Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом
Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу («С приказом ознакомлен»), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для… Читать ещё >
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
создание условий для осуществления работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, в рамках полного цикла обработки и движения документов с момента их создания (или получения) работниками кадровой службы до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом позволяет кадровой службе организации выполнять функцию документального оформления трудовых отношений.
Основными функциями по делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом являются:
- § своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
- § доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
- § печатание документов по кадровым вопросам;
- § регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
- § формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- § контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате, отделе кадров и т. д.), либо быть рассредоточено по различным звеньям.
Виды документации по управлению персоналом — разделение всей кадровой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения. Различают:
- § распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;
- § персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.
- § учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т. д.;
- § плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т. п.;
- § отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т. д.
Весьма актуальной проблемой кадрового менеджмента является совершенствование документационного обеспечения службы управления персоналом.
Оформление трудовых отношений включает около 40 видов работ. Они могут быть сгруппированы в следующие 10 групп:
- 1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия.
- 2. Учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности работников.
- 3. Хранение и заполнение трудовых книжек.
- 4. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям, подготовка документов по пенсионному страхованию, а также для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям в орган социального обеспечения.
- 5. Работа по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы.
- 6. Создание и обновление банка данных о персонале, представление нужной информации.
- 7. Разработка должностных инструкций для работников (в том числе на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих).
- 8. Формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений.
- 9. Подготовка материалов для квалификационных, аттестационных и конкурсных комиссий.
- 10. Подготовка документов к сдаче в архив в связи с истечением срока их текущего хранения.
Трудовая деятельность сотрудника регулируется приказами о командировках, об отпусках, о переводе, об увольнении, о поощрениях и др. Проект приказа по личному составу подписывается руководителем организации, датируется и регистрируется. На приказе сотрудник, относительно которого он был издан, должен поставить свою визу («С приказом ознакомлен»), дату и подпись. С приказа снимают две копии — для личного дела и для бухгалтерии — и заверяют у секретаря или в отделе кадров.
Организация текущего хранения документов важна для их сохранности. Первые подлинные экземпляры подписанных руководителем организации приказов о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело за один календарный год. Внутри дела приказы располагаются в хронологическом порядке. Документы, явившиеся основанием для издания приказов, формируются в отдельное дело, где они расположены в хронологическом порядке. Отдельно формируются дела с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях, с приказами о командировках со служебными записками — основаниям и для издания приказов.