Согласно ст. 114 ТК РФ работникам должны предоставляться ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, как указано в ст. 123 ТК РФ, является обязательным документом для работника и работодателя.
График отпусков представляет собой сводный документ, содержащий информацию о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников по месяцам календарного года (приложение 6).
График отпусков составляет кадровая служба или должностное лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на основании списков, полученных от руководителей структурных подразделений, в которых указаны согласованные с работниками планируемые даты отпуска. При составлении графика также учитывается информация о наличии льгот на предоставление отпуска, о специфике работы подразделения (например, наличие сезонного повышения спроса на продукцию предприятия). Сотрудники одного подразделения не могут уйти в отпуск одновременно, поэтому, чтобы не прерывать трудовой процесс, применяется взаимозаменяемость.
При составлении графика отпусков по возможности должны учитываться пожелания работников. Поскольку большинство работников стремится получить отпуск в летнее время, работодатель должен справедливо ежегодно чередовать между работниками предоставление отпуска в летнее время. Кроме того, в ст. 125 ТК РФ по соглашению между работодателем и работником допускается разделение отпуска на части (одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней), а согласно ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен на другое время. При составлении графика отпусков эти обстоятельства тоже учитываются.
График отпусков составляется по установленной форме (унифицированная форма № Т-7) и утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации нс позднее чем за две недели до наступления нового календарного года в порядке, установленном в ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.
В графике отпусков предусматривается возможность переноса срока отпуска. Если у работника возникают непредвиденные личные обстоятельства или изменяется рабочая ситуация, он может написать заявление об изменении даты начала отпуска. На заявлении руководитель ставит резолюцию, а сотрудник кадровой службы вносит соответствующие изменения в утвержденный график отпусков.
Хранится график отпусков в кадровой службе организации. В течение календарного года, по мере предоставления отпусков, ответственное лицо заполняет график, а также вносит в него изменения в связи с переносом отпуска на другую дату. Нормативный срок хранения графика отпусков — один год.
