Информационные технологии управления человеческими ресурсами

Управление человеческими ресурсами представляет собой составную часть общего процесса управления деятельностью предприятия. Производственная программа диктует его структуру, количественный и качественный состав персонала, расстановку работников по структурным единицам, их движение и повышение квалификации. Та же производственная программа, нормы выработки работников, фактические результаты производства за период и фактически отработанное время определяют фонд оплаты труда и его распределение по подразделениям, а также социальные выплаты.

Далее возникает проблема расчета заработной платы, которая является алгоритмически сложной и сильно варьируемой от предприятия к предприятию. Затем необходимо предоставить всю отчетность в налоговые и статистические службы и пенсионный фонд в требуемых ими форматах.

После этого оценивается эффективность производства за период, в том числе доля затрат на оплату труда персонала в общих фактических затратах предприятия. Эта оценка вместе с планом развития на следующий период и составит новую производственную программу. Кроме того, такие направления деятельности по УЧР, как подбор персонала, поиск специалистов на рынке труда, адаптация и повышение квалификации персонала, анализ психологического климата в коллективе, оказывают существенное влияние на результативность деятельности любой компании.

В итоге деятельность подразделения УЧР тесно связана с деятельностью таких структур крупного предприятия, как административное руководство, планово-финансовая служба, социальный отдел, табельщики и нормировщики подразделений, расчетный отдел бухгалтерии и вся бухгалтерия, аналитическая служба и управление, ведающее социальной инфраструктурой предприятия.

При этом подсистема УЧР представляет собой широкий перечень задач, зачастую выходящих за пределы компетенции соответствующего подразделения. Указанная подсистема традиционно складывается из следующих основных комплексов задач:

• • работа с персоналом на уровне отдела кадров;
• • планирование кадрового состава работников;
• • организация труда;
• • нормирование труда;
• • оплата труда;
• • аудит и контроллинг трудовых показателей;
• • оперативное управление трудом;
• • регулирование трудовых отношений;
• • социально-психологические аспекты работы с персоналом;
• • социальное и медицинское обслуживание;
• • условия, охрана труда и техника безопасности.

Рассмотрим следующую модель формирования автоматизированного комплекса задач управления персоналом, относящихся непосредственно к компетенции соответствующей службы.

Первый комплекс связывает предприятие с «внешней средой», которая является «поставщиком» кадров, т. е профессионально-квалификационного персонала, и взаимодействует с ними на том этапе, когда кто-либо покидает предприятие.

Второй комплекс задач отвечает за «судьбу» каждого работника в пределах предприятия.

Третий комплекс задач (который действует в рамках предприятия) решает общие вопросы информационного характера, возникающие в двух других.

Перечислим примерный состав комплексов задач.

Первый комплекс.

• 1. Исследование регионального рынка рабочей силы.
• 2. Поиск и подбор кадров.
• 3. Анализ резюме.
• 4. Собеседование.
• 5. Отбор претендентов на вакантные рабочие места.

Второй комплекс.

• 1. Персональный учет кадров.
• 2. Организационно-структурные, временные и квалификационные перемещения кадров на предприятии.
• 3. Обучение и переобучение кадров предприятия.
• 4. Аттестация кадров.
• 5. Продвижение по служебной лестнице.
• 6. Трудовая дисциплина.
• 7. Поддержание работоспособного климата в коллективе.
• 8. Составление должностных инструкций.
• 9. Анкетирование (социологические опросы).

Третий комплекс.

• 1. Ведение архива.
• 2. Подготовка стандартных форм документов (в том числе составление отчетности) для внутреннего пользования и для внешних инстанций.
• 3. Подготовка информации на регламентированные запросы.
• 4. Информирование персонала предприятия по определенным аспектам деятельности кадровых служб.

При формировании автоматизированного комплекса задач по управлению кадрами необходимо руководствоваться принципом разумной достаточности и помнить, что корпоративная система управления не автоматическая и прерогатива принятия решений остается за человеком.

Компьютеризация деятельности по УЧР всегда была одним из ключевых вопросов при проведении автоматизации управленческой деятельности предприятия. В таких системах мог изменяться состав отдельных подсистем, но кадровая присутствовала всегда. Информационная система УЧР начиналась как информационно-справочная кадровая система, главная цель которой заключалась в ведении кадрового учета и отчетности. Учет персональных данных о работниках обеспечивал создание полной кадровой информационной базы, что позволяло решать при помощи вычислительной техники такие типовые задачи, как статистический и оперативный учет, формирование кадровой отчетности, анализ качественного состава кадров, анализ движения кадров, ведение архива.

На данный момент широкое распространение получили информационноаналитические системы как российского, так и зарубежного производства.

В функциональном отношении зарубежные информационные кадровые системы отличаются от отечественных. В них наряду с традиционными задачами (учет сведений о персонале по различным показателям и выдача информации по запросам) решается и ряд таких функциональных задач, как формирование штатного расписания и квалификационных требований к должностям, привлечение и подбор персонала, планирование карьеры и анализ движения работников, обеспечение связей внутри корпорации, информирование о памятных днях сотрудников и др.

В информационных системах УЧР должна храниться подробная архивная информация не только по общим биографическим и профессиональноквалификационным характеристикам работников, но и по специфическим характеристикам: об участии в производственных проектах, о состоянии трудовой дисциплины, о психофизиологических параметрах, определяющих поведение человека в условиях творческих коллективов, и т. п.

Практически во все системы включена задача расчета заработной платы, однако в большинстве случаев не охвачен весь комплекс возможных моделей оплаты труда и не предусмотрена экспертная процедура аудита и контроллинга рациональности применяемых на предприятии моделей оплаты труда.

Во всех системах имеется режим «Личная карточка», однако информация, представляемая на экране, не всегда по качественному и количественному составу соответствует фактическим разделам типовой формы, официально утвержденной органами государственной статистики Российской Федерации.

При выборе автоматизированной системы УЧР для конкретного предприятия следует руководствоваться следующими критериями:

• • функциональность;
• • технологичность;
• • ценовые характеристики;
• • жизнеспособность и репутация фирмы-поставщика.

В первую очередь при выборе системы обращают внимание на ее функциональность: какие задачи она может решать и какие функции для этого в ней реализованы. Для оценки функциональности все задачи по управлению персоналом можно сгруппировать по режимам деятельности организации: функционирования (поддержания) и развития.

В режиме поддержания наиболее распространенными задачами являются: решение трудовых конфликтов, поддержание квалификации персонала, поддержание психофизического состояния персонала, в том числе с помощью отпусков, медицинского обслуживания, страхования, обеспечения безопасности труда и проведения мероприятий по психофизической разгрузке, и планирование затрат на поддержание персонала.

В режиме развития перечень задач управления довольно обширен — от разработки стратегии и политики УЧР, организационной структуры и штатного расписания до планирования управления карьерой, разработки системы оплаты труда и системы материального стимулирования, планирования затрат на развитие персонала.

Некоторые задачи управления работают и в режиме поддержания, и в режиме развития. Чтобы избежать дублирования, они вынесены в отдельную группу, получившую название «Общие задами управления». К таким задачам относятся: наем персонала, его обучение и увольнение, перемещение персонала, кадровый учет и кадровое делопроизводство, а также оформление отчетности в фонды.

Следующим критерием выбора информационной системы является ее технологичность, которая включает в себя следующие параметры: программная архитектура, интерфейсы, модификация, масштабируемость, пользовательский интерфейс.

Следует отметить, что процесс автоматизации служб УЧР весьма динамичен. Если начальный этап информатизации заключался в воплощении традиционных подходов к автоматизации кадровой деятельности, то переход от управления кадрами к УЧР предприятия вызвал необходимость существенного расширения состава функций информационной системы. Соответственно, разработчики систем по УЧР постоянно их совершенствуют с учетом изменений потребностей компаний и законодательства.

Отдельно необходимо выделить использование ресурсов сети Интернет в работе служб УЧР. Как правило, информационные ресурсы подобного рода используются для следующих целей:

• • поиск претендентов на вакантные рабочие места;
• • размещение заявок на вакантные рабочие места;
• • информационное взаимодействие кадровой службы предприятия с внешним рынком труда, в том числе с кадровыми агентствами и биржами труда;
• • отбор работников для работы в особых условиях (в команде, в режиме телеработы и т. п.);
• • дистанционное тестирование по самым различным аспектам (отбор персонала, аттестация, планирование карьеры, обучение и т. д.);
• • проверка достоверности информации о претендентах на вакантные рабочие места;
• • дистанционное обучение;
• • ознакомление с аналитическими материалами по проблемам рынка труда, оплаты труда и другим смежным вопросам.

При этом интернет-технологии чаще всего используются для привлечения и набора персонала, взаимодействия кадровой службы с внешним рынком труда и его институтами.