Типовые и ведомственные перечни документов
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др. Некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а… Читать ещё >
Типовые и ведомственные перечни документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан также ряд нормативно-методических материалов о порядке проведения, оценке информационной ценности и определении сроков их хранения различных функциональных групп документов:
- — изобретений и открытий;
- — документов с повторяющейся информацией;
- — научно-технической документации;
- — производственных автоматизированных систем управления;
- — редакционных документов и т. д.
Определение конкретных сроков хранения дел и документов проводится на основе специальных перечней наиболее типовых документов и типовых номенклатур дел. Установленные в них сроки хранения документов являются обязательными для всех работающих в России организаций, независимо от рода занятий и формы собственности. Сроки хранения документов, установленные Архивной службой этими перечнями, сокращать не разрешается, но они могут быть увеличены в случаях, вызванных спецификой деятельности офиса.
На основе и в развитие работ Архивной службы министерства и ведомства нередко разрабатывают собственные перечни, за счет дополнения их специфическими документами своей отрасли; все они, естественно, обязательно проходят экспертизу в Архивной службе. При отсутствии ведомственного перечня следует пользоваться «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (2000 г., 2006 г.), а для документов, созданных ранее 1995 г., также «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения» (1988 г.).
Действующий Перечень (табл. 17.1) разбит на 523 статьи, содержащие наименования конкретных документов и сроков их хранения, сгруппированные в подразделы и объединенные в 12 разделов:
- — организация системы управления;
- — планирование деятельности;
- — финансирование деятельности;
- — учет и отчетность;
- — экономические, научные, культурные связи;
- — информационное обслуживание;
- — трудовые отношения;
- — кадровое обеспечение;
- — материально-техническое обеспечение деятельности;
- — административно-хозяйственные вопросы;
- — социально-бытовые вопросы;
- — деятельность первичных профсоюзных организаций (объединений).
Талица 17.1
Выписка из Перечня типовых управленческих документов
№. статьи. | Вид документа. | Срок хранения. | Примечания. |
Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) по организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
| Пост. До замены новыми. | ||
Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним. | Пост. | ||
Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации. | 5 л. ЭПК. | ||
Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов. | 5 л. ЭПК. | После истечения срока действия договора. | |
Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:
| Пост. Зг. 5 л. 3 г. | Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы. |
Окончание табл. 17.1
№. | Вид документа. | Срок. | Примечания. |
статьи. | хранения. | ||
д) аудиовизуальных документов. | 3 г. ЭПК. | в качестве. | |
научно-справоч; | |||
ного аппарата. | |||
Документы (журналы, книги, листы, сводки). | |||
учета: | |||
а) приема посетителей; | Зг. | ||
б) рассылки документов; | 2 г. | ||
в) бланков строгой отчетности; | 3 г. | ||
г) машинописных, компьютерных работ; | 1 г. | ||
д) выдачи дел во временное пользование. | Зг. | ||
Документы (заявления, разрешения, перспи; | Юл. | ||
ска) о допуске к ознакомлению с документами. | |||
Копии архивных справок, выданные по занро; | 5 л. | ||
сам граждан; документы (заявления, запросы,. | |||
справки, переписка) к ним. | |||
Договоры, соглашения с архивными учреж; | 5 л. ЭПК. | После истечения. | |
дениями, иными организациями по вопросам. | срока действия. | ||
архивного дела и делопроизводства. | договора. |
Некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, содержащие документы, имеющие разные сроки хранения, например ст. 193 «Книги, журналы, картотеки учета» содержит пункты от «а» до «н»:
- а) ценных бумаг — постоянно;
- б) договоров, контрактов соглашений — 5 лет ЭПК;
- в) основных средств — 5 лет.
Поэтому в офисе из перечня следует выбирать тот пункт и срок хранения, к которому относятся конкретные документы.
Необходимо обращать внимание и на специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается экспертной комиссией организации или архивного органа.
В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться без изменений или продлен, если члены комиссии придут к выводу, что документы уничтожать рано.
О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки: «До замены новыми», «До минования надобности», «После истечения срока действия договора», «При условии завершения проверки (ревизии)» и др.
Контрольные вопросы
- 1. Каковы критерии экспертизы значимости документов?
- 2. Каков порядок формирования и деятельности экспертных комиссий?
- 3. Для чего используются типовые и ведомственные перечни документов?
- 4. Какова структура Перечня типовых документов?