Требования к ведению кадровой документации в дошкольной образовательной организации

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. На каждого сотрудника образовательной организации ведется личное дело.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами на сегодняшний день не регламентирован общегосударственными нормативами.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема па работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника в образовательной организации.

В. И. Андреева представляет следующий состав и порядок расположения документов при заведении личного дела: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку, но учету кадров (дополнение к анкете); личный листок по учету кадров (анкета); автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики и рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о приеме на работу.

Возможен следующий порядок расположения документов в личных делах: внутренняя опись документов дела; заявление о приеме на работу; выписка из приказа о приеме на работу; листок по учету кадров; автобиография копии документов об образовании; выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении; аттестационный лист (копия).

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах документов дела, их датах, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи.

Основу личного дела составляет «Личный листок по учету кадров», который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При его заполнении используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе «Образование» применяются следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное», в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.

Заведующий, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество, год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность, сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

Подшитая в личном деле выписка из приказа о приеме на работу конкретного работника должна быть заверена заведующим дошкольной образовательной организации.

Заведующий обязан постоянно следить за состоянием личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работника.

На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку под тем же номером помещается личное дело нового работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Аттестационный лист {копия) должен храниться в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. Кроме того, после успешного прохождения аттестации заведующий дошкольной образовательной организации обязан издать приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и сделать соответствующую запись в трудовой книжке. Оплата по новой квалификационной категории производится со дня ее присвоения — даты принятия решения аттестационной комиссией.

Наряду с личными делами, на всех работников заводятся специальные личные карточки, которые служат для учета кадров и анализа кадрового состава. Личные карточки имеют типовую форму Т-2, утвержденную постановлением Государственного комитета статистики РФ от 05.01.2004.

Личная карточка заполняется от руки, все записи формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются: паспорт, трудовая книжка, документы об образовании. Личные карточки хранятся отдельно от личных дел.

Трудовая книжка согласно ТК РФ («Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.04.2013 с изменениями, вступившими в силу с 19.04.2013) ст. 66) является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. В работе с трудовыми книжками заведующий дошкольной образовательной организации руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и постановлением Министра труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». При этом четкое представление заведующего дошкольной образовательной организацией о перечне кадровых документов, знание предъявляемых в работе с ними требований, своевременное внесение в документацию изменений и дополнений поможет ему избежать в практической работе трудностей и конфликтных ситуаций, обеспечит более полное соблюдение интересов каждого работника дошкольной образовательной организации. Иногда администрацией проблема организации работы с кадровой документацией решается через выделение специальной ставки (специалиста).