Этапы проектирования организации

Проектирование организации осуществляется по следующим этапам.

• 1. Определяются цели и результаты деятельности — представляются продукт труда, его объемы, основные этапы технологии.
• 2. Определяются связи с внешней средой — выделяются все контакты, которые необходимо осуществлять организации (в связи с ее технологией, выполнением законов, поддержанием собственной работоспособности и т. д.).
• 3. Разделяются процессы — по стадиям, уровням иерархии.
• 4. Группируются функции. Между разделенными процессами устанавливается общее основание для объединения отдельных этапов в более обобщенные цепочки. При этом возможны две стратегии: группировка работ вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности.

При создании организационной структуры возможна следующая группировка функций (табл. 5.5).

Таблица 5.5. Группировка функций при создании организационной культуры.

Ситуация I — группировка работ проводится в основном вокруг ресурсов деятельности того клиента, ради удовлетворения потребностей которого и создается организация, т. е. по типу ресурса, которым обладает клиент. Таким образом, специфика деятельности самой организации становится менее важной, что приводит к широкой специализации и внедрению гибких, адаптивных организационных структур (например, региональное объединение продавцов).

Ситуация 2 — в группировке работ большое значение имеют и ресурсы, и конечный продукт, что приводит к очень высокой специализации самой организации и созданию особо жестких (линейных) организационных структур с хорошо организованными вертикальными связями и возможной автономностью отдельных частей (например, армия, производственные объединения).

Ситуация 3 — большая ориентация на продукт, объединение вокруг результата деятельности с малой ориентацией на ресурсы. Это может быть естественным для высокотехнологичных видов деятельности, где требуется усиление функциональных связей. Примером может служить организация, объединяющая в своей структуре производственную часть и торгующие подразделения, например, разработка сложных компьютерных сетей и программного оборудования для конкретных заказчиков.

Ситуация 4 — в данном случае низка как ориентация на группировку вокруг ресурсов, гак и вокруг продукта деятельности. Эта ситуация может сложиться в организациях, ведущих поиск, исследования и готовых включаться практически в любое направление. Для эффективного функционирования такой организации необходима гибкая, адаптивная, минимально затратная организационная структура — проектная или матричная.

• 5. Определяются внутренние связи. Например, вертикальные — горизонтальные, формальные — неформальные, функциональные подчиненности.
• 6. Определяется масштаб управляемости и контроля (диапазон контроля). Количество подчиненных, которые могут непосредственно выходить на руководителя, во многом будет обусловлено: схожестью работ, территориальной удаленностью работ, сложностью работ, уровнем подготовки подчиненных, уровнем профессионализма руководителя, степенью ясности в делегировании прав и ответственности, степенью четкости в постановке целей, степенью стабильности организации, техникой коммуникации, потребностью в личных контактах с подчиненными.
• 7. Определяются иерархии организации и ее звенности (высокие или низкие организационные структуры будут выбраны). Тип организационной структуры и уровень иерархии во многом определяют диапазон контроля, наличие ресурсов и многие другие параметры (о которых мы говорили выше).
• 8. Распределяются права и ответственность. Определяются принципы руководства. Возможны два основных подхода:
  • • принцип единства распределения прав и ответственности (единоначалие);
  • • принцип полномочий по уровням (двойное подчинение).
• 9. Определяются уровни централизации и децентрализации, т. е. количество (%) решений, принимаемых на высоком уровне .
• 10. Выбирается стратегический принцип функционирования — что организации будет более важно: дифференциация — выделение частей (элементов) в ответ на спрос внешней среды, интеграция — повышение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации.

Процесс организационного развития не может быть остановлен, иначе любая организационная структура, однажды созданная, сразу же начинает «стареть», терять свой потенциал адекватности по трем основным условиям:

• 1) содержанию деятельности -деятельность развивается, изменяются технологии;
• 2) особенностям персонала — приходят новые люди, сотрудники обучаются, овладевают опытом и т. д.;
• 3) внешней среде — она также изменяется, а иногда, в кризисной ситуации, очень существенно — появляются новые нормы, законы, образования, меняется рынок и т. д.

Поэтому процесс проектирования организации не может быть остановлен, в эффективной организации он должен стать постоянным. Таким образом, необходим еще один этап.

11. Проводятся изменения, способствующие сохранению организацией занятых позиций. Этот этап должен включать следующие ключевые подэтапы (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Этапы реорганизационных изменений.