Использование и контроль рабочего времени

Организация оптимального использования рабочего времени ставит перед работодателем ряд серьезных управленческих задач:

• • во-первых, поскольку, согласно ТК РФ, работодатель обязан вести точный учет рабочего времени, в организации должна действовать система учета рабочего времени (с соответствующим документальным сопровождением);
• • во-вторых, работодатель, для того чтобы добиться высокого уровня эффективности труда, должен будет отслеживать потери рабочего времени и предпринимать меры по повышению качества использования рабочего времени;
• • в-третьих, для обеспечения высокой производительности труда в организации необходим постоянный мониторинг использования рабочего времени и контроль рабочего времени.

Рассмотрим эти задачи более подробно.

Итак, ч. 4 ст. 91 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность вести точный учет рабочего времени.

В организациях применяются следующие виды учета:

• • поденный (учетный период составляет день, применяется в том случае, если ежедневная продолжительность работы одинакова);
• • недельный (учетный период составляет неделю, на протяжении которой соблюдается установленная законом максимальная продолжительность рабочего времени, но может меняться время работы в разные дни (смены));
• • суммированный (учетный период составляет месяц, квартал, но не более года). Может вводиться в связи с особым характером работы. Допускается увеличение ежедневной работы (смены) или продолжительности рабочего времени за неделю, но соблюдается предельно допустимая норма рабочего времени за учетный период.

При любом виде учета необходимо соблюдать предельную продолжительность рабочего времени и правильно отражать фактически отработанное работником время в табеле учета.

Когда по условиям производства в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 104 ТК РФ).

Обычно суммированный учет применяется при сменной работе или режиме гибкого рабочего времени. Он может вводиться как для организации в целом, так и для отдельных работников или подразделения. Однако при вахтовом методе работы суммированный учет устанавливается обязательно (ч. 1 ст. 300 ТК РФ).

Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых па работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца.

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

При суммированном учете рабочего времени часы переработки подсчитывают после окончания учетного периода. В этом случае работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за все остальные часы — не менее чем в двойном размере.

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 104 ТК РФ), принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников.

При суммированном учете рабочего времени, как правило, работа осуществляется в соответствии с графиками, продолжительность смен в которых устанавливается заранее и является обязательной для каждого дня работы. Для правильного составления графика работы при суммированном учете рабочего времени необходимо определять помесячный баланс рабочего времени.

Вводиться в действие график работ может приказом руководителя организации. Трудовой кодекс РФ не содержит норм, определяющих срок и форму ознакомления с графиками работ, при которых также вводится суммированный учет рабочего времени, в отличие от графика сменности (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Поэтому в ПВТР при определении порядка введения суммированного учета рабочего времени целесообразно установить порядок ознакомления с указанным графиком. При отказе работника от подписи в подтверждение ознакомления с графиком работ работодателю следует составить соответствующий акт.

Документирование учета рабочего времени является обязанностью работодателя. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени (№ Т-12 и № Т-13), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Как уже отмечалось выше, с 01.01.2013 работодатель вправе использовать разработанные непосредственно в организации формы первичной учетной документации по учету груда и его оплаты или применять унифицированные формы.

При любой продолжительности рабочего времени независимо от установленных режимов рабочее время может отражаться в табеле учета рабочего времени двумя способами:

• • методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• • путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Выбор способа учета зависит от применяемого режима рабочего времени. Так, при постоянной (неизменной) продолжительности рабочего дня (смены) можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или ПВТР определено количество рабочих часов на каждый день работы.

При суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может отклоняться от нормы, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности рабочего времени.

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченное на это лицо. Если указанный табель по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Составленный табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передастся в бухгалтерию. Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы.

Табель составляется в единственном экземпляре и должен храниться в организации в течение пяти лет, а если условия труда работников являются тяжелыми, вредными и опасными — 75 лет (сг. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558)).

Для того чтобы вести документальный учет рабочего времени, необходимо наладить систему учета фактически отработанного рабочего времени. Для этого могут использоваться различные методы, в том числе и автоматизированные.

Например, при автоматизированном методе регистрация прихода и ухода сотрудников происходит автоматически с помощью различных систем учета и контроля рабочего времени. На базе платформ «1C предприятие» возможна установка программы, позволяющей вести учет рабочего времени автоматически. Комплекс работает на основании считывания данных с персональных карточек. Это осуществляется путем фотографирования человека с помощью веб-камеры.

Наиболее точной является биометрическая система контроля. Она обеспечивает учет по отпечатку пальца каждого сотрудника. Исключает фальсификацию, но для ее внедрения необходима установка не только считывающих контролеров, но и специального программного обеспечения. Все оборудование является дорогостоящим, и его установка не под силу в финансовом плане многим предприятиям.

Необходимо отметить, что в случае использования организацией методов контроля, связанных с идентификацией работников по их изображению или отпечаткам пальцев (по биометрическим персональным данным), требуется получить письменное согласие на такие процедуры от каждого работника в целях соблюдения законодательства о защите персональных данных.

Многие организации не устанавливают специальное программное обеспечение учета рабочего времени, а пользуются модулем, встроенным в систему контроля доступа. Данные системы могут быть локальные, центральные и универсальные. Вход на предприятие оборудуется различного вида турникетами.

Как показывает практика, для полного учета рабочего времени сотрудников названных систем контроля оказывается недостаточно. Эти системы контроля позволяют определить только время прихода и ухода сотрудника, но работодатели, кроме получения данных о пребывании работника на территории организации, заинтересованы еще и в получении информации о том, насколько эффективно используется рабочее время непосредственно па рабочих местах.

Проблема эффективного использования рабочего времени, как показывают исследования, достаточно остра. В рамках глобального онлайнового проекта по оценке личной производительности в повседневной работе с персональным компьютером «КПД моей работы в офисе» (Personal Productivity Challenge) были получены ответы от более чем 38 000 людей из 200 стран (исследование проводилось в 2004;2005 гг.). По ним оценивалась индивидуальная производительность сотрудника на основе заполненного им теста из 18 пунктов, касающихся рабочих процедур работы в офисе.

В России в опросе приняли участие 4269 человек. Средняя продолжительность рабочего дня составляет 9 часов, и только 63% времени, согласно ответам участников опроса, является производительным (в США: 9 часов, из них производительного времени 65%; в России 9,1 часа и 58% соответственно).

Еженедельно сотрудники тратят 5,6 часа на встречи и совещания, которые 69% опрошенных считают непродуктивными (в США: 5,5 часа при 71%, считающем их непродуктивными; в России 4,7 часа и 74% соответственно). Ежедневно сотрудники получают около 42 писем по электронной почте (в США — 56, в России — 38). Среди основных причин потери времени, влияющих на производительность, 32% всех опрошенных отметили нечетко поставленные цели, по мнению 31%, на их продуктивность влияет неясность приоритетов, по мнению 29% — откладывание выполнения заданий на более поздний срок^[1].

Выявление «поглотителей» рабочего времени и поиск путей оптимизации использования рабочего времени для продуктивного груда в последние годы становятся приоритетными направлениями в работе с персоналом. Исследование затрат рабочего времени помогает выявить слабые места в системе управления персоналом и организации труда и в конечном итоге вывести компанию на более высокий уровень, сделать се более прибыльной. Такое исследование позволяет:

• • определить, сколько времени уходит на выполнение трудовых обязанностей по должностным инструкциям и насколько жизнеспособны сами инструкции;
• • выявить причины невыполнения норм труда;
• • получить реальную картину нерациональных затрат рабочего времени;
• • увидеть факторы, которые влияют на выполнение работы;
• • понять, каким образом совершенствовать методы и приемы труда.

Посредством такого анализа можно дать правильную оценку рабочего времени сотрудников и выявить тех сотрудников, которые прогрессируют и приносят реальную прибыль, и тех, кого на практике часто называют «кадровым балластом».

Существует множество методов определения потерь рабочего времени. Некоторые из них были разработаны еще в конце XIX — начале XX в. основоположниками научной организации труда (фотография рабочего времени, хронометраж, фотохронометраж), другие появились совсем недавно (автоматизированные системы учета рабочего времени, видсонаблюдсние).

Хронометраж служит для анализа приемов труда и определения длительности повторяющихся элементов операций. Он может производиться тремя способами: непрерывным (по текущему времени), выборочным и цикловым.

Фотография рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат на протяжении рабочей смены или ее части. Если при хронометраже объектом изучения, как правило, являются элементы оперативного времени на конкретный вид продукции, го при ФРВ фиксируются затраты времени на все виды работ и перерывы, которые наблюдались в течение определенного отрезка времени. Фотографии рабочего времени различаются по наблюдаемым объектам. Так, могут проводиться:

• • фотография использования времени работников (индивидуальная, групповая, самофотографирование);
• • фотография времени работы оборудования;
• • фотография производственного процесса.

Фотохронометраж применяется для одновременного определения структуры затрат времени и длительности отдельных элементов производственной операции.

Кроме того, для анализа использования рабочего времени применяются такие методы, как наблюдение, интервью и собеседование, анкетирование, использование программного обеспечения и видеонаблюдения. Все большее распространение в последнее время получают два последних метода — в силу относительной простоты их использования и наглядности получаемых результатов.

В современном мире разработано достаточно много различного софта, который позволяет сделать анализ рабочего времени.

Специальные компьютерные программные комплексы могут собирать информацию о занятости работника в течение рабочего дня (время прихода на рабочее место и время ухода; учет различных пауз в работе — перекур, чаепитие, обед и пр.; фиксация заходов на сторонние сайты; анализ активности пользователя — сколько времени печатает на клавиатуре, двигает мышкой; в каких документах работал и какое количество времени и т. д.) и делать отчеты о каждом сотруднике в виде графиков и таблиц.

Установка специальных программ такого рода, как правило, не требует каких-либо существенных финансовых или временных затрат. Кроме того, использование программного обеспечения существенно упрощает осуществление учета рабочего времени. Разумеется, этот метод подходит исключительно для анализа рабочего времени тех работников, которые на протяжении всего рабочего дня работают на компьютере.

С правовой точки зрения установление подобных программ для обеспечения анализа рабочего времени не выходит за пределы властных полномочий работодателя. В соответствии со ст. 22 ТК РФ, работодатель вправе требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, а работник в свою очередь обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка, а также выполнять установленные нормы труда и бережно относиться к имуществу работодателя (ст. 21 ТК РФ). В целях реализации своих прав в области управления трудом работодатель может осуществлять контроль за исполнением трудовых обязанностей работниками в порядке и на условиях, определенных трудовым законодательством. Положения об анализе рабочего времени при помощи программного обеспечения должны быть определены в локальных актах организации (в частности, в Правилах внутреннего трудового распорядка) и в трудовом договоре, заключаемом с работником.

Кроме того, если работодатель намерен запретить к использованию работниками в рабочее время ряд интернет-ресурсов (посещение которых будет отслеживаться программным обеспечением), го ему необходимо четко устанавливать в локальных нормативных актах и иных внутренних документах компании перечень таких интернет-ресурсов. В таком случае работники во время отдыха (перерыва на обед) вправе посещать социальные сети (даже если таковые запрещены к использованию во время рабочего дня), но используя для этого только личные ресурсы (КПК, ноутбук, мобильный телефон с определенными возможностями), а не оргтехнику и оборудование работодателя.

Если работодатель принимает решение об использовании программного обеспечения для указанных целей, то ему необходимо соблюсти порядок, предусмотренный ст. 74 ТК РФ, предполагающий письменное уведомление каждого сотрудника под подпись за два месяца и письменное предложение вакантной должности в случае отказа работника от работы в новых условиях труда.

Аналогичным образом работодатель может ввести и видеонаблюдение в целях осуществления анализа рабочего времени, обеспечения дисциплины труда и сохранности своего имущества. Кроме соблюдения процедур, предусмотренных ст. 74 ТК РФ, работодатель обязан в помещении, где осуществляется фото-, видеосъемка, разместить соответствующие текстовые и/или графические предупреждения. Поскольку, согласно законодательству о персональных данных, видеонаблюдение может осуществляться только для конкретных и заранее определенных целей, эти цели должны быть обусловлены соответствующими локальными актами, устанавливающими правовые основания видеонаблюдения (видеосъемки). В локальных актах также должны быть предусмотрены порядок и сроки хранения видеозаписей, а также ответственные лица, имеющие доступ к системе видеонаблюдения.

Важно подчеркнуть, что если в результате опубликования фотографий или видеозаписи возникает реальная угроза жизни и здоровью гражданина либо ему наносятся моральные страдания, то на основании его мотивированного обращения распространение (демонстрация) данной информации должно быть прекращено^[2].

Использование систем контроля часто производит, кроме всего прочего, определенный психологический эффект — само осознание того, что установлена система наблюдения, уже дисциплинирует работников. Однако нужно отметить, что введение тотальной системы контроля далеко нс всегда обеспечит максимальный рост производительности труда. Ведь можно имитировать активную деятельность весьма успешно, но на выходе иметь посредственные результаты.

На производительность труда работников влияют многие факторы, которые необходимо уметь распознавать и учитывать при организации работы с персоналом. Например, безусловное влияние на эффективность использования рабочего времени оказывают биологические факторы. Исследования в области физиологии груда показывают, что работоспособность, понимаемая как способность человека выполнять определенную работу на должном уровне качества и надежности, традиционно подразделяется на определенные стадии. В зависимости от вида труда, индивидуальных особенностей, состояния здоровья, профессиональной подготовленности продолжительность, чередование и степень выраженности отдельных стадий могут меняться в значительных пределах вплоть до выпадения некоторых из них. Соотношение продолжительности стадий работоспособности — один из показателей оптимальности организации процесса деятельности.

На эффективность груда работников, кроме динамики работоспособности, оказывает влияние и такой фактор, как график работы. Общеизвестно, что работа в многосменном режиме, в ночное время, сверхурочные работы, ненормированный рабочий день не самым благоприятным образом сказываются на производительности труда. Потому в ТК РФ определены ограничения по применению труда в названных режимах.

Кроме того, при анализе использования рабочего времени следовало бы учитывать и индивидуальные психологические особенности работника, профессиональный опыт и подготовленность — уровень развития, пластичность, устойчивость специальных знаний, навыков, умений. Тс работники, у которых рассогласование требований профессии и собственных качеств выражены наиболее сильно, в работе будут испытывать существенные трудности. Важно учитывать и такой момент, является ли работник «жаворонком» или «совой», его темперамент. Жаворонок (т. е. человек, для которого привычен и комфортен ранний подъем), скорее, будет работоспособен утром, тогда как во второй половине дня и особенно к концу дня такой работник будет малоэффективен.

Новичок, не владеющий твердо навыками трудовых операций, будет уставать существенно больше профессионала со стажем, темп снижения работоспособности будет у него существенно выше. Соответственно, эффективность использования его рабочего времени будет ниже. Поэтому в организациях уделяется огромное внимание вопросам адаптации молодых сотрудников на рабочем месте. Средства, затраченные на выполнение процедур адаптации, с лихвой окупаются за счет быстрого достижения уровня качественной работы вчерашнего новичка¹⁶⁰.

Таким образом, умелое использование рабочего времени предполагает не только организацию систем учета отработанного рабочего времени и контроля его использования, но и знание некоторых групп факторов, определяющих эффективность труда сотрудников и определенных по результатам исследований в области физиологии и психологии труда.

• [1] URL: http://www.osp.ru/cio/2005/! 1/379 720/
• [2] См.: О вопросах отнесения фотои видеоизображения, дактилоскопических данных и иной информации к биометрическим персональным данным и особенности их обработки: разъяснения Роскомнадзора //СПС «КонсультантПлюс».