Предварительное рассмотрение документов

В инструкции по делопроизводству следует прописать порядок предварительного рассмотрения документов и корреспонденции, чтобы выделить среди них те, которые должны быть обязательно переданы на рассмотрение руководству организации. Документы, не требующие рассмотрения руководителя, сразу направляются в структурное подразделение или непосредственному исполнителю. В ходе предварительного рассмотрения должно быть принято решение о том, куда следует направить документ. Основанием для этого является содержание документа, а не указанный конкретный адресат.

В результате предварительного рассмотрения входящей корреспонденции должно быть принято решение о направлении документа на вынесение резолюции руководителю или заместителям руководителя в соответствии с установленным распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами. Документы можно передавать на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

Регистрация поступающих документов.

Все входящие документы, подлежащие регистрации, должны быть зарегистрированы независимо от способа их доставки. Место и способ регистрации зависят от формы организации делопроизводства, принятой в компании, о чем указывается в инструкции по делопроизводству. Существует три формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная^[1].

Централизованная форма организации работы предусматривает такой порядок, при котором все технологические процессы по обработке документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, общем отделе и г. д.) или выполняются одним сотрудником компании (секретарь, бухгалтер и др.). Подобная форма достаточно рациональна, поскольку позволяет снизить расходы и повысить эффективность работы за счет специализации. Однако такая форма работы возможна и целесообразна лишь в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма работы с документами предусматривает такой порядок, при котором каждое структурное подразделение создает свою собственную службу по работе с документами. Такая форма организации делопроизводства целесообразна для организаций, у которых подразделения территориально разобщены или имеют какие-либо специфические особенности (конфиденциальность информации, самостоятельность структурных подразделений и т. д.).

Смешанная форма организации работы является наиболее распространенной. Обычно в компаниях, применяющих такую форму делопроизводства, все документы регистрируются в канцелярской или какой-то иной службе, а уже после этого передаются исполнителям. В инструкции по делопроизводству можно указать, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, а какие — в структурных подразделениях.

Для регистрации поступающих документов установлены следующие сроки:

• а) обычно в день поступления;
• б) на следующий рабочий день, если документ поступил в нерабочее время;
• в) незамедлительно при наличии на документе отметки «Срочно», «Оперативно» и др.

При регистрации документов, исполненных на бумажном носителе, в нижнем правом углу первого листа документа ставится отметка (обычно она делается от руки) о поступлении документа с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера. В дальнейшем этот номер становится уникальным идентификатором документа в документообороте организации. Если в организации большой документооборот, то для удобства можно изготовить штамп (см. образец ниже) с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время. Иногда на штампах указывают сокращенное название организации.

Регистрационный номер, или регистрационный индекс, документа — это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Состав (цифровой или буквенно-цифровой) регистрационного номера входящего документа зависит от величины и структуры организации. В делопроизводстве используются различные системы регистрации документов, например, в одних случаях могут присваиваться валовые порядковые (учетные) номера, в других системах применяются различные классификаторы.

В компаниях, имеющих сложную организационную структуру, могут создаваться и использоваться классификаторы в качестве приложения к инструкции по делопроизводству. Для регистрации и учета документов могут разрабатываться классификаторы (справочники):

• — структурных подразделений;
• — видов документов;
• — должностных лиц;
• — корреспондентов;
• — предметно-тематический (вопросов деятельности);
• — резолюций (указаний по исполнению);
• — исполнителей;
• — результатов исполнения документов и др.

Некоторые организации применяют регистрационно-учетные формы, например карточки или журнал (см. ниже), в том числе в электронном виде, предназначенные для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Иногда используются регистрационно-контрольные карточки (РКК).

• [1] См.: Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления персоналом: учебники практикум., 2015. С. 252—253.