Язык и стиль распорядительных и инструктивно-методических документов

• • Из этого раздела вы узнаете, что такое распорядительные документы: приказ, распоряжение, решение, указание, инструкция, должностная инструкция, а также о том, в каких случаях и каким образом они составляются.
• • Вы научитесь правильно составлять документы данного типа и контролировать наличие обязательных реквизитов документа.
• • Вы продолжите овладевать навыками составления деловых бумаг.

Распорядительные документы — это приказы, распоряжения, постановления, решения, указания, поручения, инструкции.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделений, управлений, предприятий и организаций, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Выделяют три стадии подготовки приказа: 1) изучение существа вопроса и подготовка проекта решения; 2) обсуждение и принятие документа; 3) согласование документа и его подписание.

Распоряжение — это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, издаваемый в рамках присвоенной должностному лицу или государственному органу компетентности, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжением также называют документ, издаваемый руководителем предприятия преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности. Распоряжения оформляются на общих бланках предприятия и подписываются главным бухгалтером, директором и его заместителями.

Текст распоряжения должен содержать: 1) конкретное задание; 2) фамилию, имя, отчество и должность ответственного исполнителя; 3) срок выполнения задания.

Распоряжения подразделяются на распоряжения длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретных вопросов, отдельных случаев деятельности организации.

Решение — документ коллегиального органа (совета директоров, собрания акционеров), составляемый по производственным вопросам. Организации могут издавать совместные с другими предприятиями решения по вопросам, затрагивающим обе организации. Оформление решения аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ», «РЕШИЛИ» (обязательно прописными буквами). Подписывается решение председателем коллегиального органа и его членами.

Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах и решения, принятые по этим вопросам, отражаются в протоколах.

Указание — распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т. п. Указание подписывает руководитель предприятия или его заместитель в пределах своей компетенции. Распорядительная часть указания начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ» (обязательно прописными буквами). Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Должностная инструкция — документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника организации. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Должностная инструкция необходима для четкого разграничения трудовых функций работников, а также при возникновении споров, конфликтных ситуаций.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения и визируется кадровой службой. Утверждается она заместителем директора, курирующего это подразделение, или руководителем организации. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора (заместителя директора организации).

Инструкция — это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научные, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, которые подлежат рассмотрению в ней.

Текст инструкции обычно делится на разделы, пункты и подпункты. Первым разделом инструкции обычно бывает раздел «Общие положения», посвященный раскрытию ее целей, областей действия (распространения) и порядку принятия.

Пункты инструкции должны содержать четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: должен, следует, необходимо, имеет право, не допускается, рекомендуется, запрещается. Глаголы в инструкции используются в форме 3-го лица или же в безличной форме.

Титульный лист инструкции оформляется на общем бланке. Инструкция утверждается руководителем организации или предприятия в специальным распорядительном акте. Действие инструкции начинается со дня ее подписания, если в самой инструкции или специальном распорядительном акте руководства не указаны другие даты начала ее действия.