Планирование рабочего времени

Для достижения жизненно важных целей необходимо соотносить каждое повседневное действие со своей миссией и анализом того, насколько это действие приближает или отдаляет эти цели. Сразу же отметим, что соблюдение такого самоконтроля — очень и очень трудная задача, так как жизнь полна разных соблазнов и непредвиденных ситуаций. Мели и рифы, штормы и штили, неожиданные неполадки со здоровьем, естественная усталость и болезни близких — все это не способствует быстрейшему достижению маячащих впереди целей. И тем не менее всему этому надо уметь противостоять ежедневно и ежечасно.

При решении повседневных задач приходится сталкиваться с работами,.которые могут быть как срочные, так и несрочные, как важные, так и не очень важные. Их соотношение можно представить в виде следующей схемы (с. 159).

Работа важная и срочная. Этому виду надо посвящать лучшее утреннее время, когда мозг может работать наиболее продуктивно. Срочные и важные дела обычно появляются в периоды кризисов и требуют большого количества ресурсов, что вызывает нежелательный нервно-психический стресс. Надо рассчитывать свои силы и возможности и планировать работу так, чтобы важные и срочные дела воз;

никали как можно реже. Управление временем в этом квадрате осуществляется в течение одного дня по часам и минутам.

Работа важная, но не срочная. Это вид связан с профессиональным и личностным ростом, расширением горизонтов деятельности и накоплением ресурсов. Сюда можно отнести написание диссертации, подготовку к переезду в другой город, поиск нового места работы. Поэтому если деятельность в рамках первого квадрата больше подходит для решения тактических задач, то работа в рамках второго квадрата нацелена на развитие общей стратегии жизни. Планирование времени в этом квадрате должно осуществляться по неделям и месяцам и включать в себя не только совершенствование профессионального мастерства, но и вложение временных ресурсов в развитие межличностных отношений. Другими словами, время надо распланировать так, чтобы в течение недели успеть побыть и любящим мужем, и заботливым сыном, и внимательным отцом, и преданным другом.

Приступая к планированию недели, важно выявить и установить приоритеты и иерархию текущих дел, соотнося их при этом со стратегическими целями. Для лучшей ориентировки полезно задавать себе следующие вопросы:

Какая имеется ключевая проблема, решение которой повлечет за собой разрешение всех других, более мелких проблем?

В чем главная задача сегодняшнего дня?

К каким делам следует приступить в первую очередь, а к каким — во вторую и в третью? Что можно отложить и перепоручить своим помощникам?

Какие подготовительные дела надо выполнить, чтобы приступить к решению главной задачи?

Какие нерешенные проблемы остались с прошлой недели или со вчерашнего дня?

Все эти проблемные моменты должны быть выписаны в рабочий еженедельник и всегда находиться перед глазами.

Признавая важность_чстратегических целей, находящихся в этом квадрате, большинство людей тем не менее не работают над ними так, как этого требует быстротечность нашей жизни. Признание этих целей не срочными приводит к тому, что они откладываются в долгий ящик и их существование забывается. Б результате этого страдает процесс самореализации личности, что является основным условием₍ счастья и успеха.

Работа срочная, по не важная. Сюда можно отнести необходимость сделать обещанный телефонный звонок, принять участие в какомлибо малозначимом совещании или общественном мероприятии. У многих людей значительное количество времени уходит на обдумывание бессодержательных вещей и таких же дел. Текучка подобных занятий иногда создает ощущение наполненности жизни. Но на самом деле это иллюзия, вызываемая бессознательным страхом оказаться некомпетентным в решении главных задач и достижении стратегических целей.

Работа не срочная и не важная. Этот вид работ никак не связан с реализацией жизненных планов, но многие люди с удовольствием предаются им. Сюда входят так называемые тусовки; занятия психологическими играми, описанными Э. Берном; неожиданные телефонные звонки; обсуждение телевизионных передач и сплетен, напечатанных в Местных газетах, и т. п. Большой урон рабочему времени приносят люди, которых можно было бы назвать хропофагами, т. е. пожирателями чужого времени из-за собственной скуки или неумения организовать свое время так, чтобы не мешать другим. (По аналогии с барофагами — бактериями, пожирающими ненужные клетки организма.).

От общения с подобными людьми нужно научиться категорически отказываться, ставя решительный заслон словом «нет» и не испытывая при этом чувства вины перед тем, кто посягает на ваше время.

Знание того, что помогает сбережению времени (хроносэйвингу) и его малопродуктивной трате (хронофагии), взятое из теории и практики менеджмента, научит читателя лучше структурировать свое рабочее время.

• 1. Систематическая разработка четких планов на день, месяц, квартал, год. Умение выделять приоритеты и точку нанесения «главного удара».
• 2. Наличие в планах резервного времени для выполнения непредвиденных работ и устранения экстремальных ситуаций. Специалисты в области тайм-менеджмента рекомендуют делать пропорцию запланированных и незапланированных 60:40.
• 3. Умение делать в единицу времени только один вид работы, навык концентрации на главных задачах и проблемах.
• 4. Использование для продуктивной работы даже самых коротких отрезков времени, случайно появившихся в расписании, например при задержке какого-либо совещания.
• 5. Умение подстраивать собственный ритм к ритму рабочего дня организации.
• 6. Если вы руководитель фирмы, то сбережению времени способствует делегирование части своих полномочий помощникам и подчиненным, прежде всего для решения второстепенных вопросов, круг которых может быть заранее оговорен.
• 7. Отключение телефона на период рабочего времени или отведение специального времени для телефонных разговоров, длительность которых полезно для самоконтроля хронометрировать в своем рабочем дневнике, как это делал уже упоминавшийся нами биолог Н. Любигцев.
• 8. Чередование трудной работы с легкой.
• 9. Планирование рабочих перерывов каждые 50 минут до наступления ощущения усталости. Это отодвигае т утомление и способствует сбережению энергии.
• 10. Использование принципа удвоения деятельности. Бремя, необходимое для выполнения обычных домашних дел, — как то: утренний туалет, приготовление завтрака — может быть заполнено ознакомлением с полезной информацией (слушанием по радио новостей, изучением иностранного языка и пр.). Бывший президент США Дж. Кеннеди во время утреннего бритья каждый день слушал в записи пьесы Б. Шекспира, благодаря чему знал их достаточно хорошо и мог с блеском использовать в своих выступлениях. Время поездки на транспорте и ожидания чего-либо также может быть заполнено полезными делами.

• 1. Отсутствие четкого планирования на день, месяц, квартал. Плохо выявленные приоритеты.
• 2. Отсутствие автоматизированных навыков при выполнении повторяющихся рутинных дел — написания отчетов, докладных записок и т. п.
• 3. Привычка читать всю входящую корреспонденцию, просматривать утренние газеты, что связано со стремлением быть в курсе последних событий.
• 4. Отсутствие умения правильно вести деловую документацию, из-за чего много времени тратится на поиски нужного документа.
• 5. Отсутствия навыка быстрого реагирования на письма, из-за чего письмо приходится читать дважды — в момент поступления и в момент ответа на него. Это происходит из-за страха или нежелания принимать решение сразу. Перенос решения «на завтра», «на потом» — показатель нерешительности и слабости характера.
• 6. Отсутствие практики делегирования полномочий. Это болезнь авторитарных руководителей', которые полагают, что любое дело они должны делать и контролировать сами, потому что считают себя умнее и расторопнее своих подчиненных.
• 7. Проведение политики «открытых дверей». Это болезнь демократически настроенных руководителей, которые полагают, что их подчиненные и заместители в любой момент могут зайти для консультации по какому-либо вопросу.
• 8. Непредвиденные телефонные звонки и вызовы к начальству.
• 9. Отсутствие навыков концентрации, распределения и переключения внимания.
• 10. Неспособность сказать «нет» из-за постоянного интеллигентского чувства вины перед тем, кому отказываешь.
• 11. Стремление выполнять несколько дел одновременно, например лично запланированных и требуемых начальством.

Надо помнить, что хорошее решение любой проблемы требует концентрации внимания только на чем-то одном. Отсутствие навыков установления приоритетов, выявления того, что главное, а что нет в данный момент, стремление решить все проблемы сразу и безотлагательно в конце концов приводят к информационным стрессам и неврозам.

Планируя свою ежедневную деятельность, полезно знать о таких важных закономерностях деловой активности, как:

принцип Парето, доказывающий преимущественную значимость малого и качественного над большим, но не качественным;

закон Паркинсона, говорящий о связи продолжительности работы с отведенным на нее временем;

часовой и целевой способы выполнения работы, рассмотренные в концепции Э. Берна;

синдром конечной остановки, описанный английским публицистом Л.Дж. Питером в его знаменитой книге «Принцип Питера».