Основные виды и процедуры внутриорганизационного контроля

В результате изучения данной главы студент должен:

знать понятие и виды контроля, этапы процесса контроля, поведенческие аспекты контроля;

уметь разрабатывать основные процедуры контрольных мероприятий и применять их на практике;

владеть навыками управленческого воздействия на субъекты и объекты контроля.

С помощью контроля руководству организации можно решить ряд проблем: снизить неопределенность, предупредить возникновение кризисных ситуаций, поддержать успех фирмы.

Слово «контроль» у многих людей часто вызывает отрицательные эмоции. Для них контроль означает, прежде всего, ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности. Поэтому контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, — означает упустить из виду основную задачу управления.

Процесс управления всегда связан с неопределенностью и его можно рассматривать как бесконечный. Планы не всегда выполняются в полном объеме, люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности, мотивация не всегда является действенной для достижения целей. При этом постоянно меняются условия окружающей среды и организация должна к ним адаптироваться. Только с помощью контроля можно определить, достигла ли организация своих целей, какие ошибки были допущены, когда и как компания должна начинать процесс адаптации к внешней среде. То есть контроль — это процесс, при помощи которого руководство компании определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке.

Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее. Но множество факторов может оказать влияние на реализацию задуманных планов. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды могут превратить вполне реальные планы в совершенно недостижимые и нереализуемые.

Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации, переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей. Вероятность такого переплетения ошибок весьма велика из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

С помощью контроля и контрольных мероприятий руководитель может держать в поле зрения основные сферы деятельности организации. При этом нужен разумный, научно обоснованный подход, позволяющий получить достаточно полную и объективную картину ситуации, а не проявление тотальности и требований фиксировать любые события. Такой контроль не под силу одному человеку или небольшой группе людей. К нему привлекается весь персонал организации или его значительная часть, ибо наилучший эффект обеспечивает самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей.

Система контроля должна иметь четкую стратегическую направленность, задаваемую основными приоритетами развития организации. Ее деятельность тщательно проверять целесообразно далеко не всегда, так как это отвлекает много сил и средств. Контроль осуществляется прежде всего не ради выявления проблем как таковых, сколь бы интересными они сами по себе ни были, а для их успешного разрешения и достижения конкретных результатов. Поэтому бесполезную, ненужную для улучшения деятельности организации информацию собирать не стоит. В то же время, чтобы сформулировать адекватные решения, необходимо точно знать степень отклонения основных параметров от запланированных показателей, его причины и возможные последствия.