеты, протоколы аттестационных и квалификационных комиссий и т. п.);
• — все виды справочно-информационных документов и электронные сообщения, с помощью которых осуществляются внутренние коммуникации (служебные записки, акты, справки и т. п.);
• — плановые и учетные документы, составляемые в процессе ведения бухгалтерского и налогового учета (их часть в форме оригиналов включается в документопоток направляемых в контролирующие и регулирующие органы документов);
• — планы и отчеты по основным направлениям производственной деятельности, а также по вопросам организации, технологического и технического обеспечения деятельности (первичные планы и отчеты являются внутренними документами, а сводные могут включаться в документопоток исходящих документов, направляемых в вышестоящие органы и организации).

Качественный состав внутренних документов в целом определяется основными направлениями деятельности организации, правильным распределением функций и зон ответственности, делегированием полномочий внутри организации и рациональной организацией взаимодействия сотрудников, руководителей подразделений и должностных лиц.

Количественные характеристики документооборота определяются количеством создаваемых в организации документов и получаемых ею из внешней среды.

Объем документооборота организации — это количество документов, созданных ею и поступивших в нее за определенный период.

Объем документооборота организации подсчитывается, как правило, за каждый месяц и далее нарастающим итогом за год. Он осуществляется на основе учетно-регистрационных форм в местах регистрации создаваемых и полученных организацией документов. Для сбора объективных данных об объеме документооборота должна быть хорошо организована система регистрации получаемых, отправляемых и внутренних документов в пределах конкретных документопотоков, которые формируются и маршрутизируются в результате выполнения делопроизводственной операции предварительного рассмотрения документов.

За единицу учета принимается единственный экземпляр документа, т. е. подлинник (оригинал) документа, или копия (если она является единственным экземпляром документа). Копии, создаваемые при сканировании и ксерокопировании документов, подсчитываются раздельно в пределах тех же документопотоков. Учет тиражируемых документов, подлежащих массовой рассылке, ведется на основании обязательного экземпляра документа, на котором проставлена резолюция руководителя «В печать» и указан тираж (количество копий, которые необходимо изготовить).

Поскольку в современных организациях изготовление ксерокопий и копий документов, включая бумажные копии электронных документов и электронные копии документов, практически не регламентируется, примерный объем копий документов выявляется и подсчитывается на основании листов рассылки, которые оформляют исполнители в процессе подготовки проектов документов.

При учете поступающих и отправляемых документов сопроводительное письмо и документы-приложения к нему принимаются за одну единицу учета, т. е. за один документ. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота. Однако для реализации раздельного учета электронных документов, созданных в статусе оригиналов, и электронных копий документов, которые прикреплены к регистрационно-контрольной карточке («входной» форме системы электронного документооборота) в систему полей карточки необходимо включить соответствующие метаданные. Подобные данные о статусе документа — электронный оригинал или электронная копия, не включены в Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, который представляет собой список полей «входной» формы СЭД и оформлен как приложение к Правилам делопроизводства.

В большинстве организаций метаданные о подлинности или копийности электронных документов вносятся в поля регистрационно-контрольных карточек в обязательном порядке. Учет состава электронных документов по их видам и разновидностям необходим в государственных органах для контроля за внедрением перечня документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, и перечня документов, передаваемых в электронном виде при взаимодействии государственных органов, и оценки степени перехода на реальный электронный документооборот.

Отдельно учитываются по документопотокам (но обязательно включаются в общий объем документооборота) предложения, заявления и жалобы граждан, а также претензии клиентов и контрагентов, обращения граждан через портал государственных и муниципальных услуг, обращения на официальный сайт организации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, обращения по официальному адресу электронной почты, указанному на бланке организации. Это необходимо для проведения соответствующей аналитики по вопросам деятельности организации во «внешней» среде, контроля репутационных рисков, оценки степени соблюдения требований законодательства и тенденции оказания услуг и ведения переписки с гражданами в электронном виде, и т. п.

Итак, общая формула для подсчета объема документооборота следующая:

В числителе обозначается общее количество документов как единиц учета, т. е. объем документооборота, необходимый для анализа процессов документирования и рациональной организации всех бизнеси административных процессов и делопроизводства, в знаменателе — количество копий документов, необходимое для расчета численности сотрудников, анализа соблюдения норм выработки при работе с документами и разработки новых норм, для обоснования процессов автоматизации, внедрения новых технологий и т. п. Общий объем документооборота всегда оформляется в виде дроби и не предусматривает никаких дальнейших математических расчетов.

Форма представления справки или сводки об объеме документооборота должна содержать сведения о количестве документов по документопотокам (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Справка об объеме документооборота в организации за месяц.

Наименование организации СПРАВКА об объеме документооборота за июль 2017 г.

Общий объем за месяц = 2687/2665.

Правила делопроизводства предусматривают, что служба делопроизводства обобщает и анализирует данные о количестве документов и представляет их руководителю в установленном им порядке. В связи с этим в инструкции по делопроизводству специально определяются соответствующие сроки или график представления сведений, а также формы представления справок об объеме документооборота.

В процессе анализа документооборота служба делопроизводства может осуществлять учет объемов документопотоков, анализируя их качественный, видовой состав и форму представления документов. Пример анализа документопотока и учета количества поступающих документов приведен в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Таблица анализа документооборота и учета количества поступающих документов.

Отчеты об объеме документооборота, о качественном и количественном составе документопотоков по формам, утвержденным руководителем организации или установленным инструкцией, но делопроизводству, возможно получать в статусе оперативных или сводных отчетов из системы электронного документооборота при соответствующей функциональности и настройках, которые определяются службой делопроизводства.

Качественные и количественные характеристики документооборота одновременно рассматриваются и как организационные характеристики системы управления организацией в целом, так как они являются измерителями в процессе оценки собственно управленческих показателей:

• — оперативности принятия решений и их качества;
• — эффективности системы делегирования полномочий;
• — оптимальности взаимодействия руководителей и сотрудников по всем направлениям деятельности организации и в процессе выполнения трудовых функций;
• — формирования положительного образа организации во внешних коммуникациях;
• — заинтересованности сотрудников в работе в данной организации, лояльного поведения, исполнительской дисциплины.