Действующие лица в методологии S-BPM при валидации

В параграфе 3.3 в рамках субъектно-ориентированного управления бизнес-процессом было выявлено четыре группы действующих лиц. Если мы введем их в связи с задачами валидации, то получим следующую картину.

Управляющие

При валидации управляющие действуют на всех уровнях. Тщательная проверка стратегических аспектов процесса требует знания корпоративной стратегии, критических факторов успеха для компании и основных процессов. Поэтому топ-менеджеры (как управляющие — руководство бизнеса) оценивают документацию процесса исходя из следующих вопросов:

• — поддерживает ли процесс политику и стратегию компании?
• — направлен ли ход процесса на заинтересованные стороны (например, клиентов)?
• — четко ли определены цели процесса?
• — какие риски скрывает в себе процесс?
• — назначается ли ответственный за процесс (владелец процесса)?

Также и владелец процесса (как правило, в качестве управляющего)

включается в валидацию процесса и модели процесса. Так как он ответственен за выполнение процесса, он обращает особое внимание на соответствие предусмотренной системе показателей. Отдельные вопросы, которые он выделяет, при необходимости консультируясь с ключевыми экспертами управления:

• — определены ли информативные показатели для оценки достижения цели?
• — четко ли определены методы измерения для показателей?
• — были ли поставленные цели для показателей установлены систематически?
• — задокументированы ли показатели с их атрибутами в показательных публикациях?
• — определен ли количественный план (например, частотность процесса в единицу времени, распределение количества на возможно существующие варианты процесса)?

При валидации модели в координации с участвующими в процессе или в его части Актерами, владелец процесса учитывает со своей вышестоящей перспективы следующие вопросы:

• — четко ли (с логической точки зрения) определен ход процесса в модели (последовательность частей и действия в них)?
• — четко ли (с экспертной точки зрения) определены компетентности (единицы организации, роли, люди) для частей?
• — полно ли описаны отношения процесса с другими процессами и необходимыми при этом интерфейсами?

Специальная задача Начальника при валидации модели процесса — выяснить, соблюдаются ли предписанные конвенции моделирования/описания. Это, как правило, осуществляется в экземпляре процесса, который принял конвенции, например, в департаменте организации (см. подпараграф 3.6.3.4).

Актеры

Актеры (сотрудники) являются в S-BPM центральной инстанцией при валидации моделей процессов. Они обращают внимание, главным образом, на содержательную точность, и, следовательно, на целостное отображение затронутой в анализе информации процесса в модели. Актеры, например, делопроизводители в соответствующем процессе, обладают, как правило, большими знаниями и опытом в отношении выполнения своих обязанностей в ходе процесса. Они играют роли актеров (субъектов) в модели при субъектно-ориентированной валидации и, тем самым, определяют возможные ошибки, несоответствия и недостатки. Извлеченные при этом знания служат для ответа на следующие выбранные вопросы, которые разделены по ключевым аспектам субъектно-ориентированного моделирования.

Вопросы к субъектам:

— описаны ли субъекты достаточно подробно и соответствуют ли они желаемым ролям?

Вопросы взаимодействия субъектов и сообщений, которыми они обмениваются, или бизнес-объектов:

• — достаточно ли точно и правильно, что значит в соответствии с реальностью, описаны необходимые данные (входные данные), прежде всего информация и ее поставщики (организационные единицы, роли, люди) (ср. также принцип точности моделирования в подпараграфе 3.6.3.4)?
• — достаточно ли четко и правильно, что значит в соответствии с реальностью, описаны созданные результаты (выходные данные) и их получатели (организационные единицы, роли, физические лица) (ср. также принцип точности моделирования в подпараграфе 3.6.3.4)?

Вопросы о поведении субъектов:

• — четко ли определена последовательность действий в субъекте?
• — имеются ли при осуществлении деятельности в частях рабочие инструкции (такие, как перечень, руководящие принципы) и включены ли они в модель?
• — достаточно ли подробно, четко и понятно они сформулированы, чтобы участники могли по ним работать?

Вопросы о бизнес-объектах:

• — четко ли определены бизнес-объекты и их структуры?
• — точно ли описывается для бизнес-объекта то, в какой части процесса какой необходим обзор?
• — определены ли операции с бизнес-объектами?

С ответами на эти вопросы актеры могут оценить, смогут ли они действительно после описания модели работать удовлетворительно, или же при моделировании они пришли к упрощению или потере контекста.

Эксперты

Эксперты как внутренние или внешние консультанты по стратегии могут поддержать управление при проверке единообразия стратегии процесса. Эксперты из контрольного отдела оказывают помощь в оценке показателей, связанных с аспектами документации процесса. Для валидации моделей можно привлечь актеров или специалистов по ведущим методам и инструментам. В некоторых случаях при валидации используются только актеры и эксперты. Они знают процесс лучше всех и могут, следовательно, очень хорошо оценить его пригодность.

Посредники Роль посредника при выполнении набора действий валидации чаще всего берут на себя менеджеры среднего звена, которые занимаются руководством S-BPM-проекта. Они координируют выполнение возникающих в ходе проверки задач. В частности, они обеспечивают, например, то, что полученная в результате анализа документация процесса и результаты моделирования проверяются другими Актерами (управляющими, экспертами, актерами). В зависимости от результатов валидации, посредник организует переход к другому набору (последовательности процедур) действий. Это может быть, например, анализ, если при определении показателей процесса и целевых значений возникла необходимость в его улучшении.

Если валидация подтвердила эффективность процесса, то посредник переходит к оптимизации, в которой он прибегает к помощи эксперта по моделированию, который, в свою очередь, проверяет в модели различные распределения ресурсов, для того, чтобы осуществить требования организационно-специфической реализации (см. гл. 9). Посредник может также решить, что оптимизация не будет проводиться, потому что недостаточно данных для симуляции/имитации. Тогда можно сразу переходить к набору действий по реализации.