Формализованные данные о работнике: личное дело

Очень часто организации рассматривают образ человека в укрупненных параметрах, например в объеме информации из его личного дела.

На каждого работника предприятия ведется личное дело. Состав личного дела обычно таков:

• — внутренняя опись документов дела;
• — личное заявление о приеме на работу (и об увольнении);
• — трудовой договор;
• — личный листок по учету кадров (анкета);
• — заявления сотрудника о перемещениях;
• — представления руководства при перемещениях, выдвижениях, зачислениях в резерв;
• — аттестационные листы;
• — дополнения к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете);
• — автобиография;
• — копии документов об образовании;
• — характеристики или рекомендательные письма;
• — выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученых степеней, награждении государственными наградами;
• — копии наградных листов;
• — карточки учета поощрений и взысканий;
• — фотографии;
• — результаты медицинского обследования;
• — карточка формы № Т-2;
• — копии приказов о назначении на должность, о перемещениях и увольнении.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включаются: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело вносятся документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например: аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личном деле работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Личные дела работников относятся к архивным документам и должны находиться па временном хранении в организации в течение 75 лет, после чего по акту направляются на постоянное хранение в органы Росархива.

В США в базы данных включают информацию обо всех работниках. Информация, сообщаемая обычно о рядовых работниках, содержит данные, подтверждающие:

• — базовое образование и биографические данные;
• — опыт работы;
• — индивидуальные навыки и знания;
• — имеющиеся лицензии и сертификаты;
• — программы обучения, пройденные в период работы в организации;
• — прежние оценки результатов деятельности;
• — профессиональные цели.

Для менеджеров фирмы могут хранить дополнительные базы данных, содержащие сведения, необходимые для решения задач о замене или повышении:

• — послужной список и опыт работы;
• — базовое образование;
• — оценка сильных и слабых сторон;
• — потребности в росте;
• — потенциал для повышения в должности в настоящее время, перспективы дальнейшего роста;
• — результаты текущей работы;
• — сфера специализации;
• — предпочитаемая работа;
• — географические предпочтения;
• — карьерные цели и желания;
• — ожидаемая дата выхода на пенсию;
• — личная (частная) история, включая психологическую оценку личности.

Данные о работнике могут быть составлены из следующих параметров:

• — наличие высшего образования. Диплом о высшем образовании не только подтверждает наличие у соискателя профессиональных знаний, но и предполагает определенный уровень внутренней культуры. Успешный кандидат должен иметь диплом хорошего вуза;
• — не менее значимым является владение иностранным языком;
• — способность быстро учиться;
• — на удивление много внимания обращают работодатели на то, собрал ли соискатель перед собеседованием информацию о компании, в которую устраивается работать;
• — наличие у соискателя опыта работы. Мы бы порекомендовали студентам еще во время учебы в вузе постараться получить практический опыт в интересующей их профессиональной сфере, поработав, например, стажером;
• — деловой стиль одежды;
• — наличие творческого подхода и высокой инициативности;
• — профессионализм;
• — коммуникативные навыки;
• — немаловажно умение соискателя планировать и организовывать свою работу, устанавливать приоритеты.

Многие из этих качеств являются комплексами, их достаточно сложно, дорого и трудоемко проверить. Более точным и лучше измеряемым представляется образ, опирающийся на достижения современной психологии. Формируя портрет, профиль работника, не следует забывать о наличии у каждого человека кроме позитивных еще и негативных качеств, которые могут препятствовать успеху в общении, но могут у реальной личности прекрасно сочетаться с положительными качествами. К примеру, работник является прекрасным профессионалом, но не может работать в коллективе. Такие противоречия личности следует предвидеть и принимать меры к их выявлению.