Процедура совершенствования документооборота

В данном параграфе раскрывается пошаговая процедура, которую можно применить как к совершенствованию документооборота, гак и к его организации. При изложении материала использован опыт аудиторской компании выполнения проекта по приведению документооборота предприятия в соответствии с потребностями управления.

Пять шагов к успеху

Оптимизация документооборота, но сути, является реинжинирингом бизнес-процессов управленческого учета; она включает два крупных направления.

• 1. Повышение качественного содержания информации (оптимальный набор и содержание показателей; привязка к центрам ответственности; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
• 2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии, оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствии с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т. е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия. Мы будем рассматривать вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости. Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствии с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупненно процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги.

Шаг 1. Описание предприятия (шаг может быть совмещен с предпроектным обследованием).

Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.

Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.

Шаг 4. Оптимизация документооборота.

Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Описание предприятия

Задачами первого шага являются выявление потребностей менеджмента в информации и влияния внутренних факторов. Информационные потребности менеджеров определяются исходя из изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. При построении документооборота работы начинаются с изучения влияния внутренних факторов: особенностей технологии, состава продукции, организации производства и управления предприятием, бизнес-процессов, материальных потоков. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности, наличия управления по отклонениям, от компетентности менеджеров и использовании ими прогрессивных методов принятия решений, от наличия персональных компьютеров на рабочих местах и от качества применяемых информационных технологий.

Для совершенствования документооборота нужна большая детализация в части описания центров создания, преобразования и использования информации (далее учетных точек), их взаимосвязей, описания документов и существующих документопотоков. Консультанты АК «Аудит-Ажур», исходя из практики проектирования систем документооборота, предлагают следующую последовательность работ: построение схем учетных точек основного производства, вспомогательного производства, функциональных служб; построение схем их взаимосвязей; сбор форм (безусловно, заполненных) документов и отчетов в разрезе учетных точек; их систематизацию в альбомы; описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ); построение тематических и сводных схем документооборота; проведение логического и реквизитного анализа документов, проведение анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения; выработку предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, по центрам ответственности и др.); разработку предложений по устранению дублирования информации, по унификации документов, по рационализации движения документов и отчетности; разработку проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности; разработку и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

Непременным фактором успеха является активное участие на всех стадиях проекта работников предприятия. Их высокий профессионализм и всестороннее знание особенностей предприятия, а также информационных потребностей и наболевших проблем, помогают принять лучшее решение.

Далее приводятся некоторые советы в выполнении перечисленных операций.