Унификация языка документов

Унификация языка документа проявляется в отборе языковых средств, формирующих своеобразие делового стиля как одной из функциональных разновидностей языка.

Основа делового стиля в лексике:

• — законодательная, управленческая, дипломатическая терминология (придомовая территория, наемный работник, агреман, трудовой договор);
• — процедурная лексика (правонарушение, исполнитель, истец, ответственный);
• — номенклатурные наименования в виде аббревиатур (см. ниже) и в развернутом виде (Дирекция по эксплуатации зданий; Единый расчетно-информационный центр; контора «Рога и копыта»; коммерческий директор), которые включают названия предприятий и организаций, наименования должностей работников, продукции и товаров;
• — преобладание обобщенных, родовых наименований (головной убор, а не кепка, шапка или панамка; осветительный прибор, а не фонарь или лампочка.)-,
• — высокая частотность и словообразовательная активность аббревиатур и графических сокращений (РЭП, ЖКХ, ГУИС, зав. отделом, главбух), которые отнюдь не всегда согласуются с общепринятыми представлениями об эстетике и культуре речи и давно стали любимым объектом насмешек (например, зам. зав. каф. ТЯФ А. Ф. Собакин — заместитель заведующего кафедрой теории ядерной физики А. Ф. Собакин);
• — частотность отглагольных имен существительных в составе глагольно-именных сочетаний (оказывать помощь, осуществлять контроль),
• — активность производных предлогов (во исполнение, в соответствии с, благодаря), которые включают в состав предложения предложно-именные группы (во исполнение решения, согласно постановлению, в соответствии с должностной инструкцией) и предлога по в объектном значении (комиссия по защите прав потребителей, комиссия по архитектуре и градостроительству).

Морфологическое своеобразие делового стиля возникает за счет:

— преобладания инфинитива глагола в значении волеизъявления (организовать субботник по весенней уборке территории, назначить и.о. директора А. И. Петрова; боярам в Думе говорить по ненаписанному, дабы дурь каждого

видна была; Флоту Российскому быть; два последних примера — указы Петра I);

• — широкого использования настоящего времени в неактуальном значении, не соотнесенном с моментом говорения (Подчиненный перед лицом начальствующим должен иметь вид лихой и придурковатый! Дабы не смущать начальство разумением своим (Петр Первый));
• — предпочтения существительных мужского рода даже при обозначении лиц женского пола: ответственный за противопожарную безопасность — А. И. Иванова);
• — практически полного отсутствия личных местоимений первого лица (я, мы);
• — активности словосложения как способа словообразования лексики делового стиля (правонарушение, правоприменение, правопреемник, правоустанавливающий).

Основные синтаксические черты делового стиля:

• — преобладание безличных и пассивных конструкций, фиксирующих внимание на действии, а не его исполнителе (Командовать парадом приказано мне; Достигнуто соглашение; Комитетом по охране исторического наследия проведены мероприятия);
• — именной строй фразы, основанный на терминологии, отглагольных существительных, вводимых в предложение производными предлогами обстоятельственных значений (в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения долговых обязательств; в соответствии с принятой договоренностью);
• — нанизывание падежей (прежде всего родительного) в сложных словосочетаниях (В целях обеспечения широкой гласности деятельности Министерства науки и образования…);
• — стандартизация формулировок, отражающих типичные обстоятельства делового взаимодействия сторон (договор вступает в силу со дня подписания; жалобы принимаются в установленные законом сроки в установленном порядке);
• — повторы формулировок, не расцениваемые как стилистический недостаток и направленные на достижение максимальной ясности и конкретности изложения (II. Задачи Начальника Отдела закупок — заголовок раздела документа; Начальник Отдела закупок: … — начало раздела);
• — использование перечней в качестве исчерпывающих, закрытых перечислений, в основе которых однородные члены предложения, что отражает логическую организацию текста, например (о необычном использовании прописных букв см. в конце параграфа).

Начальник Отдела закупок:

• 1. Руководит работой Отдела закупок, распределяет среди менеджеров Отдела ответственность за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
• 2. Определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке, определяет и согласовывает порядок расчетов с Поставщиками;
• — распространение предложения посредством причастных и деепричастных оборотов (Начальник Отдела закупок подчиняется Коммерческому директору или лицу, его замещающему, выполняет поручения Генерального директора);
• — ограничение сочетаемости слов, ее стандартизация (контроль обычно возлагается; платеж — производится; счет — выставляется/оплачивается; необходимость бывает настоятельной; скидки — значительными; разногласия — существенными/несущественными).

Основная форма реализации делового стиля в коммуникации — письменная. Устные жанры в ней относительно немногочисленны и представляют стилистическую периферию, сочетающую черты собственно делового и обиходно-разговорного стиля.

Правописание в документе может отличаться от общепринятых правил. Это касается употребления прописных букв для обозначения фигурантов (Исполнитель, Заказчик); названий подразделений и организаций (Отдел продаж); наименований документов (Инструкция, Приказ). Также применяются специальные пунктуационные правила при оформлении перечней. В частности перед перечислением в деловом стиле принято ставить двоеточие.