Характеристика организационно-распорядительной документации и специфика ее использования в дошкольной образовательной организации

К текстам служебных документов могут предъявляться требования, которые основываются на рекомендациях, разработанных Министерством образования РФ (письмо от 20.12.2000 № 03−51/64):

• — краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• — объективность и достоверность информации;
• — составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• — структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;
• — широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-документоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.

Выполнение одного из важнейших требований к тексту документов — точное изложение его сути — в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. При составлении текстов документов необходимо учитывать нормы словообразования, управления, употребления предлогов.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Изучение документов и делопроизводства в современных дошкольных организациях, справочников и пособий, а также действующих стандартов показывает, что документы организационно-распорядительного характера составляют значительную часть всей документации, с которой заведующему дошкольной образовательной организацией приходится постоянно работать. Однако, к сожалению, в литературе нет четкого определения организационной, распорядительной и информационно-справочной документации. Поэтому остановимся на следующих подходах к определению данных понятий.

Организационная документация — документы, регламентирующие структуру, задачи и функции организации, ее работу, права и обязанности, ответственность руководителя и работников.

Распорядительная документация — документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению.

Эти определения дают основание считать, что особую роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация, которая применяется при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности организации. Руководитель при этом ориентируется на Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30−2003», введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Более подробно указанные виды документации будут рассмотрены ниже.

Организационно-правовое обеспечение деятельности дошкольной образовательной организации включает комплекс взаимосвязанных документов. Согласно Методическим рекомендациям по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (Письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03−51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях») в состав организационных документов общеобразовательной организации входят:

• • устав организации;
• • положения о подразделениях;
• • должностные инструкции сотрудников;
• • структура и штатная численность;
• • штатное расписание;
• • правила внутреннего трудового распорядка;
• • положение о коллегиальных и совещательных органах организации.

Среди них есть организационно-правовые документы, которые относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен устаревших. Исключением является штатное расписание, которое составляется ежегодно.

Залогом успеха руководителя дошкольной образовательной организации в этой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

Остановимся подробнее на специфике ее работы с распорядительными документами.

Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений руководителя дошкольной образовательной организации. В Методических рекомендациях приказ определяется как правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов.

Все приказы фиксируются в книге приказов в пределах календарного года (1 января — 31 декабря)^[1]:

• — приказы по административной деятельности;
• — приказы по личному составу;
• — приказы по финансово-хозяйственной деятельности;
• — приказы о зачислении и отчислении воспитанников.

При подготовке текста приказа следует соблюдать следующие принципы:

• — достоверности и объективности описываемой ситуации;
• — полноты информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
• — краткости и лаконичности;
• — соответствия содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом дошкольной образовательной организации;
• — следования нормам официально-делового стиля речи.

Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие обязательные реквизиты: наименование юридического лица; наименование вида документа (приказ); дата издания; регистрационный номер; заголовок; текст; основание для издания приказа; отметка об ознакомлении с содержанием приказа; подпись должностного лица.

Книги приказов по финансово-хозяйственной деятельности и личному составу — один из самых важных видов номенклатурной документации со сроком хранения 75 лет. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.

В правилах и рекомендациях по ведению «Книги приказов дошкольной образовательной организации» указывается, что в учреждении все приказы фиксируются в «Книге приказов» (отдельной тетради), которая должна быть прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольной организации и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, делается запись: «В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 96 (девяносто шесть) страниц», которая подписывается руководителем дошкольной образовательной организации.

Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны точно соответствовать статьям и пунктам ТК РФ, на которые необходимо ссылаться руководителю дошкольной образовательной организации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них об ознакомлении с приказом.

Выделяются приказы по административной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную «Книгу приказов». Приказы по административной деятельности регламентируют работу организации. Текст приказа состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:

• — действующее законодательство;
• — подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность организации;
• — локальные акты организации (решения педагогического совета, собраний);
• — акты проверок.

Приказы завершаются словами: «В связи с вышеизложенным приказываю: …» или словом «Приказываю:…».

Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.

Указания руководителя, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.

В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль за исполнением приказа на одно из должностных лиц.

Перечень приказов по административной деятельности дошкольной образовательной организации включает в себя приказы, не связанные с финансовыми вопросами:

• — об охране труда и соблюдении правил техники безопасности;
• — о введении правил внутреннего трудового распорядка;
• — о регламенте работы дошкольной образовательной организации;
• — о распределении обязанностей между членами администрации;
• — о создании комиссий по предупреждению травматизма; по инвентаризации; по списанию имущества, пришедшего в негодность.

Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, предоставлении отпуска без оплаты либо по уходу; о предоставлении очередного отпуска, учебного отпуска, направлении в командировку, наложении взыскания, дежурствах. Эти приказы могут не иметь констатирующей части и глагола «Приказываю: …», а начинаться сразу с распорядительного действия: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Уволить» и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия.

Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью ТК РФ.

В формулировках приказов об увольнении работника необходимо обращать внимание на дату увольнения. Не допускается при указании даты увольнения применять предлог «с». Например: «Уволить с 1 декабря» — неправильно, надо указывать «Уволить 1 декабря». При этом 1 декабря будет являться последним рабочим днем.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться основанием его издания с обязательным ознакомлением работника под роспись. В качестве основания для издания приказа может быть: заявление; больничные листы; согласие профкома, номер и дата протокола; акт Контрольно-ревизионного управления Министерства финансов РФ и др.

Приказ может быть подписан руководителем дошкольной образовательной организации или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.

За подписью помещается: «С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О.». Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.

Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.

Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и возможно материальными последствиями.

Очевидно, что руководитель дошкольной образовательной организации должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей сложившейся конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. В повседневной работе руководителю дошкольной образовательной организации целесообразно скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в организации мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т. д.

• [1] URL: http://otvet.resobr.ru/archive/year/arcticles/6733/