Процедура заключения договора железнодорожной перевозки груза, предусматривает составление нескольких документов. К таким документам относятся транспортная железнодорожная накладная и квитанция о приеме груза к перевозке. Некоторые авторы относят сюда также и дорожную ведомость. В уставе упоминаются все эти документы (ст. 25 УЖТ РФ).
Транспортная железнодорожная накладная устанавливает наличие договорных отношений и является основным перевозочным документом, так как в случае предъявления претензии к перевозчику в некоторых случаях также должна быть предъявлена накладная (ст. 120 УЖТ РФ).
В соответствии со ст. 25 УЖТ РФ при предъявлении груза для перевозки грузоотправитель должен представить перевозчику на каждую отправку груза составленную в соответствии с правилами перевозок грузов железнодорожным транспортом транспортную железнодорожную накладную и другие предусмотренные соответствующими нормативными правовыми актами документы. В случае обнаружения груза без перевозочных документов (в том числе и накладной), составляется коммерческий акт (ст. 119 УЖТ РФ). В случаях, когда требование вытекает из нарушения договора перевозки при наличии прибывшего и выданного груза (недостача, повреждение, порча груза, просрочка в его доставке или задержка в выдаче), документом, дающим грузополучателю или грузоотправителю право требования, является накладная. Если же груз к месту назначения вообще не прибыл (полная его утрата), то грузополучатель не может получить накладную (а, следовательно, и представить ее при претензии и иске), поскольку она выдается только с грузом. Грузоотправитель же накладной также не имеет, так как сдает ее вместе с грузом на станции отправления. Поэтому документом, устанавливающим наличие договора перевозки, является в этом случае грузовая квитанция, которая выдается станцией отправления грузоотправителю в удостоверение приема груза к перевозке. Таким образом, при полной утрате груза документом, который дает право на предъявление претензии и иска к перевозчику, является квитанция о приеме груза.
Транспортная железнодорожная накладная является также письменным доказательством договора перевозки груза. О том, что накладная является подтверждением заключения договора перевозки груза, прямо говорится в Уставе (ст. 25 УЖТ РФ).
Перевозчик имеет право проверять достоверность массы грузов и других сведений, указанных грузоотправителями в транспортных железнодорожных накладных. За искажение наименований грузов, особых отметок, сведений о грузах, об их свойствах, в результате которого снижается стоимость перевозок или возможно возникновение обстоятельств, влияющих на безопасность движения и эксплуатацию железнодорожного транспорта, а также за отправление запрещенных для перевозок железнодорожным транспортом грузов, грузоотправители несут ответственность, предусмотренную ст. 98, 111 УЖТ РФ.
